「電子請求書」は、難しくありません。
記載内容自体は、今まで発行していた紙の請求書とほとんど変わりませんから、一度でも請求書を書いたことがある人ならば、必ず発行できます。
「パソコンは苦手だな」「エクセルってなあに？」という人でも、簡単に発行できるサービスがありますから、どうぞ、ご安心ください。
- 電子請求書とはパソコン上で作成した請求書のこと！
- 電子請求書のフォーマットは基本紙の請求書と同じ！
- 電子請求書を利用することで作業効率化でき、生産性を高められる！
目次
電子請求書とは？
電子請求書とは、わかりやすく言うとパソコン上で作成した請求書のことです。
パソコン上で作成するということは、電子データで請求書を作っているということです。
電子データ化した請求書は、メールでやり取りしたりアップロードしてWeb上でやり取りすることができますから、紙の請求書よりも格段に早くて便利ですね。
もちろん、スマホやタブレットなどで作成したものも、電子請求書です。
多くの企業は、パソコンでエクセルやワードを使って電子請求書を作っています。
一度必要事項を記入してフォーマットを作成してしまえば、毎月ゼロから作り直す必要がなく、該当月に取引のあった数量分を上書き保存すれば良いので、紙の請求書に比べると時間を短縮できます。
なお、エクセルなどで作られた電子請求書は改ざん等の不正を防ぐために、PDFで編集できないようにして送るのが一般的です。
電子請求書のやり取りは、主に3つの方法があります。
- メールに添付して取引先に送付する
メールに電子請求書を添付して取引先に送付する方法です。
- クラウド上にアップロードする
グーグルドライブやチャットワークなど共有のワークスペースに電子請求書をアップロードして、取引先にダウンロードしてもらう方法です。
- クラウド管理の請求書管理サービスを利用する
今まで使用していた請求書をアップロードするだけで、請求書の発行をしてくれるサービスを利用する方法です。電子帳簿保存法に対応したものが必要でしょう。
電子請求書のフォーマット
電子請求書といっても、記入項目は基本紙ベースの請求書と変わりませんから、難しくありません。安心してください。
税法上では、請求書に記載しなければならない項目は以下のように定められています。
①書類作成者の氏名または名称
②取引年月日
③取引内容
④税率ごとに区分して合計した税込対価の額
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
引用国税庁HP https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm
しかし、実際に企業が発行する請求書は、上記の項目だけでは情報が足りないことがあります。
取引を円滑に進めるために必要な項目を加えた、一般的な請求書を次項で紹介します。
請求書に記載するべき事項
- 書類作成者の名前
会社名と部署名及び担当者を明記してください。
誰が作ったかわからない書類では後のトラブルに繋がりかねません。
また、担当者に連絡の取れる電話番号やメールアドレスも記載しておきましょう。
- 取引年月日
取引を行った日付を記入します。
図のように●月分とまとめる場合は、「1日〜31日分」などのように、具体的な日付も入れてください。
取引日と作成日が異なる場合は、作成日も記入しましょう。
- 取引内容
商品名や型番、シリアルナンバーなど、必要に応じて内容がわかるように記入しましょう。
対応する納品書のナンバーなどと連動させておけば便利です。
- 取引金額
消費税と商品の金額は分けて記載したほうが、わかりやすくて親切です。
- 事業者の氏名
取引相手の会社名や氏名を記入します。
会社宛なら「御中」個人名なら「様」などの敬称をつけてください。
- 請求書番号
必要なときにすぐに見返す事ができるように、管理ナンバーをつけましょう。
- 請求書の捺印
必要に応じて捺印します。
- 小計と消費税
商品の金額の合計と、消費税の金額を別記載します。
総合計額も確認してください。
- 特記事項や備考
「特別価格」「割引価格」など、取引先に伝えたいことや、後で見て疑問が残らないように、必要事項を記入します。
- 振込先と振込手数料
取引先に振り込んでほしい銀行口座を記載しておきます。
振込手数料はどちらが負担するのか、明記しておきましょう。
- 支払期限
支払期限を明記します。
請求書を発行する側が、支払期限を勝手に決めてはいけません。
請求書を発行する前に、クライアントに確認を入れておきましょう。
紙の請求書を取引先に送る場合には、送り状を添えて送付することがマナーとされています。
電子請求書を送る場合も、メールの本文やチャットのメッセージに一言ご挨拶と内容のご案内を添えましょう。
押印について
意外かもしれませんが、法律上請求書に押印することは義務付けられていません。
