請求書

【初心者必見】請求書を電子受取で効率化！”経理の負担を削減”するためのノウハウを解説！

電子帳簿保存法にインボイス制度と、経理に係る法改正が矢継ぎ早に施行されています。

既に対応策は取っていますか？

円滑な業務遂行のために、法改正をきっかけに便利なサービスの導入を検討してみませんか？

この記事でわかること
  • 受取請求書に関してどのような業務の負担があるか
  • 法改正で経理の負担がどう増加するか
  • 経理の業務を効率化するサービス【ペイトナー請求書】

受取請求書にはメンドクサイがつまってる！四選

「経理のスタッフって、笑顔がなくて怖い」そんな声を聞いたことはありませんか？

でも、経理っていつも笑顔を振りまいていられるほど、余裕がないことが多いのです。

特に月末ともなれば、社員の旅費の精算や請求書の発送業務など締め日の前にやっておかなくてはいけないことが山程あります。

中でも、取引先から受け取った請求書の処理は支払期限に間に合うように処理しなくてはならないので大変です。

電子請求書　デメリット
関連記事【経理担当者必見！】電子請求書のデメリットを徹底解説！導入時の注意点を把握しよう！

受領請求書がどうして大変なのか確認してみましょう。

請求書のフォームがバラバラ

請求書に記載されるべき事項は、ある程度決まっています。

しかし、業種ごとに使い勝手の良い請求書のフォームは違いますし、請求書を販売するメーカーによっても違います。

受取請求書は、作成する取引先が一社ではありませんから、請求書のフォームもバラバラになります。

フォームの違う何枚もの請求書を、上司の承認印をもらうため見やすいようにまとめる必要があるわけです。

承認作業が遅い

受け取った請求書に支払いをするためには、上司の承認印が必要です。

しかし、月末に忙しいのは上司も同じです。

経理のタイミングでハンコを押したり質問に答えたりすることはできません。

振込作業に時間がかかる

月末の混み合った銀行の窓口は、準備を整えて向かっても必ず窓口で待ち時間が発生します。

ただ待っているだけの時間は、本当に無駄に感じますよね。

後処理がメンドクサイ   

PDFに変換して、所定のフォルダに保存し、原本は決められた棚にファイリングして保管しなくてはなりません。

振込が終了したら、受取請求書に関する業務が終了したわけではありません。

電子帳簿保存法で負担増

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することのルールをまとめた法律です。

電超法　初心者向け
関連記事【電子帳簿保存法】2022年の改正によって何が変わった？イチから解説！！

電子帳簿保存法の電子取引では、電子データで受け取った請求書については、電磁的記録、つまり電子データでの保存を義務付けています。

また、請求書そのものだけではなく、例えばメールの挨拶文の中に取引に関わる情報が記載されている場合には、メールの文章そのものもデータ保存する必要があります。

経理は書類をどのように受け取ったかによって、証憑書類を棚のファイルに綴るか、PCのフォルダ内に保存するかの作業を行わなくてはなりません。

これを自社内で完結させようとする場合には、管理簿を作って記入する必要があります。

間違いなく経理の負担は増えていることでしょう。

インボイス導入で受取請求書が更に負担増↑

インボイス制度とは、消費税法の適格請求書等保存方式の制度のことを言います。

現在消費税は、10％と8％の複数税率が適用されています。

つまり、適格請求書にそれぞれの税率の消費税額を明記することにより消費税額を正確に計算するための制度です。

経営者がインボイス制度の開始に当たって確認しなくてはならないこと

①自らが課税事業者であるのか免税事業者であるか。

②課税事業者の場合、原則課税か簡易課税か。

③課税事業者・免税事業者に関わらず、適格請求書発行事業者の登録申請手続きを行うか否かの検討。

④免税事業者が適格請求書発行事業者になる場合「原則課税」か「簡易課税」の選択。

取引先の登録確認

仕入先が適格請求書発行事業者であるか否かによって、収める消費税額が変わってきます。

仕入先が適格請求書発行事業者であることを確認するためには、国税庁検索サイト【https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/】で登録番号を検索する必要があります。

