知り合いの企業や取引先など、電子請求書を取り入れ始めたという話を見聞きすることが増えてきているのではないでしょうか。
今回の記事では、電子請求書のメリットをはじめ、電子請求書のおすすめのサービスまで徹底解説していきます。
- 電子請求書の導入によるメリットがある
- 電子化の際の注意点
- オススメの請求書サービスは「ペイトナー請求書」
電子請求書とは？
最近耳にすることが多くなってきた「電子請求書」という言葉ですが、どんな特徴があるのでしょうか？
まずは電子請求書とはどんなものであるのか、理解していきましょう。
電子請求書の特徴
電子請求書とは、紙に印刷された請求書ではなく、電子データ化された請求書を意味します。紙の請求書は郵送する必要がありますが、電子請求書はメールなどインターネットを通じて送付することが可能です。
主な特徴を、下記に挙げます。
- 広い意味で、PDF化された請求書や画像データも電子請求書に該当する。
- しかし一般的には、自動で請求書の配信から受け取りまで行えることを意味する言葉として使われることが多い。別名ではWeb請求書と呼ばれることもある。
- 最近は「脱ハンコ」が国によって推進されていることもあり、ハンコ不要でも処理可能な電子請求書へのシフトを検討する企業が増えてきている。
- 今まで難しかった経理業務のテレワークを実現させる仕組みとして期待されている。
業務効率が上がる!?電子請求書導入のメリット
電子請求書を導入することのメリットについて、7つ紹介していきます。
作成・郵送・保管にかかる手間とコストを削減
これまでの紙の請求書では、月末または月初に請求書の作成・郵送で多くの人と時間を費やしているのではないでしょうか。
また印刷代やインク代などのコストもかかってしまいます。特に取引先数が多いほど、請求書を折って封詰めする作業は相当な労力となるでしょう。
また、原本を管理しておくためのファイルや保管場所の確保も必要です。
電子請求書はパソコンやシステム上での発行ができ、送付もメールなどで行えるので発送作業が一切いりません。
また、原本の保管もドラッグ＆ドロップで容易に行えますし、データはクラウド上に保存できるので保管スペースも不要です。
検索性が向上し、紛失のリスクもなくせる
もし過去に発行した請求書を調べる必要が出た場合、紙の請求書だと探すだけでかなりの手間になってしまうのではないでしょうか。
データの場合、検索機能を活用することで容易に探し出すことが可能です。
また、紙の請求書のように紛失してしまうリスクもなくすことができます。
検索性は、2022年に改正された電帳法でも要件として挙げられています。
電帳法改正については以下で詳しく解説しています。
承認作業が効率化し、脱押印につながる
最近話題の脱押印にも繋がります。コロナウィルスの流行によりリモートワークが注目されました。その中でハンコを押すためにリモートではなく出社せざるを得ないという会社が多数ありました。
会計関連書類の電子化を進めればメール一つで承認作業や電子判子の押印ができるため、承認作業が効率化し、コスト削減や出社などの負担の軽減に繋がります。
差し戻しや再発行作業がスムーズに行える
もし差し戻しや再発行が必要になってしまっても、インターネット環境さえあればどこでも修正可能で、スムーズな対応ができます。
また、請求書の受け取り側にとってもメールなどですぐに受け取ることができるので、紙の請求書のように手元に届くまでに時間を要しません。
最近の請求書管理ソフトでは承認状況や支払い状況まで確認できるものがあります。
情報がすぐに見れ、訂正ができるということは電子化の大きなメリットです。
改ざんなどの不正を未然に防止できる
クラウド管理された請求書管理サービスは、外部からのデータの書き換えができず、変更箇所は履歴（タイムスタンプ）で残るので安心です。
請求書の発行側と受取側で同じ請求データを確認できますし、紙の請求書のように、隠れて改ざんが行われるリスクを減らせるでしょう。
郵送では紛失や未達の可能性がどうしても残ってしまいますが、電子請求書では防ぐことが可能です。
改ざんについても、改正された電帳法での要件があります。
電子請求書に対応することで、改正された電帳法への対応も行うことができます。
受け取った請求書の仕訳を効率化
クラウド管理に対応した請求書管理サービスでは、請求書のデータをCSVファイルで抽出することができます。今まで行っていたエクセルへの入力作業を、大幅に削減することが期待できるでしょう。
また、サービスによっては会計ソフトとの連動も可能なので、仕訳の自動入力も行ってもらえます。
送付後の状況を把握できるツールがある
利用する請求書管理ソフトによっては、現在の承認状況や支払い状況まで確認することができます。
都度、誰かに進捗状況を確認する必要がないので、対応までのスピードが速くなるでしょう。
今後、電子請求書の管理や送付などがもっと効率化される可能性がある
電子帳簿保存法の改正やペーパーレス化が進んでいる現在は、請求書も紙から電子データへと移行していくことは間違いないでしょう。
また、リモートワークも一般的となってきているので、経理業務がオフィス以外でより快適に行えるように変化していくかもしれません。
電子請求書の管理や送付について、今後さらなる効率化が進む可能性は高いです。
今から電子請求書に対応することで、今後の効率化の流れに乗っていけるようにしましょう。
電子請求書導入の注意点
先ほど電子請求書の導入メリットを紹介しましたが、当然、注意しなければならないこともあります。
注意するべき3点を押さえておきましょう。
①電子化の受け入れが難しい企業も存在する
取引先によっては、現行通りに紙の請求書でのやり取りを望む企業も存在するでしょう。
今までの伝統的な商習慣に従って、請求書は紙での管理を行い、そして実印での押印でなければ応じれない企業もいまだに多いからです。
100％の取引先で電子化できるわけではない点がデメリットと言えます。
②請求先企業に負担をかける恐れがある
取引先の企業が電子化請求書への対応が不十分の場合、「メールなどに添付された請求書の見落とし」「確認漏れ」「インターネットを介したやり取りの不慣れ」などが起こる可能性があります。
慣れるまでは、取引先に負担をかけてしまうかもしれません。
③最新の電子帳簿保存法に対応したサービスを利用するべき
インボイス制度の導入や、電子帳簿保存法の改正など、新しい制度が増えていくなか業務と並行して対応することは簡単ではありません。
そこで、こうした新制度に対応できているサービスを利用することで、バックオフィス業務の効率化が期待できます！
以下では、新制度に対応したペイトナー請求書のサービス概要をご紹介します。
【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ
請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。
ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。
- メールで受け取った請求書を自動で保管
- AIと専属オペレーターで請求書を電子化
- 振込業務の自動化
「ペイトナー 請求書」とは？
「ペイトナー 請求書」は、請求書の管理・振込をすべて自動化することができる、クラウド請求書処理お任せサービスです。
電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。
ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？
請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！
ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。
今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
振込まで自動化！
データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。
1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。
今なら「3分でわかる」無料資料を配布中！
ペイトナー請求書が気になった方には、無料資料を配布中です！
- 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
- 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
- 「ペイトナー請求書」が選ばれている理由
まとめ
ここまで、電子請求書を導入することのメリットを見てきました。内容をもう一度振り返ります。
- 電子請求書の導入にはコスト削減や業務効率化などのメリットがある
- 電子化の受け入れが難しい企業も一定数いるはず
- オススメのサービスは「ペイトナー請求書」
時代の流れや国が行っている法律改正をふまえると、経営や経理に関する電子化は今後も進んでいくでしょう。今からできることから始めたり、サービス導入を検討してみてはいかがでしょうか。
