「電子請求書にデメリットはないの？」と、優秀な経営者や経理担当者の方ほど迷うのかもしれません。
今回はそんなあなたに電子請求書を導入したときに考えられるデメリットを徹底的に解説します。最後まで読むとデメリットを理解した上で経営判断ができるようになります。
- 電子請求書の導入は、リスクとその対処法を正しく知っておかないと、取引先の負担へとつながることもある。
- 防ぐためにも、その企業の取引先の事業者には電子請求書への対応を打診する必要がある。
- 一方で、導入した企業側には業務効率化やコスト削減の期待を持つことができる。
目次
電子請求書のデメリットはいったい何？
繰り返しになりますが、電子請求書には請求書の管理を効率化できるという大きな利点があります。
一方で、デメリットはないのでしょうか。
実は導入のデメリットには大きく2種類が考えられます。
1点目は「相手側に関する問題（負担や説明の手間）」
2点目は「情報漏洩や改ざんなどのセキュリティ関連のリスク」です。
デメリットへの対策ができなければ電子化は実現しません。
ここでしっかりデメリットを理解し、対策立案に活かしていきましょう。
- 請求書の管理業務への再検討が必要となり、債権側の事業者の負担が増える！
- 債権者側の事業者の了承をもらう手間がかかかる！
- 請求書管理業務の変更に関して、請求現場が混乱するを防ぐために、周知徹底するコストがかかる！
- 疎かな電子請求書処理により、紙請求書では起こらなかった改ざんの恐れがある！
債権側の事業者の負担が増える
電子請求書になると債権者側企業から嫌がられる危険性があります。
債権者側からすると膨大な請求書を送る中の1社に相手に合わせてフローを再検討する必要があり負担が増えるからです。
例えば「弊社は請求書管理サービスを利用し電子化しましたので○○月から郵送ではなくPDFファイルで送ってください」と言ったらどうでしょうか。
おそらく「ちょっと待ってくれ」という企業が多いのではないでしょうか。
請求書フォーマットや管理フロー、承認フローを変更する必要があるからです。
つまり、電子化は自社で完結するものではなく、相手先の負担が増える恐れがあるのです。
特に債権債務取引において、紙の書類を利用することが一般的な業界では、大きな転換となり負担が大きいと言えます。
参考）請求書取引が紙であることが多い業界の一例
ここでは、請求書取引が紙であることが多い業界をヒアリングしましたので、一例として挙げます。
- 建設業（建築、その他資材を含む）
- 道路やインフラ系
- 飲食
- 物流
- 映像、テレビなどのメディア媒体
- 金融
とはいえ、実際に導入して効率化している企業もあります。
「自分の業界では無理だ」と考えるより「どうやったらできるだろうか」と考える方が有益です。
以下は、弊社のファクタリングサービス（ペイトナーファクタリング）を利用した方々のユーザーインタビューです。請求書のやり取りに困っているユーザーがどのようにその課題を解決したのか、非常に参考になると思います！
【建築業】高騰する資材費用とコロナ不況で資金繰りは火の車 ペイトナー ファクタリングで継続的な取引を
債権者側の事業者の了承をもらう手間がかかかる
電子請求書導入時には相手先から了承を得る必要があります。
相手先に了承をもらうためには自社が電子化したい気持ちだけではなく、相手先のメリットを丁寧に説明する必要があります。
例えば、
- 請求書のプリントやファックスの必要がない
- 郵送の必要がなく、slackなどに添付すれば一瞬で終わる
- 自分たちが請求書を受ける場合も電子化しておけば保管もドラッグ＆ドロップで簡単
- 履歴も自動で保管され確認できる
このようなメリットがあるので長期的に見れば今の負担が効率化に繋がることを丁寧に説明する必要があります。
請求現場が混乱することを防ぐための、説明コストがかかる
当然これまで郵送で請求書を送っていた企業が電子請求書を導入する際は変化が伴います。
現場が混乱することは想定されます。混乱を防ぐには事前に丁寧に通知しておくことが大事です。
しかも一つの取引先で別々の部署や担当者とのやり取りがある場合は、漏れなくそれぞれに周知し、コストやフローを説明する必要があります。
現場を混乱させないために必要な人に必要なことを説明するコストがかかるのはデメリットの一つです。
改ざんの恐れがある
改ざんされる恐れもゼロではありません。共有ファイルでは書き換えができてしまうケースがあります。「そんなの困るじゃないか」という声が聞こえてきそうですね。実は対策も準備されています。あなたはタイムスタンプをご存じですか。
タイムスタンプとは、「その時間にデータが存在し、改ざんがされていない」という証拠になるものです。
時刻認定局という第三者機関が文書のスタンプを付与することで存在するデータが改ざんされていないと証明できるのです。
改ざんされるリスクに対してタイムスタンプやPDFや画像など改ざんできないものを使用するなどの対策を実施することが肝要です。
改ざんについては、2022年に改正された電帳法でも規定があります。電帳法改正の詳細については以下をご覧ください。
一方、電子請求書の導入の結果どんなことが実現できるの？
電子請求書のデメリットを強調して述べてきましたが、ここからはメリットを整理しておきましょう。
請求書の管理が効率化されることでコスト削減や紛失リスク、セキュリティ機能の向上などメリットがあります。メリットを詳しくまとめますので前述のデメリットと比べてみてください。
- 請求書の原本と管理を電子化できるから、作成・郵送・保管にかかる手間とコストを削減できる！
- 検索性が向上し、紛失のリスクもなくせる！