もし、仕入先が適格請求書発行事業者でない場合には、原則として仕入税額控除はできません。

ただし、混乱を避けるため経過措置として6年間は免税事業者からの課税仕入についても一定割合を仕入税額として控除できます。

仕入税額控除とは？

消費税額は、課税売上に係る消費税額から課税仕入れ等に係る消費税を控除して計算されます。

簡単に言うと、消費者から預かった消費税額から仕入のときに取引先に支払った消費税額の差額です。

消費税の世界では、この「課税仕入れ等に係る消費税額」を仕入税額控除と呼んでいます。

免税事業者とは？

規模の小さい事業者（基準期間の売上高が1000万円以下）として、原則消費税の納税義務を免除されてきた事業者を免税事業者と言います。

ここでは、仕入税額控除と免税事業者について簡単に説明しましたが、もっと詳しく知りたい方は国税庁のHP【https://www.nta.go.jp/】で確認してください。

フォームの変更

もし、あなたが適格請求書発行事業者であるならば、請求書に記載すべき項目を増やさなくてはなりません。

増やすべき項目

①適格請求書発行事業者登録番号

②適用税率

③税率ごとに区分した消費税額等

※適格簡易請求書の場合には②又は③

様式は定められていません。

請求書を発行する各自が各々に変更するため、自社の分にも他社の分にも慣れることが必要です。

端数処理の計算方法の変更

国税庁は、適格請求書において消費税を計算するタイミングと回数を「一の適格請求書につき、税率ごとに1回」と決めています。

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf

こちらの変更も必要であれば、今使っている請求書のフォームを変更することになりますから、手間と時間が必要です。

ファイリングの変更

適格請求書発行事業者は、原則として以下の義務があります。

  • 適格請求書の交付
  • 適格返還請求書の交付
  • 修正した適格請求書の交付
  • 写しの保存


これまでは、請求書の控えの保存義務はありませんでした。
インボイス制度では、適格請求書を発行した側にも適格請求書の発行と保存を義務付けています。
つまり請求書の写しを発行した側が必ず保管しなくてならないということです。
書類の種類が増えることは間違いありません。

電子化の波に乗ろう   

受け取った請求書の、受領後の処理については様々なサービスが展開されています。
これらのサービスは日々の業務の効率化が期待できる上に、法改正に勝手に対応してくれるものが多くあります。
電子帳簿保存法とインボイス制度が本格化すれば、企業経理の業務が激変し現場は少なからず混乱が見込まれます。今のうちから準備を進めておきましょう。

振込代行

振込代行とは、受け取った請求書の支払いを企業に代わって振り込んでくれるサービスです。

この振込サービスは、今までのようにわざわざ銀行に足を運ばなくても、受け取った請求書をPC上でアップロードするだけで取引先への支払いを済ませてくれます。

振込代行は、振込手数料を一律で300円程度に設定しているサービスが多いですから、振込先が多い場合は、十分に経費削減が見込めます。

この振込サービスには、会計ソフトと連携できたり自動で電子化できるなど、各社で様々なサービスがありますから自社にあったものを選びましょう。

経理代行

経理代行とは、事務員に代わって日々の仕分け作業から決算までをアウトソーシングで請け負ってくれるサービスです。

中小企業や個人事業主の経営者の中には、自らが経理業務を行っている例が少なくありません。

しかし、経理代行サービスを使用すれば、仕訳・決算だけではなく、給与計算や売掛金や買掛金の管理も外注することができます。

中小企業や個人事業主にとっては、事務員を直接雇用するよりも気軽で安価なサービスと言えるでしょう。

これなら丸ごとお願いすることも可能ですので、新しいシステムに慣れる必要もありません。

ただし、確定申告は経理代行では行えません。

税理士に依頼する必要があります。

会計ソフトの導入

会計ソフトとは、個々の仕訳を入力しておけば試算表や元帳など集計の必要なものを自動で計算してくれるソフトのことです。売掛金・買掛金の企業ごとの管理や売上管理など様々な機能がありますから、事業に応じたソフトを選びましょう。

