請求書で金額に間違いがあると致命的です。
しかし人間である以上間違えてしまう恐れは誰にでもあります。そのときのダメージを最小限に押さえる方法を知っておきたいと思いませんか。
間違ったとしても対処法をあらかじめ知っておくことは有益だと思います。そこで今回は間違えた請求書を送ってしまったときの返金方法や時効についての知識を記事にしました。間違えないことが大前提であることはお忘れなく。
- 誤請求したらまず誤請求した内容を正確に報告し謝罪する！
- 誤請求したら請求書の再発行が必須！
- 誤請求の返金は5年が時効！
目次
誤請求とは？
誤請求とは誤った金額で請求書を送ってしまうことです。
わざとではなくてもクライアントに間違った金額を請求するという起きてはならないミスの一つです。
「誤請求が起きる会社」と思われてしまいクライアントとの信頼関係が崩れてしまう危険性があります。
誤請求してしまった場合の対処法
万が一起こしてしまった場合どうすればいいか考えていきましょう。
原則として再発行する必要があります。
請求書は信憑書類であるため内容を正確に証明しなければなりません。二重線や修正テープによる訂正は好ましくありません。
取引先に謝罪と事実報告のメールを送る
実際に誤請求をした場合にまずは誤請求を起こしてしまった事実を伝えます。
次にどの部分に誤請求があったのかを正確に報告し、謝罪しなければなりません。その際、既に送ってしまった請求書の処理方法をお伝えし、これ以上相手に迷惑をかけないように気を付けます。
特に誤請求してしまった箇所や金額を正しく記すため、後に残るメールを使用するのが一般的です。
メールの文面に①誤請求の事実➁誤請求箇所③謝罪④既に送った請求書の処理方法を記載します。
お詫び状のテンプレ
自社で誤りに気付いた場合と相手から指摘を受けた場合の2種類があります。
万が一起こってしまったときのために2パターンのメールテンプレートをご紹介します。
自社で先に誤りに気付いたときの例文
件名：【お詫び】請求書の誤記に関するお詫び
宛名：株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
本文：
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
先日発行いたしました◯月度の請求書の件です。
以下のとおり、請求金額に誤りがあることが判明いたしました。
（誤）◯◯◯◯円
（正）◯◯◯◯円
早急に正しい請求書を再発行いたします。ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
また、大変お手数ではございますが、お手元の請求書を破棄していただけますようお願い申し上げます。
今後チェック体制を強化し、二度とこのようなことが起きないよう徹底してまいりますので、この度の件はどうぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
今後も変わらぬお引き立てのほど、お願い申し上げます。
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯ ◯◯
相手先から指摘を受けた場合の例文
件名：
【お詫び】請求書の誤記に関するお詫び宛名：株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。
先日、ご指摘いただいた◯月度の請求書の件でご連絡を差し上げました。弊社にて調査したところ、ご指摘のとおり請求金額に誤りがあったことが判明いたしました。
正しくは、請求金額◯◯◯◯円ではなく、◯◯◯◯円でございます。
弊社のミスによりご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
併せて、正しい請求書を発行いたしますので、大変お手数をおかけしますが、
お手元の請求書を破棄していただけますようお願い申し上げます。
以後このようなミスが起こらぬよう、
社内のチェック体制を見直していく所存でございます。
今後も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
署名：株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ ◯◯
以上を参考に作成いただければ問題ありません。繰り返しになりますが、①誤請求の事実➁誤請求箇所③謝罪④既に送った請求書の処理方法を記載することが重要です。
請求書を再発行する
相手に事情の説明と謝罪、対応方法を伝えた後は請求書を再発行する必要があります。
再発行の場合は発行のときと異なる注意点が3点あるので留意しなければなりません。
①再発行であるとわかるようにする
「請求書が再発行であること」が一目でわかる状態にする必要があります。
理由は取引先が誤った請求書を破棄しなかった際、二重で同じ請求書が存在するように見えてしまい、混乱やトラブルを招くためです。
具体的には備考欄に「〇年〇月〇日No.〇〇の請求書の再発行（〇〇の訂正のため）」と記載したり、タイトルに「請求書（No.〇〇再発行）」など記載したりします。市販のスタンプを用いる方法もあります。
とにかく再発行の請求書であるとわかることが重要です。
➁請求書番号と日付は提出済の請求書と同じにする
一般的に請求書番号と日付は誤請求してしまった請求書と同じにします。
