請求書は法人間取引で必要不可欠な書類です。各種法令で保管が義務付けられていることからもそれがわかるでしょう。
そんな請求書をもし紛失してしまったら、どうすればいいのでしょうか？「支払いさえなんとかなればいい」、そんな簡単なものではありません。
そのような場合に必要な、請求書の再発行についてこの記事で解説していきます。
- 請求書の再発行を依頼する手続きがわかる
- 請求書の再発行を依頼する際の注意点がわかる
- 請求書を再発行しなくてよくなる対策がわかる
目次
請求書の再発行を依頼する際のポイント
請求書の再発行を依頼する際に、まず押さえておくべき事項について見ていきましょう。
請求書の再発行が必要な場合とは？
請求書の再発行が必要なのは、紛失時だけではありません。
請求書の記載内容に誤りがある場合にも、再発行が必要となります。
請求書の保管は義務
請求書は、各種法令で保管が義務付けられています。
フリーランス・個人事業主の場合には、所得税法が関係し、保管期間は5年間です。
そのため、請求書を紛失してしまったとしても、そのままにしてはいけません。
必ず、再発行しなければいけないのです。
請求書の再発行を依頼する際の手続き
では、実際に請求書の再発行を依頼する際には、どうすればいいのでしょうか？
順を追って見ていくことにしましょう。
①請求書を発行した会社に連絡する
まず、請求書の発行元に電話やメールなどで、請求書の再発行を希望する旨を連絡しましょう。
この際、以下のような再発行に必要な情報を伝えるようにします。
- 企業名・氏名
- 再発行の理由（紛失など）
- 取引年月日
- 再発行を希望する請求書の内容や案件
- 誤りの内容と正しい内容（記載に誤りを見つけた場合）
これらの情報を用意しておくことで、再発行の手続きがスムーズに進みます。
また、メールで連絡する際は、丁寧な文面でやり取りをするようにしましょう。
心象がよくなることで、今後の取引に影響する場合があるからです。
②再発行手数料の支払い
取引相手によっては、請求書を再発行する際に手数料を求められることがあります。
その場合は速やかに手数料を支払うようにしましょう。
このような場合の支払いスピードも、信頼を得るために重要な要素の一つです。
誠実さを取引先に伝えることができ、今後の取引に有利に働く可能性があります。
③再発行された請求書の確認
多くの場合、ここまでの段取りを踏めば、請求書が再発行されます。
オンラインで発行される場合は即日で受け取れるかもしれませんが、郵送などであれば一週間ほど見込んでおいてもいいかもしれません。
そして、再発行された請求書の内容が正しいものになっているか確認しましょう。
誤って元のまま送付されているようなことも考えられるからです。
特に、再発行である旨が記載されているかどうかの確認は重要となります。
この記載がない場合は、二重請求扱いになる場合があります。
きちんと確認しておくようにしましょう。
④指定された金額の振込
請求書が確認できたら、指定された金額を振り込みます。
期日を過ぎてしまわないために、なるべく早く振り込むのがおすすめです。
請求書の再発行を依頼する際の注意点
ここまでは、請求書を再発行してもらう際の手続きを見てきました。
では、再発行してもらう際の注意点にはどのようなものがあるのでしょうか？
再発行を依頼する理由を正確に伝える
まず、請求書を再発行してもらいたい旨を連絡する際の注意点です。
連絡する際には、再発行を依頼する理由を正確に伝えるようにしましょう。
というのも、理由によって取引先の対応が変わってくる可能性があるからです。
紛失したにも関わらず、誤魔化して別のことを伝えるなどは好ましい行為ではありません。
信用を失う可能性もあるので、決して行わないようにしましょう。
なるべく早く伝える
請求書の再発行が必要になった場合は、なるべく早くその旨を取引先に伝えるようにしましょう。
発行からしばらく時間が経っても振込がない場合などには、取引先が催促の準備を始める可能性があるからです。
催促の連絡があってから再発行を要求するのではなく、必要になったらすぐに要求するようにするのがおすすめです。
関係書類は十分に確認する
再発行を依頼する際には、関係する書類をきちんとチェックするようにしましょう。
取引の内容や日時がわからないまま依頼すると、取引先に怪しまれてしまう恐れがあります。
取引先からの信用を保つためにも、関係書類をきちんと確認してから連絡するようにしましょう。
おわりに
ここまで、請求書の再発行を依頼する場合の手続きや注意点について見てきました。
もう一度内容を振り返ってみましょう。
- 請求書を紛失したら必ず再発行を依頼しないといけない
- 請求書の再発行を依頼する際には誠意ある対応を心がけるべき
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