請求書は領収書の代わりになる？経費計上の時の請求書の役割について解説！

個人事業主やフリーランスになると自分で経費計上をしなければなりません。経費計上はいうまでもなく、重要です。利益や資金繰りに関わるからです。しかし、はじめは請求書や領収書、納品書など様々な書類があり、混乱してしまうかもしれません。今回はそんなあなたに経費計上の際の請求書の役割と重要性を学べる記事を作成しました。最後には「そういうことか」とすっきり理解できるようになるはずです。

経費計上の際に必要なもの

まずは、経費計上をするために必要なものを整理します。

例えば「今年は100万円売上、諸経費で100万円使いました。だから事業所得は0円です。税金は払いません。」と事業主が言ったらどうでしょうか。

当然これはまかり通りません。証拠がないからです。

経費計上する際に証拠を示すために必要なものがあります。まずは経費計上の証拠書類としてどんなものが認められるか整理しましょう。ポイントは経費計上の証拠として機能するかどうかです。

請求書は領収書の代わりになる

ところで請求書でも経費計上の証拠書類になるのでしょうか。

請求書は支払額を請求する書類、領収書は支払った後に支払いを証明する書類ですね。

もしかすると支払い前に発行する請求書が経費計上の証拠書類に入っていることをあなたは不思議に思ったかもしれません。ここでは場合によっては請求書も領収書代わりになる点をご説明します。

経費計上の際は、領収書が必要と誤解されている方も多いかもしれませんが、全ての取引で領収書が発行できるとは限りませんし、忘れてしまうこともあります。

経費計上する際は「いつ・何に・いくら」使ったのかを証明する書類があれば代用できます。レシートや請求書、必要事項が記載された出金伝票、通帳の記録もOKです。

ただし請求書に関しては注意が必要です。

なぜなら「いつ・何に・いくら」の記載があったとしても実際に払ったかどうかが証明できないからです。「領収済」など何らかの支払いの証明をつけることで代用することが可能になります。

請求書と領収書の違い

特に個人事業主やフリーランスになったばかりの頃は、請求書や領収書、納品書など似たような名前の書類が沢山でてきて混乱することがあるかもしれません。ここでは基本になる請求書と領収書の違いについてご説明します。

請求書と領収書の違いは支払い前か後か

請求書とは、サービス提供が完了している段階で支払いを請求するための書類です。金額や請求先の会社名、振込先などの必要事項を記載したうえで、契約時に交わしておいた期日までに送付して支払いを求めることができます。

請求書発行は法的義務はありませんが、トラブルを防ぐため、双方にとって作成することをおすすめします。

一方、領収書とはサービス提供の対価として必ずお金を受け取ったと証明するための書面です。支払った側からすると支払った証拠となります。普段の買い物のレシートと同じです。短くまとめると、双方の金銭授受の証明書です。

名前は似ているのですが、全く違いますね。

ポイントは請求書は支払い前に発行するもの、領収書は支払い後に発行するものということもできます。

領収書と請求書の違いは支払いタイミング以外にもある

領収書と請求書では支払い前か後かの違いがある点に触れました。それ以外にも違いがあります。

印紙税についてです。領収書では5万円以上の取引の場合、収入印紙を貼り付ける必要があります。しかし、請求書の場合は原則、収入印紙を貼り付ける必要はありません。

収入印紙は租税公課という名目で経費計上することができます。

「だったら、請求書で経費計上した方が収入印紙分お得じゃないか」という声が聞こえてきそうですね。実は私もそう思いました(笑)

しかし、請求書が領収書を兼ねる場合は収入印紙が必要です。収入印紙の額は決定的に大きな金額ではありませんのでここは受け入れて請求書が領収書を兼ねる場合は収入印紙を貼るようにしましょう。

経費処理における請求書の重要性

では、経費処理に使用する請求書は保管する必要があるのでしょうか。原則このような書類は保管しておく必要があることを頭にいれておいてください。

請求書によって、透明性をはかることができるからです。

税務調査の際に提出する

また、現実問題として税務調査の際に提出する必要があります。税務調査とは簡単にいうと、税務署など国税庁の管理における組織が、納税者が正しく税務申告しているかを確認するための調査のことです。法人だけでなく、個人事業主やフリーランスも対象です。

