昨今ペーパーレス化が進んできていますが、それでも紙の請求書を取り扱う場面も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、請求書を送付する際の「封筒の選び方」「封筒の表・裏面の書き方」について覚えておくべきビジネスマナーをお伝えしていきます。
- 請求書を入れる封筒は「縦書き」と「横書き」の2種類が存在する！
- 送り先ごとに、記載方法の作法が存在するので、事前に把握した上で記載しよう！
目次
請求書の送付に封筒は必須！正しいビジネスマナーとは？
取引先への請求書を発行した場合、郵送する機会が多いです。その時にふと悩むのが、封筒の書き方ではないでしょうか。
実は封筒の書き方などにはマナーが存在するため、相手方に失礼のないように注意する必要があります。まずは選び方から順に確認していきましょう。
封筒の選び方
実は、請求書を送付する際に使える封筒は決まっているのです。封筒の種類は数多くあるので、間違えないように注意しましょう。
まず、請求書を入れるのに用いられる封筒のサイズは以下の2種類です。
長形3号
定形郵便物の中で最大サイズの封筒で、大きさは「縦235×横120mm」です。
A4サイズの請求書を三つ折りにして入れるのに、丁度いいサイズになっています。
郵便料金は「25g以内であれば84円（税込）」「50g以内であれば94円（税込）」です。
角形2号
大きさは「縦332×横240mm」です。A4サイズの請求書を折ることなく、そのまま入れることができます。請求書以外にも同封したい資料がある場合、厚みがあるので便利でしょう。
定形外郵便となるので、郵便料金は「50g以内で120円（税込）」です。
角形2号で郵送する場合、請求書などの資料はクリアファイルに入れておくといいでしょう。もし雨で濡れてしまっても保護することができますし、封筒の内側と擦れ合うことを避けることもできます。
用途や好みに合わせて、自分なりに封筒を選択して良い
請求書を送付する際に選択するべき封筒に特段ルールはございません。
同じサイズでも「封をしやすいようにテープなどが付いている商品」「中身が透けにくいようになっている商品」など、様々な種類があります。
ご自身の好みによって、使いやすいものを選んでいきましょう。
請求書の封筒の書き方（縦書き・表面）
請求書を入れた封筒の表面には、下記3項目を記載するようにしましょう。
- 送り先の郵便番号・住所
- 送り先の「企業名」「（あれば）部署名」「担当者名」
- 直筆またはスタンプで「請求書在中」
では、それぞれについて解説していきます。
送り先の郵便番号・住所
郵便番号は、記入する枠がある場合はその中に書きます。
もしなければ封筒の右上に記載するようにしましょう。
住所は郵便番号の真下から書き始めます。
また、都道府県名も省かずに記載しましょう。
送り先の「企業名」「（あれば）部署名」「担当者名」
封筒の中央部に記載します。
住所の上端から1文字ほど下げた位置から書き始めましょう。
住所等と比較して、一回り大きめの文字で書きます。
直筆またはスタンプで「請求書在中」
必須ではありませんが、担当者にスムーズに届けるためにも記載しておくのがマナーです。
また、郵便ポストの中で他の郵便物と区別しやすくなります。
色は黒でもいいですが、藍色や青色など目立つ色がオススメです。
しかし、赤色はやめておくのが無難でしょう。
なぜなら経営者の中には、「赤字」を連想してしまう方もいるからです。
なお、縦書きの場合は左下に記載することが一般的です。
請求書の封筒の書き方（縦書き・裏面）
請求書を入れた封筒の裏面は、発送者の情報を記載します。
下記4項目を記載しましょう。
- 発送者の郵便番号・住所
- 発送者の会社名、屋号、氏名など
- 送付した日付
- 封じ目（〆、封など）
では、それぞれについて解説していきます。
発送者の郵便番号・住所
記入枠がない場合、郵便番号は住所の上に横書きで記載しましょう。
発送者の会社名、屋号、氏名など
住所の横に、表面の宛先よりも小さめの文字で記載します。
送付した日付
一般的には、左上部に記載します。
縦書きの場合は、漢数字で記載しましょう。
封じ目（〆、封など）
〆を記載する場合は、×印にならないように注意しましょう。
封筒の継ぎ目による記載の注意点
なお、封筒の裏面には継ぎ目があるものとないものがあります。
それぞれ記載する位置が異なるので、注意が必要です。
- 継ぎ目がある場合
- 継ぎ目を境にして、「右側に住所」「左側に会社名、屋号、氏名」を記載します。
- 継ぎ目がない場合
- 封筒の左端に寄せて、住所と会社名などを記載します。
送り先ごとの記載方法に気を遣おう！