請求書に発行者の押印がなくても、商品やサービスを受けて、それにより請求書を受け取った場合には、支払いの義務があるのです。
ただし、日本の商取引では今までの慣習により押印をする場合がほとんどです。
慣習にならって、電子印鑑を作ってみるのも良いでしょう。
請求書の電子化はなぜ必要？
政府は、請求書の電子化の目的を「会計や税に関する作業を効率化し生産性を高める」としています。
長期間に渡って、請求書を含めた証憑書類は紙であることが前提でしたから、その保存においても紙であることが当然でした。
しかし、パソコンの普及やインターネットの発達によって一般社会では、紙に頼らない記録・伝達の方法が当たり前になってきたのです。
この時期の事務作業は、紙で証憑書類を管理することと、パソコン上でデータを管理することが、二重作業となっていたので、手間と時間が余計にかかっていました。
そこで政府は、現場の事務作業を効率化するため「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」を平成10年に施行しました。
これを「電子帳簿保存法」とよんでいます。
それから、徐々に紙からデータへと保存方法が移行しているわけです。
政府が請求書のペーパーレス化を進めている！
今はまだ、移行の途中段階にありますから、すべての書類を電子データのみで保存することが認められているわけではありません。
政府は企業間請求書の完全自動化のためのサービスを2022年10月に開始し、2023年度中に日本全体に普及することを目指しています。
電子帳簿保存法は、2022年1月から要件が緩和されてデジタル化を進める形になっています。
具体的には、税務署長への事前承認制度の廃止や電子帳簿保存要件の変更などです。
「電子帳簿保存法の改正」について、詳しく知りたい方はこちらをご確認ください。
電子請求書のメリットとは！
それでは企業が電子請求書を本格的に導入することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。
こちらの記事でより細かく紹介しています。より詳細に電子請求書のメリット、デメリットを知りたい方はこちらを確認してください！↓
電子請求書を導入することで得られる一番大きなメリットは、経費が削減できる点です。
以下で詳しく説明します。
作成・郵送・保管に係るコストを削減できる！
作成（人件費・消耗品費の削減）
皆さんの事業では、毎月何枚の請求書を送付しているでしょうか？
1枚の請求書を仕上げるだけでも、次の工程が必要です。
入力→プリントアウト→封筒に住所プリントアウト→封筒に入れる作業→切手貼り→ポストに投入
少なく見積もっても、一枚あたり最低5分はかかります。
時間がかかるということは、そのまま人件費がかかるということです。
更に、紙代と封筒代、インク代もかかります。
もし、コピー機をレンタルしていたならば、トナーやコピー機のレンタル代がかかります。。
郵送（通信費の削減)
電子請求書を送るのであれば、どの方法であっても切手を貼る必要はありません。一瞬で、しかも無料でクライアントに請求書を送ることができます。
保管（支払家賃の削減）
市販されている手書き用の請求書は、少なくとも2枚複写になっています。1枚は、クライアントに送付し、複写分は自分の控えにするためです。
この控えの書類が数年分貯まると管理が大変になります。
通常企業で保管しなければならないものは、請求書の控えの他に、決算書や申告書、納付書、請求書以外の証憑書類、数え上げればキリがありません。
書類を多く取り扱う会計事務所などの業種であれば、あっという間にダンボールの箱が10箱にも20箱にもなってしまいます。これらはすぐに捨てるわけにはいきませんから、整理して保管する倉庫が必要になります。
こうなると、過去の書類を保管しておくだけでも、家賃が必要になってくるのです。
電子請求書をはじめとして、すべての書類が電子データ化されれば、クラウド上で保管できますから、このような無駄なスペースに経費をかける必要はなくなります。
作業を効率化できる！
承認作業の効率化
テレワークが推進されて、承認印を押すために出社しなくてはならないことが問題になりました。
電子請求書は、メール一つで上司に送り、上司がどこにいたとしても電子印鑑を承認印として押せば、出社しなくても良いのです。
検索作業の効率化
上記であげたように、紙での保管はダンボールが山積みになってしまいます。
例えば、数年前の特定月の発注数を知りたい場合など、ファイルの紙の山から1枚の紙を探し出すのは面倒ですよね。
下手をすれば倉庫に半日こもって探しものを見つける必要が出てくるわけです。年月が経っていれば更に面倒になります。
電子データ化された書類ならば、すべてPCの前で作業が終了します。
共有作業の効率化
