スモールビジネスを始めて、０から請求書や納品書の知識を身に付けたい方のために本記事を書きます。
納品書、請求書の処理って結構大変ですよね。請求書と納品書の作成は直接的に利益を生まない仕事です。つまり簡素化できればできる程良いです。
本記事では請求書と納品書の基礎的な理解を深め、納品書と請求書を一緒に送付する方法について解説していきます。
特にフリーランスや個人事業主の方向けに、
どんな場合に一緒に送付するのか？一緒に送るタイミングは？一緒に送付するときの注意点は？
といった疑問にお答えしていきます。
あなたのビジネスを一層効率化するため、ぜひご一読ください。
- 請求書の送付のタイミングは「掛け売り方式」か「その都度方式」で異なる！
- 納品書は法律的な作成義務は存在しないが、商品の納品後すぐに送付することがおすすめ！
- 納品書と請求書の役目を兼ねた、「納品書兼請求書」も存在している！
目次
納品書と請求書の基礎知識
請求書とは？
請求書を一言で言うと取引先に支払いを請求するための書類です。
より簡単に表すと「給与を振り込んでください」と意思表示するための書類です。
また、請求書には以下のような機能があります。
例えば、年間所得が48万円を超える場合、確定申告(※)が必要となります。確定申告では正しい売上や費用を出す必要があり、書類は保管しなければなりません。
その際、支払は領収書やレシートで証明できます。請求書は売上の証明として使うことができます。
- 確定申告とは、2月中旬～３月中旬に前年（1月～12月）の所得（儲け）を計算し、所得税の基準となる額を計算する手続きのことです。
- 会社員は給与から所得税が差し引かれ（源泉徴収され）、会社で年末調整することで１年間が終わったときに払いすぎや足りない分を調整されるため、確定申告しなくても通常問題はありません。
クライアント（取引先）に支払を請求する際、口約束だと金額や期限のズレ等のトラブルが考えられます。
そのため請求書を使うことでトラブルを回避できます。
トラブルには支払い漏れや遅延等が考えられます。
フリーランスにとってお金の管理は自己責任となるため、請求書は重要な資料となるのです。
納品書とは?
納品書とは、商品などが納品された際に発行する書類です。
個人で買い物する時に通常納品書はあまり使いませんのであまりなじみのない方も多いのかもしれません。
しかし、事業として取引をしているとどうしても取引個数が多くなってくることがあります。
そんな時、注文した商品がすべて届いているかの確認が必要になります。
簡単に表現すると「これとこれを何個お届けしましたよ」と注文先にお知らせする書類です。
請求書はいつ発行すべきなのか？
請求書を発行する時「いつ発行したらよいか」は気になる所だと思います。
前述のとおり、請求書は取引先にお支払いをお願いするための書類です。
ですので、原則は相手先に確認すること。一般的には請求書発行日は相手先の締め日に合わせることが多いようです。また、納品と同時か納品後になることが一般的です。
企業間の取引では下記の2つの請求書発行のタイミングが使われます。掛け売り方式とその都度方式です。
① 掛け売り方式の場合
一つ目が掛け売り方式です。
掛け売り方式は、締め日を決めて、毎月同じタイミングで請求書を作成する方法です。
毎月継続して取引がある場合や同じ月に何回も取引がある場合、取引先との信頼関係がある場合に使われます。
② その都度方式の場合
二つ目がその都度方式です。これは文字通り、取引の都度、請求書を発行する方式です。
新規取引先や入金を確認して進める必要のある取引先に向いています。
掛け売り方式もその都度方式も、取引先と相談しながら決めていくことが何よりも大切です。
納品書はいつ発行すべきなのか？
前述しましたが、納品書は商品が届いているか確認するための書類です。
納品書の目的は取引先を安心させることです。
では、いつ発行すべきでしょうか。
基本的には商品納品が完了したタイミングです。
確認のしやすさを考えると商品ダンボールと一緒に納品書をつけることもお勧めです。
「納品前」に納品書を送るのはマナー違反
納品完了前に送るとどうなるでしょうか。
納品書は届いているけど商品が届いていないという状態になってしまいます。
納品書は商品が届いたことを確認するための書類ですのでこれでは困ります。
「商品を送った」「届いていない」のトラブルにもなりかねませんので「納品完了前に納品書を送ることはマナー違反」だと認識しておきましょう。
納品書の送付が「遅すぎる」こともマナー違反
逆に納品書の送付が遅すぎた場合はどうでしょうか。
商品が届いているのに納品書が届かない、そうなってしまうと取引先の不安や不信感につながります。
一般的な目安として「商品到着から遅くとも１週間以内」には納品書をお届けしたいところです。
納品書を兼ねた請求書が存在している！
ここで簡単に整理します。
