2022年に改正されて話題になっている電子帳簿保存法（電帳法）。
話題にはなっていますが、なにがどう変わったかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そんな方のために、この記事では電帳法の保存区分のひとつ「電子取引」について解説します。2024年の猶予期間終了までに、電帳法の改正について理解を深めましょう。
- 電子取引とはなにかがわかる
- 2022年の改正で電子取引まわりがどう変わったかわかる
- 改正による電子取引への影響にどう対処すればいいかわかる
目次
電子取引とは？
最初に、この記事で取り上げる「電子取引」とは何なのか見ていきましょう。
電子取引は書類の保存区分のひとつ
電子取引の話をする前に、軽く電子帳簿保存法（電帳法）について確認しておきましょう。
電帳法とは、原則として紙での保存が義務付けられている書類を、電子データで保存する場合のルールを定めた法律です。
電帳法の中で、書類は3種類に分類されています。
電子取引は、その分類（保存区分）のひとつのことなのです。
当てはまるのは、電子データでやりとりした書類
では、電子取引に当てはまる書類はどのようなものなのでしょうか？
電帳法の第二条五には以下のように書かれています。
電子取引 取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
小難しく書かれていてわかりにくいですが、要は「電子データでやりとりした書類」が電子取引に当てはまるのです。
電帳法の第二条五より
例として、取引先とメールでやりとりした請求書などが挙げられます。
電子取引関連でなにが改正された？
ここまでの部分で、電子取引の概要はおわかりいただけたかと思います。
では次に、2022年の電帳法改正の中で、電子取引に関連する変更点を解説していきます。
タイムスタンプおよび検索要件の緩和
まず、緩和された部分についてお話ししましょう。
ここで、見慣れない用語が2つ出てきました。
それぞれの意味は以下のようになっています。
電子データで保存している書類の検索機能に関する条件。
取引年月日や取引金額で書類を検索できるようにしておく必要がある。
この2つに関する部分は緩和されました。
具体的には、タイムスタンプを付与できる期間が伸び、検索要件に含まれる事項が減ったのです。
これらの事項によって、電子取引にあたるデータの電子保存が容易になったと言えるでしょう。
紙保存の禁止
この変更点が、今回の改正の目玉と言ってもいいでしょう。
国税庁の文書では、以下のように記載されている部分です。
⑴ 申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf#page=4
これはつまり、「電子取引にあたるデータは電子データのまま保存する必要がある」「プリントアウトして紙で保存することは禁止になる」ということです。
この改正点を注目すべき理由は、紙だけで書類を保存していた事業者も電子データで保存しなければならないようになる、という点です。
これまで、書類の電子データでの保存は、ペーパーレス化を進める企業のような限られた組織にしか関係のない話でした。
ですが、今回の改正で、メールやFAXなどで書類をやりとりする全ての組織に関わる法律となったのです。
そのため、ここまで話題になっていると言えます。
電子取引関連の改正に対応するためには？
では、ここまで説明してきた改正に、どう対応していけばいいのでしょうか？
2024年までの猶予期間のうちに、方法を考えなければなりません。
特に、フリーランスや個人事業主、中小企業のようなスモールビジネスの方は、なるべく手間やコストをかけずに対処したいかと思います。
そんな方々におすすめの対応法をご紹介していきます。
行われている取引を把握しておく
電子化に先駆けて、社内でどのような取引が行われているのか把握しておく必要があります。
取引相手・取引の量・取引の形式（メール・郵送など）がわかるといいでしょう。
そして、これらを紙でプリントアウトして保存しているのであれば、それをやめて電子データで管理し始めるようにしましょう。
また、保存している書類が紙と電子データの2種類になってしまうのを防ぐために、紙でやりとりしている取引先にはメールやFAXなどの電子データでやり取りできないか打診してみましょう。
訂正の記録を残しておく
先ほど、タイムスタンプの役割として、書類がある時点で存在していたことや改ざんされていないことを示す、ということをご説明しました。
これが求められるのは、「真実性の確保」が電帳法で求められているからです。
タイムスタンプを付与しておくと、この要件を満たすことができます。
しかし、先述の通りタイムスタンプは発行することのできる事業者が限られており、使いたいならば新たなサービスを導入しなければなりません。
そうなるとコストや手間が余分にかかってしまい、負担が大きくなるのでできるなら避けたいところです。
そんな方におすすめなのが、「事務処理規定の整備」です。
国税庁が公表しているフォーマットに従って事務処理規定を規定することで、「真実性の確保」の要件を満たすことができます。
システムを導入するコストがかからず、コストカットしたい事業者の方に適しているでしょう。
検索できるようにしておく
書類を電子データで管理する際には、「検索機能の確保」も求められます。
メールの添付書類をダウンロードしただけだと、「202303151346.pdf」のようななんの書類かわからない状態になってしまうことがあると思います。
この状態だと、電帳法に反しているのみならず、自身でもどれがどの書類かわからず不便になってしまいます。
もちろん、検索できる状態で書類を保存できるソフトを導入してもいいのですが、検索しやすい名前にしておくだけでも問題ありません。
日付・金額・取引先で検索できるようにすることが求められているので、「20230315_ペイトナー（株）_請求書_100000」のような形式でルールを決めて書類を保存すればいいでしょう。
ペイトナー請求書なら手間なくこれらの対応ができる！
ここまで紹介してきた内容を踏まえると、取引先とやりとりする度に書類をダウンロードして名前を変えて適切なフォルダに保存して…と、やらなければならないことが非常に多くなるとわかります。
この手間を削減してくれるのが「ペイトナー請求書」です。
ペイトナー請求書を利用すれば、請求書の受け取りからデータ化まで自動で完了します。
データ化された請求書は、日付・金額・取引先で検索でき、「検索機能の確保」の要件を満たした状態で保存できます。
電帳法の改正への対応に迷っている方には、非常におすすめのサービスです。
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おわりに
この記事では、電帳法の「電子取引」について見てきました。
最後に内容を振り返ってみましょう。
- 電子取引とは、電子データでやりとりした書類の保存区分
- 2022年の改正でプリントアウトして保存することが許されなくなった
- 2024年までに様々な対応を取る必要がある
2022年の電帳法改正の影響が一番大きい電子取引ですが、噛み砕いていけば難しいことはありません。
ペイトナー請求書のようなサービスを用いることも視野に、電子取引まわりの改正に対応していきましょう。