税務調査対策として請求書を管理しておくことは重要です。

請求書は税務調査の際に必要な書類の一つです。突然の税務調査依頼に備えて保管しておきましょう。税務調査のタイミングはわかりませんが、目安としてよく言われるのは、中小企業では通常設立3年目の申告が終わった後にくる可能性が高いと言われます。

また、3月決算の法人では、9-11月頃が一番盛んに行われると言われています。1-3月は確定申告の対応や人事異動などで税務署も忙しいため、比較的落ち着いた夏から秋頃に行われることが多いと覚えておいてください。

ただし、このタイミングしかこないという意味ではありませんのでいつ来ても落ち着いて対応できる準備を整えることが大切です。その準備の一つが請求書など会計関連書類の保管になるのです。

請求書の記載内容

税務調査の際は請求書などを保管しておき、スムーズに出す準備をしておく必要があります。ここでは請求書の記載項目について整理します。有効な請求書でなければ意味がありませんので、必要な項目は押さえておいてくださいね。

請求書の書き方やフォーマットには特にルールはありませんが、入れておくべき項目はある程度決まっていますのでここで最低限加えておいた方がいい項目を確認しておきましょう。

さらに振込先と振り込み手数料、支払い期限を記載して作成すれば完成度の高い請求書を作ることができます。

請求書と領収書を経費精算で使う際の保管方法

請求書や領収書は経費精算時に使用できる書類であると先述しました。ここでは請求書を領収書代わりに使う際の正しい扱い方、保管方法を解説していきます。

収入印紙の貼り付けが必要な場合も

国税庁によると5万円以上の受領証書には収入印紙の添付が必要です（*1）。繰り返しになりますが、請求書はお金の受領したことを証明する記載があれば請求書も領収書同様に経費精算に使えます。経費精算として使用する請求書には領収書同様に5万円以上の取引では、収入印紙が必要です。（*1：国税庁から引用）

原則7年間の保管義務がある

請求書や領収書、その他帳簿書類には保管義務があり、保管期限が決められています。

法人の場合と個人事業主の場合に分けて解説します。税務調査の際もこれらの書類の保管は重要ですのでここで押さえましょう。

税法の通常保存期間が７年。欠損金を出したら10年、保管することを求めています。欠損金とは分かりやすく言うと赤字です。つまり、利益がマイナスで支払うべき法人税が0円になるような時です。

一方、会社法では、条文で次のように決められています。

つまり、税法の規定にかかわらず帳簿書類等の保存期間は10年間とされています。

いつから保管期間を数えるかについても税法と会社法で少し違いがあります。税法ではその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えますが、会社法は決算期日の翌日からです。

法人税法、会社法で帳簿書類等の異なる保管期間が定められているということです。税法と会社法を比べて長い方の保存期間で保管する義務があります。

少しややこしくなったのですが、実務上は法人は会計関連の書類は10年保管すると決めておけば間違いありません。

個人事業主に関しては青色申告は7年、白色申告は5年です。 (参考：国税庁：記帳や帳簿等保存・青色申告)

ここでの最も大切なことは法人、個人に関わらず事業者にとって、領収書や請求書等には、法律上の保管義務があり、長期保管期間が定められている大事な書類だという点です。

請求書管理は大変な業務

請求書といえば、請求に対する振り込み忘れや、面倒な経理の作業がつきものです。請求書関連の仕事は複雑でありながら、ミスがあるとトラブルが起きかねない大変難しい業務の1つです。

皆さんも、請求書に関する業務がラクになったらと考えたことがあるのではないでしょうか。
そこで、請求書管理を自動化できるサービスを紹介します！サービス名はペイトナー請求書です。

【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ

請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。

ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。

「ペイトナー 請求書」とは？

「ペイトナー 請求書」は、請求書の管理・振込をすべて自動化することができる、クラウド請求書処理お任せサービスです。

電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。

ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？

請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！

ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。

今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。

振込まで自動化！

データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。

1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。

この記事のまとめ！

請求書の経費計上時のポイントについてお話してきました。

領収書でなく、請求書でも経費計上に使えることや領収書や請求書、帳簿書類の長期保管義務があることを学ぶことができたかと思います。最後に効率的に請求書関連業務を行うサービスをご紹介しました。経費計上の際の請求書の役割や重要性について「そういうことか」とすっきり理解できていると嬉しいです。最後までお読みいただきありがとうございました。

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監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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