2022年の改正で話題を集めている電帳法ですが、疑問なく全てを理解しているというフリーランス・個人事業主の方は少ないのではないでしょうか？
特に、これまで紙でしか書類を管理していなかった方々には、頭に入ってきにくい内容かもしれません。
そんな方々のために、この記事では「電子帳簿等保存」という電帳法の保存区分について解説します。
- 「電子帳簿等保存」とはなにかがわかる！
- 2022年の改正で「電子帳簿等保存」がどう変わるかがわかる！
- 改正にどう対処すればいいかがわかる！
目次
電子帳簿等保存とは
最初に述べたとおり、電子帳簿等保存とは電帳法（電子帳簿保存法）における保存区分のひとつです。
「そうは言われても、電帳法も保存区分もなんのことかわからない」という方もいらっしゃるでしょう。
そんな方のためにも、まずは電帳法の概要にざっくりと触れるところから始めましょう。
電帳法の概要
電帳法は、正式名称を「電子帳簿保存法」といい、帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
各税法で様々な書類の保存が義務付けられていますが、それを全て紙で保存すると嵩張ってしまったり探しにくかったりという欠点があります。
そのため、電子データで保存したいという需要が生まれました。
ですが、電子データは改ざんや修正が簡単なため、正しく保存するためのルールを設ける必要があったのです。
そのルールである電帳法では、帳簿・書類をその特徴によって3種類に分類しています。
その分類を「保存区分」といいます。
電子帳簿等保存は保存区分のひとつ
どのような特徴を持つ帳簿・書類が、電子帳簿等保存の保存区分に当てはまるのか見ていきましょう。
| 帳簿 | 自己がコンピュータを利用して作成する帳簿 | 仕訳帳・総勘定元帳など |
| 書類 | 自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類 | 損益計算表・貸借対照表など |
| 自己がコンピュータを使用して取引相手に交付する書類の写し | 請求書・納品書など | |
まとめると、自分で電子的に作成したものを電子のまま保存する場合、上記の区分になるということです。
自分で紙で作成したものは「スキャナ保存」、他人が作ったもの（他社から送られてきたもの）は「電子取引」という別の保存区分になります。
「電子取引」については、以下の記事で解説しておりますので、あわせてご覧ください。
これらを混同しないためにも、それぞれの保存区分について把握しておきましょう。
電子帳簿等保存は改正でどう変わったか？
この項では、ここまで説明してきた「電子帳簿等保存」において、2022年の改正の結果、どのような変更があるのかをご紹介します。
税務署長の事前承認制度の廃止
これまで、「電子帳簿等保存」に当たる書類を電子データで保存するためには、税務署長の承認が必要でした。
これを申請し、承認を得るためには、複雑な手続きとそれなりの時間が求められ、電子データでの帳簿・書類の保存における高いハードルとなっていました。
2022年の改正により、この承認制度が廃止となりました。
つまり、好きなタイミングで手軽に、帳簿・書類の保存方法を電子データに移行することができるようになったのです。
この改正により、ペーパーレス化が推進されることが見込まれています。
なお、この改正点は「スキャナ保存」においても同様です。
保存要件の緩和
「保存要件」とは、帳簿・書類を電子データで保存する際のルールのことです。
これまでは、電子データでの保存のためには多くのルールが定められており、電子化に踏み出せない事業者の数も多かったのです。
ところが、今回の改正によって、電子帳簿の保存要件が以下の3つに絞られました。
- システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
- 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
- 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること
要は、「システムやパソコン、プリンタなどを説明書とともに用意しておくこと」「税務職員に求められたらデータを出せるようにしておくこと」ができれば、帳簿を電子データで保存してもよくなった、ということです。
そして、これらの要件は、電子データを扱う際には必要なものなので、要件を満たすためにわざわざ何かをする必要がない、ということになります。
電子帳簿の保存が非常にやりやすくなったと言えるでしょう。
「優良な電子帳簿」
緩和前の要件を満たしている電子帳簿に関しては、「優良な電子帳簿」として扱われるようになりました。
- 記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
- 通常の業務処理時間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
- 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
- システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること（緩和されたものと同じ）
- 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと（緩和されたものと同じ）
- 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
ちなみに、うしろ3つの要件を検索要件と言います。
「優良な電子帳簿」として電子帳簿を保存・申請すれば、過少申告加算税が5％軽減されます。
また、所得税の青色申告特別控除（65万円）も適用できます。
申請の手続き
これらの優遇措置を受けるための申請について、少し見ていきましょう。
これらの措置の適用を受ける初年度においては、課税期間にかかる法定申告期限までに、所轄の税務署長宛に届出書を提出する必要があります。
届出書のフォーマットはこちらから入手できます。
また、上記の優遇措置を受けるための申請は、改正前から電子帳簿等保存を行い、「優良な電子帳簿」の要件を満たした保存を行っている場合でも必要となります。
そのような方は、改正前の要件で電子帳簿を保存し続ける必要がある（緩和要件が適用されない）ことにも注意が必要です。
電子帳簿等保存の改正にどう対応すれば良い？
ここまで見てきたように、2022年の電帳法改正において、電子帳簿等保存に関しては、緩和される方向に変更されており、大きな対応は必要ないと言えます。
これは、今回の改正の意図がデジタル化を進めることなのが原因です。
これを踏まえると、帳簿を電子データとして保存することが義務化されるのも時間の問題だと考えられます。
実際に、「電子取引」の保存要件に当てはまる書類は、今回の改正で電子保存が義務化されました。
この流れに乗ると、帳簿・書類の電子データでの保存は早めに取り掛かっておいた方が良いものだと言えそうです。
では、「電子帳簿等保存」にあたる帳簿・書類を電子データで保存する際の注意点にはどのようなものがあるのでしょうか？
「優良な電子帳簿」の条件に対応しておくと良い
今回の改正で、電子帳簿の保存要件が大きく緩和されたことはお伝えした通りです。
ですが、他の保存区分の書類を電子データで保存することも考えると、「優良な電子帳簿」の要件を満たして電子帳簿を保存しておくのが便利でしょう。
というのも、今回の改正で「電子取引」という保存区分の書類を電子データで保存する際に、「真実性の確保」と「可視性の確保」が義務付けられるようになったのです。
「優良な電子帳簿」の保存要件を満たしておくと、「電子取引」と同じように保存することができ、まとめて管理する際に便利だと言えます。
会計ソフトを利用する
優良な電子帳簿であるためには、訂正・改ざん・追加の履歴を残す必要があります。
このためには、「タイムスタンプ」という専用のシステムを使うと便利です。
ですが、タイムスタンプの導入にはコストや手間がかかるというネックがあります。
そこで、帳簿・決算書類の作成を作成する際に利用する会計ソフトを活用できます。
会計ソフトは帳簿・決算書類の作成の履歴を残すことができます。
これを踏まえると、会計ソフトを使用すれば「優良な電子帳簿」の保存要件を満たすことができると考えて良いでしょう。
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検索できるようにしておく
「可視性の確保」で注意しておくべきは、検索要件です。
先述の通り、他の要件が電子データを使用する際に必ず満たされるからです。
検索要件を満たすため、専用のシステムを導入してももちろん問題はありません。
ですが、どれを導入したら良いかわからなかったり、導入にかかるコストが気になったりする方も多いでしょう。
ここで、検索要件の注釈に注目してみましょう。
保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の うち②③の要件が不要となります（後述のスキャナ保存及び電子取引についても同様です。）。
電子帳簿保存法が改正されました R3.05（R3.12 改訂）
ここで言う②③の要件とは、「日付や金額の範囲を指定して検索できること」と「二つ以上の要件を満たして検索できること」です。
この注釈を踏まえると、税務職員の求めに応じることさえできれば、取引年月日・取引先・金額で検索できるようにしておくだけでいい、ということです。
この要件は、excelファイルなどで帳簿を作成していても満たすことができます。
その分、税務調査などで求めがあれば、税務職員のダウンロードの要望を受けることができるようにする必要がありますが、余分なコストもかからず有用な方法であると言えるでしょう。
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この記事のまとめ
ここまで、「電子帳簿等保存」とはなにか、を見てきました。
内容をもう一度振り返ってみましょう。
- 「電子帳簿等保存」とは、パソコンなどで自分で作った帳簿や書類のこと
- 2022年の改正で保存要件が緩和された
- 「優良な電子帳簿」の要件を満たして保存しておくとよい
他の保存区分についてもご紹介しているので、ぜひご確認ください。
