みなさんは請求書を受け取ったあと、どのように扱っているでしょうか？
もしかしたら、「受け取った順そのままに一つのファイルにまとめている」というような方もいらっしゃるかもしれません。このような保管を続けていると、あとで特定の請求書を探し出したいときに苦労するでしょう。
この記事では、そんな事態を避けるための請求書の管理について見ていきます。
- 請求書を管理する際のポイントがわかる
- エクセルで請求書を管理する際の注意点がわかる
- 専用ソフトを使って請求書を管理するメリットがわかる
目次
受け取った請求書は管理する必要がある
「請求書？保管しておけばいいんでしょ？知ってるよ！」請求書の保管に関して、このような認識の方も少なくないのではないでしょうか？
実は、請求書を雑多に保管しておくと、罰則の対象になる恐れがあるのです。
各種法令が請求書の保管を義務付けている
請求書は保管義務が法律で定められています。
場合によって異なるのですが、5〜10年保管する必要があるのです。税務調査などできちんと保管されていないと見なされた場合は、この義務を怠ったことになります。その際には、追徴課税のようなペナルティが用意されています。
つまり、必要な請求書をすぐに取り出せるように管理しておく必要があるのです。
受け取った請求書を管理する際のポイント
では、請求書を受け取ってから、支払いをし、保管するまでの一連の流れで気にすべきポイントを見ていきましょう。
未確認・未払い・支払い済みの3つに分類する
受け取った請求書を管理する際には、3つの分類を作っておくことがおすすめです。
これは、請求書が紙・データどちらの場合でも同様です。
| 未確認 | 受け取ったばかりで内容の確認をしていない請求書 |
| 未払い | 内容が正しいことを確認したがまだ支払っていない請求書 |
| 支払い済み | 支払いも済ませて後は保管するだけの請求書 |
このような分類をしておくと、支払い忘れや二重支払いを避けることができます。
支払い済みのものは整理する基準を作る
では、支払い済みのものは支払った順に一ヶ所にまとめればいいのでしょうか？数年間保管する義務がある以上、これでは請求書の量が膨大になってしまいます。そうなると、目当ての請求書を探し出すのも一苦労です。
これを避けるために、整理する際の基準を作るようにしましょう。
以下では、基準の一例を紹介していきます。
期間で分類する
取引が行われた年度や月ごとに分類すると、一定期間の取引をまとめて見ることができ便利です。
ただし、特定の取引先とのやり取りを探し出したい場合などには、少し手間がかかります。特に、取引先が多数にわたる時は、面倒かもしれません。
取引先で分類する
請求書の発行元（取引先）ごとに分類するのも便利な分類方法です。
分類するのに手間はかかりますが、取引の遷移を見ることができます。
電子データで管理するのがおすすめ
請求書を管理するとなった時、紙と電子データ、どちらがいいか悩む方もいらっしゃると思います。
「ずっと紙で管理してたから紙のままがいい」と思われる方も多いかもしれません。ですが、請求書は電子データで管理することをおすすめします。
というのも、2022年1月の電帳法改正により、電子データで受け取ったものは電子データのまま保存するのが義務になったからです。今まで請求書を紙で管理していた方も、電子データでの管理に移行していくようにしましょう。
エクセルで請求書は管理できる？
「業務管理と言えばエクセル」と思っている方も多いのではないでしょうか？
請求書の管理もエクセルで可能なのか、見ていくことにしましょう。
導入のハードルが低く便利
エクセルといえば、多くの会社の業務で利用されており、使い慣れている方も多いのではないでしょうか？そのため、エクセルを使った請求書管理は、簡単に始めやすいと言えるでしょう。
この点では、エクセルで請求書を管理するのは有用だといえそうです。
多くの注意点が存在する
ただし、エクセルで請求書を管理するときは以下のような点には注意しないといけません。
- 取引先の増加がそのまま負担の増加になる
- 基本は手作業なのでミスが起こりやすい
- リアルタイムでの共有が難しい
- 量が多くなると処理が重くなってしまう
請求書はお金のやり取りに関する書類なので、一つのミスが信用を失う結果に繋がりかねません。記載漏れによる支払い忘れや、共有漏れによる二重支払いなどは避けたいところです。
できなくはないが気を使う点が多い
エクセルを使った請求書管理は、導入のハードルが低いものの、気を付ける点が多いというのがわかりました。
ミスが許されない請求書関連の業務である以上、強くおすすめできる方法ではないでしょう。
請求書管理ソフトってどうなの？
では、請求書管理用のソフトを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
見ていくことにしましょう。
様々なメリットがある
請求書管理専用のソフトを利用すると、以下のようなメリットがあります。
- コストカットができる
- オンラインでの共有が容易
- データ管理の効率化
請求書の分類や支払いの手間が省けたり、データを効率的に共有できたりするのです。その分浮いたコストを他の経理業務に回すことができます。
制度への対応も簡単
2023年現在、請求書関連で重要な制度が2つもあります。
「電子帳簿保存法の改正」と「インボイス制度」です。これらへの対応は必須だと思って問題ありません。ですが、自力で対応するのは非常に難しく、対応しきれなかった場合には罰則があるものもあります。請求書管理専用のソフトを導入すると、これらの制度へも簡単に対応できるのです。
逆に言うと、これらの制度に対応していないサービスを選ばないように注意しましょう。
おわりに
今回の記事では、請求書を管理する方法について見てきました。
もう一度内容を振り返ってみましょう。
- 請求書はきちんと分類して管理すべき
- 請求書をエクセルで管理する際はミスのないように注意すべき
- 専用ソフトを使うと新制度への対応などもできて便利
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