今回は、「ペイトナー請求書」を利用して毎月のバックオフィスの効率化を行なっていただいている株式会社ケイジェンド・プロダクツさんにインタビューを行いました。
目次
株式会社ケイジェンド・プロダクツの概要
株式会社ケイジェンド・プロダクツは、印刷発送の代行業務を行っています。具体的には企業の総務部でよく発生する印刷封入業務のBPOサービスを提供したり、営業マーケティングで新規顧客を獲得するためのDM作成・発送代行を行う会社です。従業員は6名で主にIT系の企業に向けてサービスを提供しています。
【課題】毎月バラバラな内容の請求書を1件ずつ手入力するのがかなりのストレスだった
請求書は毎月70枚前後届きます。ペイトナー請求書導入前は、紙の請求書は紙で保管する作業を、PDFはプリントアウトなど、紙媒体で保管する作業を毎月やっていました。それをファイリングし、Excelの管理表に1件ずつ入力してからネットバンキングに打ち込んで支払という作業を行っていました。請求書の中には、イレギュラーに届くものが半分ほどあり、その都度対応に追われたり、気づいたら処理していない請求書が溜まっていたりしたこともありました。
加えて、電子帳簿保存法への対応にも追われていました。そのため、どこから手を付けていいのかわからず、コストも時間もかかって請求書まわりは大きな悩みの1つになっていました。
【決め手】ペイトナー請求書の柔軟な契約形態が着手の後押しに
ペイトナー請求書は初期費用なし、契約も年単位での縛りがないので始めやすかったです。
とにかく請求書まわりの業務が大変な状況になっていたので、それを解決したくてまずは導入してみようと考えました。初期費用がかからずにお試し感覚でも使えたからこそ、始めるきっかけになりました。
【効果①】楽になった上にコスト削減につながった
ペイトナー請求書導入後は、請求書まわりのことが一気にラクになりました。メールで送ってもらう請求書が全体の8割ほどなので、請求書をペイトナー請求書の画面にアップロードするだけで終わります。そうすれば後は振込まで一気にやってくれるのは本当にありがたいです。これまでのように1件1件入力してで振り込む必要がなくなりました。
価格についても満足しています。これまでかかっていた振込手数料を考えると、ペイトナー請求書導入後は半分ほどのコストしかかかっていません。
時間もコストも削減できて、ペイトナー請求書を導入して本当に良かったと思っています。
【効果②】税理士からの内容確認にかかるストレスからの解放
請求書を探すのもラクになりました。決算処理の際には税理士さんとのやり取りでかなり時間がかかっていました。
ファイリングだと、請求書の検索性には限界がありましたが、ペイトナー請求書は請求書の検索性も高いため、すぐに探せます。そういった心の余裕が自分の気持ちを軽くしてくれています。
ペイトナー請求書の特徴
ペイトナー請求書は、請求書の回収、電子化、振込まで一連の請求書処理業務を自動化する請求書受領サービスです。
請求書の管理・振り込み・税理士への連携といった請求書にまつわる作業時間やミス、工数の大幅削減を可能にし、経理業務の効率化を実現します。
- 請求書が何枚あっても1クリックで支払日に自動振り込みが可能
- 専用メールアドレスに送るだけで請求書を自動回収
- ペイトナー請求書なら、かかる費用は初期費用と一律300円/件の振込手数料のみ
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今までの課題
毎月70枚ほどの請求書を手入力で処理しなければならなかった
電子帳簿保存法の対応に追われてどこから手をつけたらいいかわからなくなっていた
ペイトナー請求書導入の決め手と効果
請求書をアップロードするだけで振込まで完了してくれて楽
請求書の検索機能で、請求書を探す手間を省けた