2022年1月に改正電帳法が施行されました。
この改正で、書類をデータで保存する際のきまりは緩和されたものの、電子書類をプリントアウトせず電子のままで保存する義務も定められました。
しばらくは猶予の期間が設けられていますが、2024年の1月にその期間が終わります。
そこで、今回はこの改正への対応法をご紹介していこうと思います。
- 電帳法の概要がわかる！
- 対応すべき改正点がわかる！
- フリーランス・中小企業におすすめの対応法がわかる！
目次
そもそも電帳法とは？
まず、今回改正されることになった電子帳簿保存法（電帳法）がどのような法律か、ご説明します。
電子帳簿保存法の概要
電帳法は、法律で保存が義務付けられている書類をデータで保存する際のルールなどを定めた法律です。
この法律の中で、書類の保存区分は3種類に分けられています。
その区分について、軽く見ていくことにしましょう。
電帳法の保存区分① 電子帳簿等保存
1つ目の保存区分は「電子帳簿等保存」です。
「最初から一貫してPCで作成した自分の書類」に、この区分は適用されます。
例えば、会計ソフトなどで自作した帳簿などを、電子データのまま保存する際に当てはまるのは、この「電子帳簿等保存」の区分です。
電帳法の保存区分② スキャナ保存
2つ目の保存区分は「スキャナ保存」です。
「紙で作成・受け取りしたものをスキャンした書類」に、この区分は適用されます。
最初から電子データで受け取ったものは、後述する「電子取引」に区分されるので、混同しないよう注意しましょう。
今回の改正で、原本の保存義務が緩和されました。
電帳法の保存区分③ 電子取引
3つ目の保存区分は「電子取引」です。
今回の改正への対応で最も影響を受ける区分でもあります。
「電子的にやり取りした書類」が、この区分の適用される書類です。
具体的には、取引先とメールでやり取りした請求書などが挙げられるでしょう。
電子取引の詳しい解説については、こちらの記事をご覧ください。
ただ保存すればいいわけではない
書類を電子データとして保存する際に、上のような区分に沿って分類されることはわかったかと思います。
では、電子データとしてまとめてしまえば、その体裁はどうでもいいのでしょうか？
もちろん、そんなわけはありません。
「保存要件」という、電子データの保存方法に関するルールが定められています。
このルールについて見ていきましょう。
保存要件① 真実性の確保
まず、「真実性の確保」が求められます。
これは、簡単に言うと、保存されたデータが改ざんされていないことを示す必要があるということです。
この要件を満たすためには、タイムスタンプを用い訂正や削除の履歴を残したり、そもそも訂正や削除ができないシステムを用いたりする必要があります。
保存要件② 可視性の確保
「可視性の確保」も求められます。
これは名の通り、保存したデータを見える状態にしておくことです。
パソコンやスキャナを用意しておき、説明書を備え付けておくことなどが必要です。
この名称からは想像が難しいですが、保存したデータを検索できる状態にしておくことも、この要件で求められることです。
おすすめの電帳法改正への対応法を紹介！
最初にも述べたとおり、2022年に電帳法は改正されました。
ここからは、フリーランス・個人事業主・中小企業の方々におすすめの改正への対応法をご紹介します。
電帳法改正の概要
そもそも、今回の改正で電帳法はどのように変わったのでしょうか？
改正のポイントは以下のようになっています。
- 「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の要件は緩和された。
- 「電子取引」の要件は厳しくなった。
ここから言えることは、改正後も「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」への対応は今まで通りで問題ないですが、「電子取引」への対応は変えた方が良いということです。
具体的には、これまで「電子取引」の対象書類はプリントアウトして保存することが許可されていましたが、その措置が廃止されることになっています。
つまり、紙ベースでの書類保存ができなくなるということです。
その場合、どのような対応を取ればいいか紹介していきます。
社内の電子取引を把握する
まずは、社内のどこでどれくらいの電子取引がなされているのかを把握することが大事です。
書類の引き受け方法や保存場所などを確認しておきましょう。
紙での取引を減らす
先ほどお伝えしたように、「電子取引」のデータは電子のまま保存する必要が出てきます。
その中で紙取引が残っていたら、紙の書類と電子の書類両方が発生してしまい、整理が難しくなってしまいます。
そのような事態を防ぐために、紙で現在やりとりしている取引先とは、電子データでやりとりするように変えていきましょう。
このようにして、少なくとも「電子取引」に関しては、全ての書類を電子保存することをおすすめします。
「真実性の確保」への対応
全ての書類を電子保存する上でどう対応していけば良いのでしょうか？
先ほど、タイムスタンプを用いたり、データの訂正・削除ができないシステムを導入したりという方法をご紹介しました。
ですが、これらは新たなシステムの導入をするので、コストが余分にかかってしまい、負担になると思います。
そんなフリーランス・個人事業主・中小企業の方々におすすめな対応法はフローの整備です。
国税庁が出しているフォーマットに沿って社内の事務処理規程を整備することで、訂正や削除を防止することができるとされています。
この方法をとれば、余分なコストをかけずに電帳法の「真実性の確保」に対応できます。
「可視性の確保」への対応
先ほどお伝えしたとおり、「可視性の確保」はデータを見える状態にして、検索できるようにしておけば満たすことのできる要件です。
このうち、「データを見える状態にしておくこと」はわざわざ対応する必要はないでしょう。
問題は、「検索できる状態にしておくこと」です。
具体的には「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索できるようにしなければなりません。
もちろん、専用ソフトを導入して満たすこともできますが、これもコストがかかってしまいます。
そこでおすすめなのが、名称の形式統一です。
2023年3月3日にやりとりしたペイトナー株式会社との10,000円の請求書
→20230303_請求書_ペイトナー（株）_10000
また、excelで索引簿を作成するのも良い方法です。
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おわりに
今回の記事では電帳法への対応についてお話してきました。
もう一度記事の内容を振り返ってみましょう。
- 今回の改正では「電子取引」への対応に注意すべき！
- 対応の際は保存要件に注意すべき！
- 余分なコストをかけなくても改正には対応できる！
