「請求を出し忘れたら、売掛金が時効になるの？」「請求書を出し忘れたらどうすればいいの？」「そもそもそんなに大きな問題なの？」このような疑問はありませんか。起きてはいけないのに起きてしまう恐れがあるのが請求書の出し忘れ。その時に知っておきたい法律や対処法について解説します。損をしたくない人はぜひ参考にされてください。
- 請求書を出し忘れると入金されない！
- 売上債権には原則5年の時効がある！
- 請求書を出し忘れた場合はお詫びメールを送ろう！
目次
請求書を出し忘れると？
請求書を出し忘れてしまうと取引先は、いつまでにいくら支払いをすればいいのかわかりません。つまりせっかく仕事をしても入金が行われないということです。
日頃の買い物では請求書の重要性を考えなくても問題がないかもしれません。
注文履歴など請求書の代わりになるものがあるからです。
しかし、例えばフリーランスの仕事など請求書を元に取引先が支払いをしている場合、請求書はお金と同じくらい重要な書面になります。
そもそも請求書とは
請求書とはサービス提供した料金を期日までに支払っていただくための書面のこと。いつまでにいくら支払えばいいか取引先に示す書面とも言えます。
出し忘れるとどうなる？
あなたは請求書を出し忘れたらどうなると思いますか。
「サービス提供はしているし、商品は渡しているので請求書がなくとも支払ってもらえるだろう」と思っていませんか。もしそうであれば一度考え直す必要があります。
原則として請求書で管理をしている取引先からの入金はありません。
仕事をしても時効になって、お金をいただく権利を消失する恐れがあります。また請求書が受理されない限り、代金を支払えないというルールを設定している企業が大半です。
請求書の時効って何？
実は請求書には有効期限があります。知らないとタダ働きになって損をする恐れがあります。ここでは、請求書の時効について詳しく述べていきます。
売上債権の有効期限
受取手形や売掛金などサービス提供のあとでお金をいただく権利（ツケ払い）のことを売上債権といいます。
売上債権には時効があり、有効期限を過ぎてしまうと時効となり取引先のツケはなくなってしまいます。サービス提供をした分のお金をいただけなくなるということです。
法改正後は5年が有効期限
旧民法（第173条）では未払い状態で支払い期日の翌日から2年経過すると請求書自体が期限切れになり支払いが行われませんでした。
2020年4月1日施行の新民法（第166条）では原則として支払期日の翌日から5年で消滅するようになりました。
つまり2020年4月1日以前の債権発生には有効期限2年が適用され、2020年4月1日以降に発生した債権は5年で時効ということです。
有効期限が切れると？
5年に伸びた有効期限ですが、もし有効期限が切れたらどうなるのでしょうか。
有効期限が切れ売掛金が時効になると永遠に支払いは行われません。
請求書を出し忘れたときの対処法
出し忘れてしまったらどうしたらいいのでしょうか。万一に備えて出し忘れてしまった場合の対応方法も理解しておきましょう。先に請求書の役割と概要についてです。
請求書の提出タイミングの知識
請求書は支払いを請求するための書面と前述しましたが、出すタイミングには2種類あります。一つ目は取引の都度、請求書を発行する都度方式です。
二つ目は掛売方式です。これは例えばひと月に何度も取引がある場合や継続して取引することが前提の場合などに一定期間の請求をまとめてする方法です。
提出タイミングは取引先と契約時に確認して決めるのが一般的です。
出し忘れによる影響
タイミングを取り決めたにも関わらず期日に出し忘れると請求側はもちろん請求先（取引先）にも影響を与えてしまいます。どのような影響があるか確認しましょう。
1.経営活動に支障
経営をしていると従業員や自分の給与を支払う必要があります。
しかし請求書を出し忘れ、仕事をしたのにお金が入ってこない状態になってしまうと支払いができず倒産する恐れがあるということです。
借金があっても資金繰りが回っていれば会社は倒産しませんが、逆に利益がでていても支払うべき時に支払いができなければ倒産してしまいます。
「請求書くらい」と思ってしまう人もいるかもしれませんが、経営する上で大変重要な問題になってくるので気を付けましょう。
２．先方の信頼を落としてしまう
取引先は請求書がないと支払いができません。ですので毎月の請求書が適切に発行されないと支払い側に迷惑がかかります。
取引先も当然多くの企業や個人への支払いを抱えているはず。
その中で請求書が発行されないために支払いができずイレギュラー対応をしなければならず先方の貴重な時間が失われるので期日は守りましょう。
加えて、毎月のルーチン業務が滞る原因にもなり、この人はだらしないなという印象を与えてしまいます。先方の信頼を落としてしまうと継続して依頼していただけるチャンスを失う恐れもあります。
万が一請求書の出し忘れが起きた際は、早急な謝罪や対応をすることが不可欠です。では、具体的にどのように対処したらよいのでしょうか。
請求書を出し忘れたときの対処法
まずはすぐに先方の担当者に連絡を取り、請求書が遅れてしまった旨を謝罪し請求書を送付させていただく旨の連絡をします。
期日や金額に関わることのため、なるべく口頭ではなくメールで連絡することが好ましいです。ここではお詫びメールのポイントを整理しておきましょう。
◆お詫びメール作成時のポイント◆
1.件名には端的に
「請求書遅延のお詫び」のような一目でわかる件名がいいです。
2.本文は冒頭で謝罪
先方にご迷惑をおかけしたことになりますのでまずは冒頭で請求書が遅延したことに対する謝罪を入れます。
3.原因と今後
なぜ今回の問題が起こったのか端的に触れます。原因よりも先方が知りたいことは「遅れたのはわかったから、いつ送られてくるのか？」「今後は大丈夫なのか？」です。いつまでに送るか、今後はどのようにして再発防止するのかを明確にお伝えします。
このように謝罪＋今後の予定＋再発防止策を含めることがポイントです。
請求書の管理を効率的に進める方法
請求書を出し忘れたらどうなるのか、万が一請求書を出し忘れたらどのような対処が必要かを述べてきました。そもそも請求書を忘れる事態を防ぐことが最も重要です。そこで請求書の効率化と確実な保管のために電子請求書サービスをご紹介します。受け取る側の管理になるのですが、請求書の管理の効率化は近年のビジネスにおいて大変有効な手段の一つです。ぜひ業務改善の参考になさってください。
【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ
請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。
ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。
- メールで受け取った請求書を自動で保管
- AIと専属オペレーターで請求書を電子化
- 振込業務の自動化
「ペイトナー 請求書」とは？
「ペイトナー 請求書」は、請求書の管理・振込をすべて自動化することができる、クラウド請求書処理お任せサービスです。
電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。
ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？
請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！
ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。
今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
振込まで自動化！
データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。
1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。
今なら「3分でわかる」無料資料を配布中！
ペイトナー請求書が気になった方には、無料資料を配布中です！
- 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
- 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
- 「ペイトナー請求書」が選ばれている理由
この記事のまとめ！
「請求を出し忘れたら、売掛金が時効になるの？」「請求書を出し忘れたらどうすればいいの？」「そもそもそんなに大きな問題なの？」このような疑問が解決できたかと思います。
また、もし請求書を出し忘れたときに知っておきたい法律や対処法について解説しました。
請求書を忘れずに出すことが大切だということに気付き、業務改善にお役立ていただけると嬉しいです。ありがとうございました。
