【必見！】2024年電子帳簿保存法データ保存義務化まであと少し！電帳法改正までにやるべき事は？

電子帳簿保存法の宥恕期間終了が迫っていますが、準備は完璧でしょうか？

時系列で改正の動きを並べて、試運転の期間を考えてみましょう。そろそろ始めないと2024年の申告時期に大変な目にあいます！

この記事では以下のことを中心に解説していきたいと思います。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務申告に必要な書類をデータで保存する時のルールをまとめた法律です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、「経理の電子化による生産性の向上」「記帳水準の向上等」を目的として制定されています。

情報の種類や原本の種類によって、以下の3つの区分に分けられています。

税務申告に必要な書類や情報は、書類の種類や授受の方法・作成の方法により、どのルールに従って保存されるかが決まります。

各区分の保存方法

関連記事電帳法におけるスキャナ保存とは？内容から改正に際してするべきことまで徹底解説！

2023.04.02

本格始動までのタイムスケジュール

「まだ1年以上も時間がある」と思っていては、間に合いません。

保存のルールを守って運用するには試運転の期間が必要です。

税法に関する改正を順に確認すると以下の通りになります。

個人事業主の会計期間は1/1〜12/31までです。

インボイス制度を導入するために適格請求書発行事業者となった人は会計期間の途中で計算方法が変わりますから注意が必要です。

一方で、電子帳簿保存法を本格開始までに準備を進めておかなかった場合は、2024年の年明けから慣れない作業に時間を取られてしまいます。

できるところから準備を進めておきましょう。

国税関係帳簿書類とは

電子帳簿保存法に則って帳簿・書類・取引情報を保存するのであれば、電子帳簿保存法の分類方法を理解しなくてはいけません。

電子帳簿保存法ではビジネスに関する記録を大きく次の3つに分けています。

それぞれの具体例を確認しましょう。

国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、その名の通り「帳簿」です。

国税関係帳簿には、主要簿・補助簿のどちらも含まれます。

帳簿を作成するときは、まず個々の仕訳を仕訳帳に記入して、それを総勘定元帳に転記して集計するのが一般的です。

主要簿というのは総勘定元帳と仕訳帳のことです。

総勘定元帳があれば、その会社の財政状態・経営成績が把握でき、仕訳帳があれば、個々の取引の詳細が把握できるため、この二つの帳簿は主要簿とされています。

その他の帳簿を補助簿と言います。

補助簿は、主要な勘定科目である「現金」「売上」「仕入」などの詳細を記録しておく明細書のような役割を果たします。

更に補助簿は「売掛金」「買掛金」「固定資産台帳」に代表されるように、債権債務の管理や減価償却の管理など、管理簿としての役割を果たす場合もあります。

具体的な帳簿の例

ただし、電子帳簿保存法で表す「国税関係帳簿」は、電子計算機を使用して作成している、つまり、パソコンや会計ソフトを使用して作成しているものに限られます。

ここに手書きの帳簿は含まれていません。

国税関係帳簿は、電子帳簿等保存のルールに従って保存されます。

国税関係書類

国税関係書類は、税務申告に必要な書類を指します。

具体的に言うと、棚卸表・貸借対照表・損益計算書・注文書などが含まれます。

国税関係書類は、決算関係書類とそれ以外の書類に分類されます。

決算関係書類は、国税関係帳簿と同様に電子帳簿等保存のルールにしたがって保存されます。

それ以外の書類は、以下の各ルールに従って保存されます。

取引情報

取引情報とは、PCやスマホを使ってネット上でやり取りした情報をいいます。その内容は、主に注文書や領収書などの証憑（しょうひょう）書類です。

証憑（しょうひょう）書類とは、ビジネスを行う上で書類に記載されている取引があったことを証明する書類です。

取引情報の内容は、スキャナ保存の対象となる書類とほぼ同じですが、ネットを通じてやり取りした情報は「書類」ではないため、「取引情報」と呼称を変えています。

またメールで受け取った情報の、添付書類ではなく、メールの本文に取引に関わる情報がある場合は、本文の保管も必要です。

2022年改正点

現在政府は、税務関係だけではなく様々な分野でデジタル化を進めています。

電子帳簿保存法は、1998年に創立されてから何度も改正を繰り返してきました。

2022年の改正では納税者にとってどのようなメリットとデメリットが有るのでしょうか？

電子帳簿等保存の改正点

電子帳簿等保存の区分では下記の改正がされました。

事前承認の必要がなくなった点は、納税者にとって事務負担が軽減され電子保存のハードルが下がったと言えます。

これも先送りにしてしまう原因の一つです。

また、データ保存できる電子帳簿の範囲を広げる一方で、優良な電子帳簿については特典を与えている点は、納税者にとって有利に働くと考えられます。

スキャナ保存の改正点

スキャナ保存の区分では以下の項目が改正されました。

スキャナ保存は、１）〜７）までの項目が要件緩和の方向に改正されています。

取引先との書類のやり取りが紙ベースが多いという事業者にとっては、保管場所を確保しなくてよいというメリットがあります。

ただしスキャナ保存は、いくつかの要件があるので確認が必要です。

スキャナ保存の要件

たくさんの要件を満たす必要があるのは、デメリットです。

電子取引の改正点

電子取引の改正点は以下のとおりです。

電子取引の改正点では、いくつかの規制緩和はあったものの、電子取引に該当する取引については取引情報を電子データで保存することが義務とされました。

注目すべきは「５）電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置の廃止」項目です。

