確定申告時に必要な領収書の保管期限が2種類あるって本当？

確定申告に必要な資料としてまず思い浮かぶのは、請求書や領収書といった資料ではないでしょうか。

今回の記事では、領収書はなぜ必要なのか？領収書に記載されていなければいけない5つの項目とは何か？領収書の保管方法と保管期限について知りたい！

といった内容について、紹介していきます。

領収書とは？

まず「領収書とは何なのか？その定義」と「確定申告時に必要な理由」をお伝えします。

領収書の定義

領収書とは、「金銭の受取側」が「支払った企業や人」に対して金銭を受領したことを証明する書類を指します。

そして確定申告時には、経費として確かに支払ったことを示す資料として用います。

領収書には基本的に「いつ」「何に対して」「いくら」支払ったのか記載があるので、支払った側にとっても受取側にとっても証拠書類として活用することが可能です。

領収書で支出が経費となれば納める所得税が少なくなる。

確定申告時に納める税金である所得税額は、所得額に税率を乗じて計算されます。

例えば、年間で「500万円の収入」と「100万円の事業経費」があったとしましょう。本来であれば「500ー100＝400万円」を所得として計算されますが、経費として認められない場合は所得が500万円になります。

よって領収書が手元にあり経費となれば、結果として納めるべき所得税が少なくなるのです。

確定申告に領収書は必ず提出すべきなのか？

提出する必要はない

確定申告で経費として計上するためには、領収書が必ず必要です。

しかし確定申告書を提出する時には、領収書も一緒に提出する必要はありません。

レシートは領収書の代わりになる

実は、レシートでも領収書の代わりとして確定申告の書類として利用することができます。

レシートにも「支払った日付」「購入した商品・サービス」「金額」の記載があるため、代金を支払ったという証明書類として利用可能です。

領収書に記載する項目

確定申告時に領収書を経費計上の証拠書類として使うためには、記載されていなければいけない事柄があります。

この章では、記載が必要な5つの項目について紹介していきます。

記載する5つの項目

領収書を受け取った際は、下記5項目の記載がされているか必ず確認するようにしましょう。

以上、5つの項目が領収書には記載されていなければいけません。

また領収書の裏側に、但し書きにはない「購入した商品・サービスの詳細」例えば取引先と食事をした場合には「どの会社の誰と一緒だったのか」をメモ書きしておけば更にいいでしょう。

もし税務調査が入った時に指摘されても、自信を持って回答することができるようになります。

尚、領収書を受け取った際に不備があったら、その場ですぐに修正または再発行してもらうようお願いしてください。

「後で自分で修正すればいいか」という考えは捨てましょう。原則的に、領収書の修正・再発行を行えるのは「発行者のみ」だからです。

領収書の受け取りを忘れてしまった場合は？

万が一、領収書を受け取ることを忘れてしまった場合は、購入した店舗・会社にまずは問い合わせをしてみましょう。領収書ではありませんが、支払証明書などを発行してもらえるかもしれません。

依頼時には「いつ」「何を」「いくらで」購入したのか、詳細を伝える必要があります。こうした情報についてまで、忘れないように気をつけましょう。

確定申告後の領収書の「保管方法」と「保管期限」

確定申告が完了しても、経費計上の証拠書類である領収書は保管しておかなければいけません。この章では「領収書のおすすめの保管方法」そして「法律で定められている保管期限」について、お伝えしていきます。

おすすめの保管方法

確定申告時に領収書を税務省に提出する必要はありませんが、領収書を保管する義務は受け取り側にあります。

そして領収書を保管するのは、もし税務調査が入った場合に、数値を裏付ける証拠資料として提出できるようにしておくためです。

そのことを念頭に、下記のように保管しておくのが良いのではないでしょうか。

保管期限は「申告の種類」によって異なる

個人の確定申告で関係してくる税金は、所得税です。

そして所得税の徴収が可能なのは、過去7期前まで。こうした理由により、税法上では確定申告が完了した後も、原則7年間は資料を保管しておくことが義務付けられています。

ちなみに原則とお伝えしたのは、個人事業主の場合は「青色申告」と「白色申告」で保管期限が異なっているからです。それぞれの保管期限は、下記になります。

なお、青色申告と白色申告の違いについて、下記に示します。

今回を機会にご自身が「青色」「白色」どちらで申告を行われているか、あらためて確認してみてはいかがでしょうか

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まとめ

本記事では確定申告の際の領収書の取り扱い、記載項目、保管方法について解説しました。

領収書は確定申告をする際に経費計上するための大切な書類です。しっかりと領収書をもらい、ルールを決めて保管することが大切です。　

最後まで本記事をお読みいただきありがとうございました。

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監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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