- 領収書は、経費支払時の数字を裏付ける証拠資料として重要である。
- 領収書に記載が必要なのは「日付」「購入内容」「金額」「宛名」「発行者名」の5つ。
- 領収書の保管期限は「青色申告」は原則7年、「白色申告」は5年。
確定申告に必要な資料としてまず思い浮かぶのは、請求書や領収書といった資料ではないでしょうか。
今回の記事では、領収書はなぜ必要なのか？領収書に記載されていなければいけない5つの項目とは何か？領収書の保管方法と保管期限について知りたい！
といった内容について、紹介していきます。
目次
領収書とは？
まず「領収書とは何なのか？その定義」と「確定申告時に必要な理由」をお伝えします。
領収書の定義
領収書とは、「金銭の受取側」が「支払った企業や人」に対して金銭を受領したことを証明する書類を指します。
そして確定申告時には、経費として確かに支払ったことを示す資料として用います。
領収書には基本的に「いつ」「何に対して」「いくら」支払ったのか記載があるので、支払った側にとっても受取側にとっても証拠書類として活用することが可能です。
領収書で支出が経費となれば納める所得税が少なくなる。
確定申告時に納める税金である所得税額は、所得額に税率を乗じて計算されます。
例えば、年間で「500万円の収入」と「100万円の事業経費」があったとしましょう。本来であれば「500ー100＝400万円」を所得として計算されますが、経費として認められない場合は所得が500万円になります。
よって領収書が手元にあり経費となれば、結果として納めるべき所得税が少なくなるのです。
確定申告に領収書は必ず提出すべきなのか？
提出する必要はない
確定申告で経費として計上するためには、領収書が必ず必要です。
しかし確定申告書を提出する時には、領収書も一緒に提出する必要はありません。
レシートは領収書の代わりになる
実は、レシートでも領収書の代わりとして確定申告の書類として利用することができます。
レシートにも「支払った日付」「購入した商品・サービス」「金額」の記載があるため、代金を支払ったという証明書類として利用可能です。
領収書に記載する項目
確定申告時に領収書を経費計上の証拠書類として使うためには、記載されていなければいけない事柄があります。
この章では、記載が必要な5つの項目について紹介していきます。
記載する5つの項目
領収書を受け取った際は、下記5項目の記載がされているか必ず確認するようにしましょう。
１. お金を支払った年月日
確定申告で経費として計上できるのは、あくまでも該当する1年間で支払ったものだけです。「西暦」「和暦」はどちらでも構わないので、数字が省略されることなく日付が記載されていることが必要になります。
例えば2022年の場合、「’22」などと省略されていてはいけません。
２. 購入した商品・サービス内容
何に対して支払ったのかが明確になるように、最低限「お品代」「食事代」などと内容の概要について記載があるか確認しましょう。
３. 購入金額
「金額の記載が合っているか」「税込で記載されているか」を確認することはもちろんですが、購入金額の前に「￥」や「金」、また末尾に「也」や「ー」の記載があるかどうかもチェックを行うようにしましょう。
尚、食品など軽減税率が適用される商品の購入を行った場合、税率は分けて記載する必要があります。
４. 宛名
ご自身のお名前、または屋号が誤りなく記載されているか確認しましょう。
「上様」と記載するのは領収書として認められないケースも考えられるので、やめておいたほうが無難です。
５. 領収書発行者の名前
金銭を受け取り領収書を発行する側の氏名・会社名、住所が漏れなく記載されているか確認を行いましょう。手書きではなく判子でも問題ありません。
以上、5つの項目が領収書には記載されていなければいけません。
また領収書の裏側に、但し書きにはない「購入した商品・サービスの詳細」例えば取引先と食事をした場合には「どの会社の誰と一緒だったのか」をメモ書きしておけば更にいいでしょう。
もし税務調査が入った時に指摘されても、自信を持って回答することができるようになります。
尚、領収書を受け取った際に不備があったら、その場ですぐに修正または再発行してもらうようお願いしてください。
「後で自分で修正すればいいか」という考えは捨てましょう。原則的に、領収書の修正・再発行を行えるのは「発行者のみ」だからです。
領収書の受け取りを忘れてしまった場合は？
万が一、領収書を受け取ることを忘れてしまった場合は、購入した店舗・会社にまずは問い合わせをしてみましょう。領収書ではありませんが、支払証明書などを発行してもらえるかもしれません。
依頼時には「いつ」「何を」「いくらで」購入したのか、詳細を伝える必要があります。こうした情報についてまで、忘れないように気をつけましょう。