これは、保存義務のある事業者にとっては負担増となることは間違いありません。

もっと詳しく確認しましょう。

義務化された改正点

2022年の改正で義務化されたのは、電子取引による取引情報を電子データとして保存することです。

電子取引の改正点の「５）電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置が廃止」が該当箇所です。

2021年12月31日までは、パソコン上で受け渡しをした請求書や領収書などを、紙にプリントアウトして保存することが認められていました。

しかし、国は税務に係る情報は、より一次情報に近い形で保存することが望ましいと考え、データで受け取った情報は、データのままで保存することとし、紙での保存を認めない形としたのです。

2022年1月以降は、データでの保存が必須となりました。

しかし、これにはすぐに対応できない企業が多くあり各業界からの反発を受けて、直前になって宥恕期間が設けられました。

2023年12月31日までは、紙での保存を認めるというもので、2年間の準備期間を設けたわけです。

データ保存義務化2024年本格開始

電子取引のデータ保存の義務化は目前です。

しかし、実務の現場は問題に気づくことにも至っていないのが現状ではないでしょうか？

猶予延長の議論

与党の税制調査会は、以下の問題点から宥恕期間の延長を検討しているようです。

商工会議所では、チラシ作成やセミナー開催で電子帳簿保存法の浸透を図っていますが半数以上が「理解していない」という調査結果が出たとのことです。

参考　https://www3.nhk.or.jp/news/html/20221107/k10013882841000.html　　　 https://www.jcci.or.jp/denchohou.pdf

インボイス制度

電子帳簿保存法は、所得税・法人税に係る法律です。

インボイス制度は、消費税の法律です。

本格導入の時期が重なってしまい、2023年から2024年にかけては経理の雑務が爆発的に増えることが予想されます。

今は、免税事業者である個人事業主や法人の経営者は、課税事業者になることを検討し一つの選択を行動に移していかなくてはなりません。

適格請求書発行事業者になると、保管すべき書類の枚数は確実に増えます。

本業のビジネスを進めながら、各税制改正に一人で対応することは困難であることは間違いありません。

関連記事【初心者向け】インボイス（適格請求書）制度を基礎から解説します!!

2023.03.06

今これだけでも進めよう

電子帳簿保存法において、電子取引のデータ保存義務化は宥恕期間中とはいえ、既に始まっています。

すぐに準備を進めておくことをお勧めします。

電子取引の保存要件は以下のとおりです。

引用　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

既に電子取引を開始している場合には、パソコンや会計ソフトを使用している事と思います。

可視性の要件を満たすために、それらのマニュアルを準備しておかなくてはいけません。

また、検索機能を確保するため索引簿を作るべきです。

索引簿の作り方は電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問15が参考になります。

あなたの事業で1年に保管している書類の枚数・ファイル数を大体把握してください。

事務処理規程の場合

ざっくりと、1年に保管する書類の枚数が1000枚程度までなら事務処理規程でも対応できるでしょう。

一日に3枚程度の計算です。

ただし、毎日あるいは毎週のルーチンワークに組み込んでコツコツやるのがポイントです。

事務処理規程を作る目的は、電子取引の取引情報の真実性の確保です。

事務処理規程にその旨を明記し、周知徹底する必要があります。

事務処理規程には、次の内容を記入しましょう。

国税庁では、事務処理規程と索引簿のサンプルをHPに掲載しています。

以下のURLからダウンロードして活用し、自社の状況にあった事務処理規程を作りましょう。

国税庁HP　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

システムを採用する場合

自社で使用している会計ソフトに、次の2点のうちいずれかの機能があるかを確認してください。

上記の機能がある場合は、電子帳簿保存法に対応していることを確認しましょう。

電子帳簿保存法に対応している場合にはそのまま使用できます。電子帳簿保存法への対応の可否は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の次のマークを参照にしてください。

出典　https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/

上記の認証マークがあるものは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断したものに使用されているので安心です。

上記のものは「電子取引」の認証マークですが「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」に対応した認証マークもありますから、システムの採用の参考にしてください。

請求書管理は大変な業務

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この記事のまとめ！

インボイス制度の動きと合わせてみると、意外と時間的な余裕がないことがわかっていただけたでしょうか？

できるところから着手して、電子化を進めていきましょう。

監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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