一致していれば再発行とわかりやすく、トラブルを防げるからです。
このように経理担当者が再発行の請求書を新たな売上と誤解しないよう日付や請求書番号は統一させる会社が多いようです。
③二重チェックする
最後に再発行の請求書が完成したら自分で間違いがないかチェックした後に別の方にチェックしてもらうことが大切です。
再発行請求書でのミスは必ず避けなければなりません。
1度目のミスでも失礼なのに再発行でミスすると信頼を大きく失います。
再発行の請求書は社内で精査し、間違いがない状態で提出しなければなりません。
再発行の手順
①誤った請求書の照合
相手企業名・氏名、再発行を希望する内容を照合します。
➁請求書の作成
次に再発行用の請求書を作成します。
作成の際は二重請求にならないよう「再発行」と一目でわかるようにします。
③案内状
請求書を郵送する場合は、再発行請求書に下記のような案内状を同封するのが一般的です。
案内状の例
誤請求の返金対応方法
ここでは返金対応の方法を確認します。
誤って請求してしまい既にお金を受け取っている場合は速やかに返金しましょう。
こちらのミスですので取引先と話し合い、できる限り取引先の希望に沿った返金方法を取りましょう。
返金パターンには銀行振込や手渡し、次回分に繰越など様々な方法があります。ここでは4パターンをご紹介します。
①銀行振込
振込金額を間違えないように慎重に確認することと手数料は誤請求をした側が負担することがポイントです。
➁現金書留
現金書留は正確な金額を封入することと送料は誤請求をした方が負担することがポイントです。
③手渡し
手渡しでは封筒に入れて金額、企業名、返金額を記載し、封をして渡す必要があります。
④次回分に繰越
間違って請求したお金を「次回に繰り越していいですか？」と誤請求をした側が申し出ることは大変失礼です。相手先のお金をこちらのミスによりお預かりしている状態です。ただし、逆に相手先から「次回に繰り越せないか」との相談があった場合はできる限り柔軟に対応しましょう。
誤請求の返金に関する時効
ここでは誤請求の返金に関する時効を考えます。
「なぜ時効を学ぶ必要があるの」と思うかもしれません。
一つは自分が債権者になったときに損しないためでもう一つは相手先が誤請求に気付いて返金を求めないときに説明するためです。
間違いに気付いていて相手先が請求しなければ時効になる恐れがあります。相手先は損してしまいます。どんな事情であれ、誤りで支払ったお金が返ってこないと当然相手との関係は悪化します。
だからこそ正しい時効を知っておく必要があるのです。
時効は5年
下記の民法条文にもある通り債権者が権利を行使できると知ってから5年以内に返金してほしいと権利を行使しなければなりません。
正確には下記の一、二のいずれか早い方の期間が過ぎると時効となり債権者の権利行使はできなくなってしまいますので注意が必要です。
1.債権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅する。
一 債権者が権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないとき。
二 権利を行使することができる時から10年間行使しないとき。
参考資料：民法166条1項
時効の延長について
時効について前項で述べましたが、時効を延長させる場合があります。3パターンをご紹介します。
①裁判上の請求等
裁判上の請求とは民事訴訟による訴えを起こすことです。おおまかに表現すると訴状を裁判所に提出した時点で時効の更新の効果が発生します。
つまり裁判が確定したときから新たに消滅時効の更新の効果が生じます。（改正民法147条1項1号、同条2項）
➁強制執行等
強制執行の申し立てによって時効の完成が猶予されます。
強制執行の手続きが完了すれば時効は更新されます。(改正民法148条1項1号、同条2項)
③債務者の承認
債務者の承認があった時点から時効が更新されます。（改正民法152条1項）
以上のように時効が延長される場合もあります。
今後ミスしないようにするために
誤請求がなぜ起きてしまうのでしょうか。
一つの要因は請求書の入力を手作業でしているからです。請求書を作成するには宛先や金額、日付など多くの項目を間違いなく入力しなければなりません。
1件ならまだしも規模が大きくなると数百件、数千件と入力しなければなりません。手作業だと注意していてもどうしてもミスが起こってしまいます。
一つの解決策としてシステムを導入して入力を自動化することで手作業でのミスを減らせます。部分的にでも手作業が減ればミスするリスクも軽減されるのです。
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この記事のまとめ！
- 誤請求したらまず誤請求した内容を正確に報告し謝罪する！
- 誤請求したら請求書の再発行が必須！
- 誤請求の返金は5年が時効！
「請求書は間違えてはいけない書類」です。万が一間違えてしまったときに一番大事なことは誠意です。誠実に謝罪し、正確に再発行することそれに尽きます。
今回は誤請求書を送ってしまったときの対処法をお伝えしました。言うまでもなく、正確な請求書を常に送付することが重要です。
しかしこれでいざというときも対処方法に迷うことはなくなったと思います。ぜひお役立てください。最後までお読みいただきありがとうございました。
