業種によっては請求書を手渡しする場合があると思います。また事情があって手渡しがやりやすい場合もあるかもしれません。
そんなとき「そもそも請求書を手渡していいの？」「マナー違反じゃないの？」こんな疑問や不安が出てくると思います。今回は請求書を手渡していいのか、手渡しするときの注意点などを解説していきます。
- 請求書の手渡しは可能だが請求書在中のスタンプは必須！
- 手渡しの時の書き方は郵送の時の書き方と同じ！
目次
請求書は手渡しできる？
そもそも請求書の手渡しは可能でしょうか。結論から申しますと”請求書の手渡しは可能”です。
手渡しできる！請求書にルールはない？
請求書自体に法的には指定のフォーマットや明確なルールはありません。
つまり請求書の手渡しは可能です。
先方が手渡しを望めば手渡し、郵送を望めば郵送と先方の望む方法でできる限り対応することが必要です。ですから、今回の手渡しについて学ぶことは今請求書を手渡していない方にとっても学んでおく必要のある項目です。
手渡しの際の注意点
手渡しが問題ないことがわかりました。そこで手渡しのときに注意する点を確かめていきます。ポイントは2点です。①請求書在中のスタンプを付けること➁確実に経理担当者に渡すことです。詳しく見ていきましょう。
請求書在中のスタンプは必須！
請求書を出すときは手渡しでも封筒に入れて渡すのが一般的です。
また、封筒の外から何が入っているかわかるように「請求書在中」のスタンプを押しておくことが重要です。
経理担当者の手に確実に渡るように正確な連絡を！
手渡しであっても経理担当者に渡るよう正確に連絡する必要があります。
受付の方と経理担当者が別々であれば経理担当者に渡らない、というミスが起きる可能性が当然あるからです。「誰に」「いつ」渡すかなどを事前メールや手渡しした後も請求が行われることをメールなどで確認することは重要です。
手渡しの際の書き方
ここからは書き方について解説していきます。とはいえ「手渡しの請求書の書き方」は存在しません。郵送のときと同じです。
1.請求書の宛先
取引先の情報を記載します。会社名、氏名、住所、電話番号などです。
2.サービス、商品の内容
提供サービスや商品の内容を記載。具体的には品名、単価、数量、金額などを記載します。
3.請求内容
取引を全て合わせた小計に消費税をプラスして合計金額を記載します。報酬金額＋消費税（10％）を大きく記載します。
4.請求金額
消費税と取引の小計金額は分けなければいけないというわけではありませんが、分けておいた方が見やすいので内訳が分かる形で表すことをオススメします。
5.消費税の金額
上記の通り消費税をプラスした合計額を大きく記載しますが、消費税（2022年5月現在は10%）の内訳を示しておくとよりわかりやすくなります。
6.発行日
請求書を発行する日です。日付を決める時は取引先の都合に合わせる必要があります。特に初めてのやり取りの際はクライアント（取引先）に確認します。
7.支払期日
支払期日は通常契約を交わしたときに決めておきます。相手に対して確認の意味もありますし、自分で入金確認する際も役に立ちます。
8.発行者の情報
自らの事業所の会社名、氏名、住所、電話番号等を記載します。ただし、住所はフリーランスの場合、トラブルになった場合が怖い等様々な理由で記載したくない場合は省略も可能。社会的信用を得るために書くことが好ましいが、請求書は住所がなくても役割は果たしますのでその点はご安心ください。
連絡先はマナーとして入れておいた方がベターです。
9.振込先情報
振込先の口座情報のこと。具体的には銀行名、支店名、預金種別、口座番号、名義の情報を記載します。銀行コードや支店コードも記載し、名義はカタカナで明記します。
10.特筆事項
特別価格での販売や追加料金、分割払いの何回目の支払いかなど記載できます。
例：5万円の支払い（額面金額）のうち、2万円は前金で支払われていて、今回の請求で支払う金額は3万円だった場合。（額面金額はあくまで5万円）と記載します。そのようなとき、特筆事項で説明する方法があります。
11.請求書番号
請求書番号の付け方には特に決まりはありません。
日付や取引先で数字と記号のルールを作っておくと後で確認するときにスムーズです。
封筒の書き方は？
手渡しの場合、封筒に相手の宛先や宛名を書く必要はありません。
表面は「請求書在中」と記載するだけでOKです。
裏面は封筒の裏面に自社の住所や会社名、担当者氏名を記載しましょう。
封筒には送付日も記入しましょう。裏面の左側上部に書くのが一般的です。縦書きの場合は漢数字で、横書きの場合は算用数字で書き入れてください。
最後に封じ目です。請求書を封筒に入れて糊付けをしたら、封じ目に封字を記入しましょう。封字には「〆」「封」「緘」などがありますが、一般に請求書で多く使われるものは「〆」です。
手渡し以外の方法は？
手渡し以外にも郵送や投函、メールなどで請求書を渡す方法があります。
ルールの大枠は変わりませんのでご安心ください。
取引先の望む方式で進めるのが吉
様々な種類がある中でどのように請求書を渡したらいいのか気になるかもしれません。繰り返しになりますが、先方（取引先）の望む方式で進めることが重要です。特に義務はありませんので先方とコミュニケーションをとってお互いがよりやりやすい方法にすることが肝要です。
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この記事のまとめ！
- 請求書の手渡しは可能だが請求書在中のスタンプは必須！
- 手渡しの時の書き方は郵送の時の書き方と同じ！
請求書を手渡しする業種や立場の方のために「そもそも請求書を手渡しで渡していいの？」「マナー違反じゃないの？」「どのように手渡ししたらいいの？」こんな疑問や不安にお答えする記事を作成しました。これを読むことで「請求書は手渡しでお願いできますか」といきなり取引先に言われたとしても慌てずに対応できるようになったと思います。
請求書の手渡しは可能であること、その際の注意点をご理解いただき、お仕事に活かしていただけますと幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。\