郵便番号と住所の書き方は全て同じですが、送り先がどこかによって、その書き方は微妙に異なってきます。
「担当者宛」「部署宛」「会社宛」の3つのパターンについて、それぞれどのように記載するべきか確認していきましょう。
担当者宛に送付する場合
封筒の中央部に、まずは会社名を記載します。
この時に要注意なのが、書き始める位置です。
「住所の上端から1文字ほど下げた位置」から書き始めましょう。
また正式名称で記載するので、（株）などの短縮形は使用しません。
次に担当者名を記載しますが、書き始める位置は会社名と並列で大丈夫です。
役職がある方は、氏名の上に記載します。
「担当者」宛に送付するので、会社名の後ろに「御中」は必要ありません。
担当者の氏名の後ろに「様」を付けましょう。
また担当者名は、他と比べてひと回り大きめの文字で記載するのが一般的です。
もし担当者がわからない場合は、「ご担当者様」と記載します。
最後に、よくある間違いの1つを紹介します。
担当者宛に送付する場合は部署名も記載することが多いが、「二重敬語」に注意しましょう。
- ◎正しい → 「経理部 田中部長」または「経理部部長 田中様」
- ×間違い → 「経理部 田中部長様」
部署宛に送付する場合
担当者宛と同様に、封筒の中央部に会社名を記載します。
次に、左横に並列して部署名を記載しましょう。
部署の場合、様ではなく「御中」を使用します。
また部署宛なので、部署名は他よりひと回り大きめの文字で記載しましょう。
会社宛に送付する場合
会社宛の場合、住所よりひと回り大きめの字で中央部に会社名を記載します。
部署同様に「御中」を使用しましょう。
横書き（表面）の書き方
請求書を入れた封筒の表面には、下記3項目を記載するようにしましょう。
- 送り先の郵便番号・住所
- 送り先の「企業名」「（あれば）部署名」「担当者名」
- 直筆またはスタンプで「請求書在中」
では、それぞれについて解説していきます。
送り先の郵便番号・住所
郵便番号は、記入する枠がある場合はその中に書きます。
もしなければ封筒の左上に記載しましょう。
住所は郵便番号の真下に書きます。
また都道府県名も省かずに記載しましょう。
送り先の「企業名」「（あれば）部署名」「担当者名」
企業名は、住所の左端から1文字分右の位置から記載するようにしましょう。
住所等と比較して、一回り大きめの文字で書きます。
直筆またはスタンプで「請求書在中」
横書きの場合は右下に記載することが一般的です。
横書き（裏面）の書き方
請求書を入れた封筒の裏面は、発送者の情報を記載します。
下記4項目を記載しましょう。
- 発送者の郵便番号・住所
- 発送者の会社名、屋号、氏名など
- 送付した日付
- 封じ目（〆、封など）
発送者の郵便番号・住所
記入枠がない場合は、住所の上に横書きで記載しましょう。
封筒全体の下部1/3程のところに記載すると、バランスよくキレイに見えます。
発送者の会社名、屋号、氏名など
住所の下に、表面の宛先よりも小さめの文字で記載します。
送付した日付
一般的には、左上部に記載します。
横書きの場合は、算用数字で記載しましょう。
封じ目（〆、封など）
〆を記載する場合は、×印にならないように注意しましょう。
請求書在中の記載方法
繰り返しになりますが、請求書を入れた封筒の表面に「請求書在中」と記載する必要があります。記載方法には「手書き」「スタンプ」の2つがありますが、優劣はないのでどちらで行っても問題ありません。
ただし手書きだと手間がかかってしまいますし、書き間違って封筒を廃棄しなくてはいけなくなってしまう可能性が出てきます。ですので押せば簡単に記載できて、かつ読みやすいスタンプを使用している事業者様が個人・法人問わずに多いようです。特に毎月送付する枚数が多い場合は、圧倒的にスタンプの方が効率的でしょう。
形式が決められている訳ではないので、市販されているスタンプを購入するといいのではないでしょうか。安く購入したい場合は、ほとんどの100円ショプでも販売されているので、是非活用してみてください。
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この記事のまとめ！
- 請求書を入れる封筒は「縦書き」と「横書き」の2種類が存在する！
- 送り先ごとに、記載方法の作法が存在するので、事前に把握した上で記載しよう！
今回の記事では「請求書を入れる封筒の選び方」「請求書を入れた封筒の表面・裏面の書き方（縦書き・横書き）」「オススメする請求書の管理方法」について、お伝えしました。
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