個人事業主や中小企業として事業をしていると、請求書のやりとりをすることも多いでしょう。
代金をまとめて支払うことができて便利な請求書取引ですが、どの方法で支払いをすればいいか悩んでしまうことがあるかもしれません。
この記事では、請求書の支払い方法に注目し、おすすめの方法を考察しています。
- 請求書の役割がわかる
- おすすめの請求書の支払い方法がわかる
- 請求書払いのデメリットを解消する方法がわかる
目次
請求書とは？
まず、そもそも請求書とはなんなのか、軽く見ていきましょう。
支払い関連の情報を確定させる文書
請求書には、支払額・支払い期日・内訳などか記載されています。これらの支払い関連の情報を、書面で確定させるのが請求書です。
必ずしも発行する必要はありませんが、トラブルの防止や取引の事実の証明などメリットがたくさんあるので、法人間取引では多くの場合、請求書が発行されます。
後払いで代金をまとめて支払うことができる
請求書を利用するメリットの中で、最も大きなもののひとつが「一定期間の取引で発生した代金をまとめて支払うことができる」というものです。
取引する都度代金を支払っていると、手間やコストが多くかかってしまいます。
そのため、「3月の取引で生じた代金をまとめて4月に支払う」というように、まとめて支払うことができる請求書払いが広く使われているのです。
請求書の支払い方法にはどんなものがある？
では、請求書で求められたお金を払う方法には、どのようなものがあるのでしょうか？
以下の4つを、順番に見ていきましょう。
- 銀行振込
- 口座振替
- 法人カード
- 現金
銀行振込
請求書の支払い方法として最もオーソドックスなのは、銀行振込でしょう。
取引先の指定した口座に、指定された金額を振り込む支払い方法です。
振り込む際に必要な、口座情報・金額・期日などは大抵の場合請求書に記載されています。
振込手数料をどちらが負担するか等、きちんとすり合わせすることが重要です。
また、うっかり支払いを忘れてしまっただけで信用を落としてしまうので、注意しましょう。
口座振替
口座振替も、請求書の支払い方法として用いられることがあります。
毎月決まった日に代金が引き落とされるので、支払い忘れを防ぐことができます。
ただし、導入までの手続きが煩雑であったり、支払いから入金までの日数が長かったりという理由で、請求側の導入ハードルが高いのがデメリットです。
法人カード
クレジットカードでの支払いに対応している取引先であれば、事業者カードも有用な支払い手段の一つです。
取引をまとめて管理することができたり、高額取引でも収入印紙が必要なかったりすることがメリットです。
口座振替と同様、固定費のような毎月支払いが必要になる項目に利用されることが多く、手間を削減する目的で利用されることがあります。
しかし、決済手数料がかかってしまうという、請求側にとってのデメリットがあることも事実です。
現金
もちろん、現金での支払いも可能です。
支払い側としても未回収リスクもなく有用な方法ですが、対面が必要になってしまい、遠隔地との取引には手間がかかってしまうので、あまり現実的な方法とは言えないでしょう。
銀行振込で請求書への支払いをする際の注意点
では、もっともオーソドックスな方法である銀行振込を利用して、請求書の支払いをする際にはどのようなことに注意すればいいのでしょうか？
振込業務が面倒
口座振替やクレジットカード払いと異なり、請求書では自ら支払い業務を行う必要があります。
特に、取引先が多くなってくると、振込しなければいけない数も増え、振込業務に多くの時間を割かなければならなくなってしまいます。
その結果、本業に割く時間が短くなってしまったら、本末転倒です。
請求書の管理が大変
また、取引先の数が増えてきた場合には、それらの請求書全てを管理するのが大変になってきます。
電帳法の改正により、一部の請求書は電子データで保存することが義務付けられるようになったので、その対応も必要になります。
特に、これまで紙で請求書などを保存していた事業者の方などは、大規模な対応が必要になり、余計な手間がかかってしまいます。
支払い忘れは信用の低下に直結する
先述の通り、請求書の支払いを忘れてしまった場合、信用を落としてしまうことになります。
その結果、取引を続けることができなくなって、会社全体に影響を及ぼしてしまうこともありえます。
もちろん、故意に支払わないようなことは厳禁ですが、うっかり支払いを忘れてしまうこともあるでしょう。
そのような場合でも、信用は低下するので注意が必要です。
請求書の支払い業務を効率化するならペイトナー請求書
ここまで大変な請求書の支払い業務ですが、簡単に効率化できる方法があります。
それは、代行サービスを利用することです。ペイトナー請求書では、これらの悩みを一気に解決することができます。
自動で振込業務が行われる
ペイトナー請求書では、請求書を登録するだけで振込まで自動で行います。
請求書の登録も、専用メールアドレスに送付してもらうだけで完了し、手間がかかりません。
自動で振り込みが行われるので、振り込みの手間と支払い忘れのリスク、両方を削減することができます。
請求書の一括管理
ペイトナー請求書では、電子化した請求書を全て電子データとして保存することができます。
これらが検索可能な状態で保存されるので、改正された電帳法への対応も可能です。
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- 振込業務の自動化
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今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
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おわりに
ここまで、請求書の支払い方法について見てきました。
もう一度内容を振り返ってみましょう。
- 請求書の支払い方法で一番メジャーなのは銀行振込
- 銀行振込は支払い忘れなど様々なリスクがある
- ペイトナー請求書ならこれらのリスクを一気に解消できる
最後まで読んでくださりありがとうございました。