- 電子印鑑との併用へのハードルも下がるため、脱押印の実現し、ハンコを押すためだけの出社も減る！
- 差し戻しや、再発行作業がスムーズに行える！
- タイムスタンプで、編集履歴が電子記録が残るので、改ざんなどの不正を未然に防止できる！
- 受け取った請求書の仕訳を効率化することができる！
- 最近の電子請求書のクラウド管理ツールでは、送付後の状況を把握できるものがある！
作成・郵送・保管にかかる手間とコストを削減
一番のメリットはコスト削減の効果です。
送る側にも受け取る側にもメリットがあります。
例えばプリントやファックスが必要なくなります。また送るときは郵送費も不要です。
届いた請求書を整理して保管する必要もありません。
プリントファックスは不要、輸送はメールやslackなどに添付。保管はドラッグ＆ドロップで完了と、このくらいスムーズになります。
紙や郵送費、事務用品などの物理的なコスト削減以上に庶務にかかる人件費が不要になることがポイントです。間違いの修正やトレーニングの時間も短縮できます。
事務作業は利益を生まないけど必要な作業、正確で早く処理できれば、短縮できるに越したことはありませんね。書類が膨大な会社ほど繰り返し作業のコスト削減効果は大きいと思います。
検索性が向上し、紛失のリスクもなくせる
データ管理であればすぐに検索できます。
結果として、紛失リスクがなくせます。
もしなくしても全て記録されていますので処理していれば検索でヒットします。
「どこに置いたっけ？」「まさか社外においてきたのでは？」など考えて不安になる必要がありません。
脱押印の実現
メールで電子ハンコによる承認・押印ができますので、わざわざハンコのために出社することがなくなります。
請求書の印鑑については、以下の記事で詳しく解説しています。
差し戻しや、再発行作業がスムーズに行える
請求書は差し戻しや再発行が生じることがあります。
電子請求書だと請求書管理ソフトによって承認や支払状況を確認できますのでスムーズです。
改ざんなどの不正を未然に防止できる
クラウド管理に対応した請求書管理サービスでは、変更箇所は履歴（タイムスタンプ）が残りますので外部からデータの書き換えができません。
また発行・受取側双方でデータを確認できるので、郵送で起こる紛失や不達、第三者に渡るリスク、不正による改ざんなどを未然に防ぐ効果もあります。
受け取った請求書の仕訳を効率化
請求書の仕分け作業もデータをCSVで抽出できますので、月末のエクセル等のファイルに入力していく作業を大幅に減らせます。
送付後の状況を把握できるツールがある
請求書管理ソフトには、送付後の承認状況や支払い状況まで確認することができるものもあります。
相手先に催促したり質問したりする手間も省けます。
請求書管理は大変な業務
請求書といえば、請求に対する振り込み忘れや、面倒な経理の作業がつきものです。請求書関連の仕事は複雑でありながら、ミスがあるとトラブルが起きかねない大変難しい業務の1つです。
皆さんも、請求書に関する業務がラクになったらと考えたことがあるのではないでしょうか。
そこで、請求書管理を自動化できるサービスを紹介します！サービス名はペイトナー請求書です。
【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ
請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。
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「ペイトナー 請求書」とは？
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電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。
ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？
請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！
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今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
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- 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
- 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
- 「ペイトナー請求書」が選ばれている理由
この記事のまとめ！
- 電子請求書の導入は、導入した企業側には業務効率化やコスト削減の期待を持つことができる！
- 一方で、その企業の取引先の事業者には電子請求書への対応を打診する必要があり、リスクとその対処法を正しく知っておかないと、取引先の負担へとつながる！
本記事を読む前は、もしかすると「電子請求書ってデメリットはないの？」「本当に効率化できるの？」このような疑問があったかもしれません。ここまで記事を読むことでデメリットの理解だけでなく、対策も知れたと思います。
最後に具体的な請求書管理サービスもご紹介しました。
「今導入したらどれくらいの取引先に適用できるだろう」など新たな疑問もでてきたかもしれません。本記事をぜひ電子化導入の判断材料にしていただき、経営意思決定にお役立てください。最後までお読みいただきありがとうございました。
なお、以下の記事では、電子請求書のメリットについて中心で解説していますので、ご覧ください。