承認欄に必要なハンコが一つとは限りません。大きな会社では、二つ三つと、承認が必要な場合があります。
月末には承認印を待っている書類が経理部長の机の上に山積みにされていた会社も電子請求書のシステムを上手に使えば問題ありません。
担当者が作った電子請求書をPC内の所定のフォルダに入れておけば、外出している課長の帰りを待つことなく、確認が終了した人から電子印鑑を押していけばいいのです。
セキュリティ対策にもなる！
- クラウド管理の請求書管理サービスでは外部からのデータ書き換えができない
電子化されたデータは扱いが本当に便利ですが、エクセルやワードは、書き換えが容易です。サービスを利用すれば、外部からの書き換えはできませんので、改ざんの心配はありません。
- 変更の場合は、変更履歴が残る
請求書を送ってしまったあとで、記入ミスや記入漏れがあるのはよくあることです。修正した場合も、変更履歴が残るので安心です。
電子請求書のデメリットとは！
企業の事情
電子請求書がすべての企業にすぐに受け入れられるかと言われると、それは無理でしょう。
帝国データバンクの資料によると、2021年の社長の平均年齢は60.3歳です。
電子請求書のシステムを導入し運営していくには、誰かのサポートが必要です。
経理担当者の負担
請求書を受け取る側にとっては、メリットを感じられない企業が多いようです。
小売業なら、顧客に請求書を送付する必要のないことがほとんどでしょうし、たくさんある仕入先ごとに請求書の受け取りのシステムが違っていては、いくつものシステムの運用方法を覚えなくてはなりません。
IDやパスワードの管理も増えるでしょう。請求書を発行する側の都合だけを取引先に押し付けるわけにはいきませんから、話し合いが必要です。
研修のコストがかかる
電子請求書のシステムを経理の担当者が理解して運用できるように、研修することが必要です。
請求書管理は大変な業務
請求書といえば、請求に対する振り込み忘れや、面倒な経理の作業がつきものです。請求書関連の仕事は複雑でありながら、ミスがあるとトラブルが起きかねない大変難しい業務の1つです。
皆さんも、請求書に関する業務がラクになったらと考えたことがあるのではないでしょうか。
そこで、請求書管理を自動化できるサービスを紹介します！サービス名はペイトナー請求書です。
【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ
請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。
ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。
- メールで受け取った請求書を自動で保管
- AIと専属オペレーターで請求書を電子化
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「ペイトナー 請求書」とは？
「ペイトナー 請求書」は、請求書の管理・振込をすべて自動化することができる、クラウド請求書処理お任せサービスです。
電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。
ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？
請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！
ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。
今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
振込まで自動化！
データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。
1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。
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- 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
- 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
- 「ペイトナー請求書」が選ばれている理由
この記事のまとめ！
- 電子請求書とはパソコン上で作成した請求書のこと！
- 電子請求書のフォーマットは基本紙の請求書と同じ！
- 電子請求書を利用することで作業効率化でき、生産性を高められる！
電子請求書は、クラウド管理の請求書管理サービスを使えば、発行も管理も簡単にできてしまいます。
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