確定申告後の領収書の「保管方法」と「保管期限」
確定申告が完了しても、経費計上の証拠書類である領収書は保管しておかなければいけません。この章では「領収書のおすすめの保管方法」そして「法律で定められている保管期限」について、お伝えしていきます。
おすすめの保管方法
確定申告時に領収書を税務省に提出する必要はありませんが、領収書を保管する義務は受け取り側にあります。
そして領収書を保管するのは、もし税務調査が入った場合に、数値を裏付ける証拠資料として提出できるようにしておくためです。
そのことを念頭に、下記のように保管しておくのが良いのではないでしょうか。
- 収書を月ごと→日付順にまとめる。枚数に応じて、「月ごと」または「日ごと」にホチキスで止めておく。
- 12ヶ月分準備ができたら、月ごとに「封筒」「クリアファイル」などに入れる。
- 領収書を入れた「封筒」や「クリアファイル」を、その他の確定申告時に使用した資料と一緒に段ボールに保管しておく。
保管期限は「申告の種類」によって異なる
個人の確定申告で関係してくる税金は、所得税です。
そして所得税の徴収が可能なのは、過去7期前まで。こうした理由により、税法上では確定申告が完了した後も、原則7年間は資料を保管しておくことが義務付けられています。
ちなみに原則とお伝えしたのは、個人事業主の場合は「青色申告」と「白色申告」で保管期限が異なっているからです。それぞれの保管期限は、下記になります。
原則7年間の保管が必要ですが、もし「前々年の所得が300万円以下」だった場合は保管期限が「5年間」になります。
保管期限は「5年間」です。
なお、青色申告と白色申告の違いについて、下記に示します。
| 青色申告 | 白色申告 | |
| 特別控除額（最大） | 65万円 | なし |
| 記帳 | 複式簿記 | 簡易簿記 |
| 赤字の繰越 | 3年間繰越が可能 | 不可 |
| 減価償却資産の取り扱い | 30万円未満であれば、一括で償却可能 | 一括償却焼却は不可 |
今回を機会にご自身が「青色」「白色」どちらで申告を行われているか、あらためて確認してみてはいかがでしょうか
【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ
請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。
ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。
- メールで受け取った請求書を自動で保管
- AIと専属オペレーターで請求書を電子化
- 振込業務の自動化
「ペイトナー 請求書」とは？
「ペイトナー 請求書」は、請求書の管理・振込をすべて自動化することができる、クラウド請求書処理お任せサービスです。
電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。
ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？
請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！
ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。
今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
振込まで自動化！
データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。
1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。
今なら「3分でわかる」無料資料を配布中！
ペイトナー請求書が気になった方には、無料資料を配布中です！
- 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
- 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
- 「ペイトナー請求書」が選ばれている理由
まとめ
- 領収書は、経費支払時の数字を裏付ける証拠資料として重要である。
- 領収書に記載が必要なのは「日付」「購入内容」「金額」「宛名」「発行者名」の5つ。
- 領収書の保管期限は「青色申告」は原則7年、「白色申告」は5年。
本記事では確定申告の際の領収書の取り扱い、記載項目、保管方法について解説しました。
領収書は確定申告をする際に経費計上するための大切な書類です。しっかりと領収書をもらい、ルールを決めて保管することが大切です。
最後まで本記事をお読みいただきありがとうございました。
