2022年1月に改正された電子帳簿保存法についてこんな疑問はありませんか。
「事務処理規定って何？」「事務処理規定を作りたいけどどうしたらいいの？」。
本記事では事務処理規定の必要性や作成方法（テンプレート有）を説明します。
最後にはきっと電帳法の基本が理解でき、かつ事務処理規定の作成に着手できるはずです。
- 事務処理規定とは何かがわかる
- 電子帳簿保存法の対策がわかる
目次
改正電子帳簿保存法（電帳法）の概要と義務化された電子取引の保存
2022年1月から電子帳簿保存法（電帳法）は大幅に改正されました。緩和、義務化、強化されたものの三種類があります。
本記事では電子帳簿保存法（電帳法）の基本を解説しつつ、「事務処理規定とは何か」「事務処理規定の必要性」「具体的な作り方（サンプル有）」などについて説明します。
電子帳簿保存法（電帳法）の中での電子取引とは？2022年1月の電帳法改正で義務化されたもの
そもそも電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するための法律です。
法令上は帳簿などは原則、紙で保管しなければなりません。
しかし、紙での保存はファイリングの手間や保管スペースの確保、効率性の観点などから望ましくない場合があります。
こうした背景から、電子保存を促進し業務効率化を図る目的で、1998年に電子帳簿保存法（以下電帳法）が成立しました。
当初は適用要件が厳しいこともあり、普及がなかなか進んでいないませんでした。そこで、緩和などの改正を続け、普及促進を図ってきました。直近の改正が2022年1月の改正です。
電帳法には電子帳簿等保存（区分①）、スキャナ保存（区分➁）、電子取引（区分③）の3つの区分があります。
下図のように区分されます。
| 概要 | |
| 電子帳簿保存 | 電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存 |
| スキャナ保存 | 紙で受領・作成した書類を画像データで保存 |
| 電子取引 | 電子的に授受した取引情報をデータで保存 |
今回の2022年1月の改正で義務化されたのは電子取引の保存方法です。
具体的にはPDF形式など電子データで受け取ったものを保存するときにプリントアウトして紙を保存ができなくなりました。
電子データで受け取ったものは電子データのまま保存しなければなりません。
ただしすぐに変更できない事情がある場合には、猶予期間が2022年1月1日～2023年12月31日の2年間で設定されています。
電子取引の保存要件
繰り返しになりますが、今回の改正で義務化されたことは「電子取引」の部分の電子で受け取ったデータを電子保存しなければならないことです。
ここではそもそも「電子取引」の保存要件を解説します。
電子取引の保存要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2点を守らなければなりません。
簡単にいうと真実性の確保とは、保存されたデータに改ざんなどがなく真実が確保されていることです。
可視性の確保とは、保存されたデータが検索・表示でき、見せられる状態であることです。
具体的には下図の内容になります。
つまり真実性の原則で④の事務処理規定を運用する場合が今回のテーマです。
以下の措置のいずれかを行うこと
- タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
- 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
- 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
- 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
- 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
- 検索機能（※）を確保すること
- ※帳簿の検索要件①〜③に相当する要件（ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要）
保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要
- ※帳簿の検索要件①〜③に相当する要件（ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要）
※引用：国税庁資料
電帳法での事務処理規定とは？
事務処理規定とは電帳法に従って処理するために整備する企業内の取り決めのことです。
事務処理規定がどのような場合に必要なのか、どのような項目を入れる必要があるのかを解説します。
事務処理規定が必要な場合とは？
電子取引の保存の要件である「真実性の要件」を満たすための要件は、次の４つのいずれかの要件を満たすことが必要です。
- タイムスタンプが付与された書類を受取って保存する
- タイムスタンプをすぐに付与し、見られる状態にしておく
- 訂正削除ができないシステム、又は訂正削除の事実が確認できるシステムを使う
- 事務処理規定を定め、規定に沿った運用をする
つまり、タイムスタンプや履歴の残るシステムを使っていない場合は事務処理規定を整備し、運用することが求められます。
事務処理規定に必要な要件と項目
事務処理規定を整備して対応する場合、事務処理規定作成のルールを理解する必要があります。
- 他の人と確認を取りながら仕事ができる（相互けん制が機能する）体制であること
- 事務処理手続きを定期的に検査する体制であること
- 問題が発覚したときに原因究明や再発防止、改善できる体制であること
（参考資料：国税庁Q&A問12参照）
以上3点を満たす必要があります。
- 目的：参照している法律や本規定の目的について
- 適用範囲規程が適用される範囲の人
- 管理責任者：規程の管理責任者
- 電子取引の範囲：EDI、電子請求書の授受など
- 取引データの保存：保存期間や保存場所など
- 対象となるデータ：具体的な情報項目を記す（納品情報・支払い情報など）
- 運用体制：管理責任者や運用責任者の役職や名前など
- 訂正削除の原則禁止：訂正や削除の原則禁止であることの記載
- 訂正削除する場合：訂正や削除する場合の条件
参考資料：国税庁 参考資料（各種規定のサンプル）
電子取引保存義務化への対処方法
ここまでを簡単にまとめると、2022年1月の電帳法改正により電子で受け取ったデータを印刷して紙保存できなくなりました。
電子保存の義務化です。
電子保存するための要件には「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす必要があります。
「真実性の要件」を守るためにはタイムスタンプを使用するか、改ざんできないシステムを導入する必要がありますが、準備できない場合は事務処理規定を社内で整備し、運用する必要があります。
ここからはこの電子取引保存義務化への対処法の具体的なアクションを紹介していきます。
事務処理規定はもちろんあるに越したことはないのですが、他の方法でも対処可能な場合があります。
電子取引を整理・把握する
まずは自社における電子取引を全て洗い出し、把握することが必要です。
例えば電子メールで受け取っている取引情報や営業担当者の立替経費などの支払いデータがあります。
また近年増えてきたインターネット取引の取引情報を使用する場合などがないか確認します。
次にこれらの情報を電子保存できないか検討します。
例えば電子メールはPDF形式にして保存したり、インターネット取引情報はダウンロードできるか、できない場合はスクリーンショットで保存できないかなど検討します。
電帳法・保存要件を加味した保存方法を検討する
取引を洗い出し、保存方法をある程度検討した後は保存要件を満たせているか検討します。
具体的には「真実性の確保」と「可視性の確保」ができているかです。
真実性の要件では前述の①～④のいずれかの措置が必要です。①のタイムスタンプが付与された後に取引情報を授受することは中小企業の実態としてなかなか難しいと思います。
そこで➁か③のタイムスタンプを速やかに押す方式や改ざんできないシステムの導入を検討してもいいかもしれません。
ただこれらは時間やコストがかかることは避けられません。
結果、まずは比較的自社完結ですぐに手をつけやすい④を進めていくことをおすすめします。
つまり事務処理規定を定め、訂正削除が簡単に行われない運用を構築する必要があります。
電帳法の事務処理規定のサンプルをご紹介
ここで具体的に国税庁のホームページで公表されているWordファイルのサンプルをご紹介します。上記の条件を満たした過不足のないサンプルです。
これを参考に自らの会社に適用した事務処理規定を整備することをおすすめします。
国税庁が公表している事務処理規程（サンプル）
引用元：国税庁 参考資料（各種規程等のサンプル）電子取引に関するものより
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この記事のまとめ！
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