請求書とは支払いをお願いする書類、納品書は届いた商品を確認する書類でしたね。
そして請求書の発行タイミングは納品と同時か納品後に速やかに、納品書のタイミングは納品後１週間以内が目安でしたね。どちらも納品と同時か納品後速やかに発行する必要があります。
ここで、別々に管理するのは面倒だと感じている方に朗報です。
実は納品書を兼ねた請求書を作る方法があるのです。ここからは納品書を兼ねた請求書について解説していきます。
納品書兼請求書のメリット
- コスト削減が可能。
>>>例えば紙が１枚で済む、郵送費が一回で済むなど。 - 手間が減る。
>>>それぞれを作成する必要がないため手間がかかりません。 - 保管が楽になる。
>>>本来は納品書と請求書を管理する必要がありました。しかし「納品書兼請求書」を使うことにより１枚で納品書と請求書の保管をすることができます。
納品書兼請求書を発行出来るケースとは？
単発の取引の場合、納品ごとに代金を請求する場合などに発行できます。
納品書は法律上、作成の義務はないはない
そもそも納品書を発行しないと法律上問題があるの？という疑問をお持ちの方もいるかもしれません。
結論から申し上げますと、発行義務はありません。
繰り返しになりますが、納品したものがきちんと届いているか確認するために作成するのです。
法律上発行しなければいけないというものではありません。発行した方がよいというものです。
納品書の保管は気をつけないと、法律に抵触するかも！
納品書の発行自体は確かに義務ではありませんので発行しないことで法律に抵触することはありません。しかし、保管には決まりがあります。
商取引のルールを定めた会社法では、納品書と請求書などの「証ひょう書類」は10年の保管期間を義務づけていますが、法人税法ではこれらの書類は7年間保存する必要があると定めています。 また、個人の事業者の場合、納品書や請求書は5年間保管することが決められています。
(※引用元マネーフォワードHP：https://biz.moneyforward.com/invoice/basic/48350/#i-2)
つまり、発行するかどうかは義務ではありませんが、納品書などの証ひょう書類を一定期間保管することは会社法で決められているのです。
納品書が証ひょう書類に含まれるかは会社による部分もあるようですので必ずしも納品書を保管しなければならないというわけではありませんが、確認が必要です。
また、個人事業主は会社法とは別の所得税法で、帳簿書類を5年または７年保管する義務がありますのでその点は注意が必要です。
納品書兼請求書の利用時の注意点
送付するタイミングは納品時
納品書兼請求書を納付するタイミングは納品時です。前述の納品書の特徴を兼ねているため、納品より遅すぎたり早すぎたりするとマナー違反になりますのでご注意ください。
納品先は事前に確認しておく
どこに納品書兼請求書をどこに提出したらよいのか。納品先か本社になるのか悩みどころかと思います。
取引先の都合を伺い経理部門のある本社がいいのか商品の納品先がいいのか、その他別のところにするのか確認をする必要があります。
取引年月日の記載方法も確認しておく
取引年月日を記載することになりますが、取引年月日は、納品した日なのか？
出荷した日なのか到着予定日なのか？と迷うことがあると思います。
どれでも構わないのですが、どれを使用するのかを統一しておくことが大切です。
請求書管理は大変な業務
請求書といえば、請求に対する振り込み忘れや、面倒な経理の作業がつきものです。請求書関連の仕事は複雑でありながら、ミスがあるとトラブルが起きかねない大変難しい業務の1つです。
皆さんも、請求書に関する業務がラクになったらと考えたことがあるのではないでしょうか。
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この記事のまとめ！
- 請求書の送付のタイミングは「掛け売り方式」か「その都度方式」で異なる！
- 納品書は法律的な作成義務は存在しないが、商品の納品後すぐに送付することがおすすめ！
- 納品書と請求書の役目を兼ねた、「納品書兼請求書」も存在している！
最近は電子納品書兼請求書サービスなども増えており、どんどん改善を図っていく環境は整っています。情報のアンテナを立てて、勉強し、少しでも業務負担が減るようにしていきましょう。
今回は納品書と請求書の基礎知識を解説しました。
その中でメリットの大きい納品書兼請求書とはどのようなものでどんなことに注意すればいいのかをご紹介しました。
最初にもお伝えした通り納品書や請求書の業務は重要な業務ではあるのですが、利益を生み出す業務ではありません。
必要最低限で早く正確にできる方法があれば積極的に採用して改善することでより多くの利益や時間を残すことができます。
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