会計ソフトには、以下の3つの種類があります。

  • インストール型
  • クラウド型
  • オンプレミス型

オンプレミス型とは、システム・回線・サーバーを自社に持ち使い勝手の良いようにカスタマイズされたタイプのソフトです。導入に多額の費用が掛かるため、比較的大きな企業での採用が主とされます。

インストール型は、ソフトを購入して自身のPCにソフトをインストールするタイプの会計ソフトです。会計事務所などの専門業務を行う企業では多く利用されていましたが、現在は一部をクラウド利用できるように進化しているものも少なくありません。

クラウド型とは、外部にサーバーを持ちオンライン上で作業するタイプの会計ソフトです。クラウド型の大きな特徴は、導入費用が安価であることと、どこからでも作業が可能であるため、テレワークに向いているところです。バージョンアップや法改正の対応もシステム側が行ってくれるため、スモールスタートには、最適の会計ソフトと言えるでしょう。

ツールの導入

経理業務を効率化するツールは上記に挙げたもの以外にも沢山あります。
中には、経理部の効率化だけではなく、全社的な効率化を図れるツールが多くありますから、導入を検討してみてはいかがでしょうか？

コミュニケーションツール

現在は、LINEをもっとビジネスに使いやすい形にした、チャットタイプのコミュニケーションツールが多くあります。対話相手との履歴が会話形式で残るため、メールよりも格段に見やすいですね。また、中にはタスク作業が一目で分かる形のサービスもありますから確認にかかる手間もなくなります。

自動対応ツール

経理の作業の中には、社内外からの問い合わせも多くあります。

閑散期・多忙期に関わらず舞い込んできますが、お得意様からの問い合わせには早く答えなくてはなりません。

チャットボットを導入すれば、いつでも対応可能になりますからお客様を待たせる必要はありませんし、必要なときだけ事務員が対応すれば良くなるので、手間もストレスも削減できます。

経費精算システム

月末には、社員の旅費交通費の精算や、財布の奥に隠れているレシートの精算は本当に面倒ですよね。

経費精算システムを導入すれば、経理がいちいち現金と伝票を取り出して精算する必要はなくなります。

交通ICやクレジットカードの履歴から交通費を自動で精算してくれるものや、レシートをスマホで撮るだけのものなど様々なサービスがあります。

自社に合うものを選びましょう。

請求書管理は大変な業務

請求書といえば、請求に対する振り込み忘れや、面倒な経理の作業がつきものです。請求書関連の仕事は複雑でありながら、ミスがあるとトラブルが起きかねない大変難しい業務の1つです。

皆さんも、請求書に関する業務がラクになったらと考えたことがあるのではないでしょうか。
そこで、請求書管理を自動化できるサービスを紹介します！サービス名はペイトナー請求書です。

【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ

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請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。

ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。

ペイトナー請求書ができること
  • メールで受け取った請求書を自動で保管
  • AIと専属オペレーターで請求書を電子化
  • 振込業務の自動化
「ペイトナー請求書」で請求書処理を自動化してみる ＞＞＞

「ペイトナー 請求書」とは？

「ペイトナー 請求書」は、請求書の管理・振込をすべて自動化することができる、クラウド請求書処理お任せサービスです。

電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。

ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？

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請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！

ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。

今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。

振込まで自動化！

データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。

1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。

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資料でわかること
  • 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
  • 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
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この記事のまとめ！

電子帳簿保存法が施行され、インボイス制度の開始も1年を切りました。
特にインボイス制度は、事前申請が必要な事業者もいますから、事前の準備が不可欠です。
少しでも余裕を持って準備を進めなくてはなりません。
経理には、便利なサービスやツールが沢山ありますから、法改正と合わせて事業の方向性をご検討ください。

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監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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