電帳法の中で最も重要な事項の1つがスキャナ保存に関する事項です。2022年には、電帳法の改正も行われました。
しかし、スキャナ保存とは何かわからない方も多いのではないでしょうか。
この記事では電帳法のスキャナ保存という区分について解説していきます。
そもそも電帳法とは？
電帳法の正式名称は「電子帳簿保存法」です。電帳法とは、保存が義務となっている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
この法律により、これまで紙媒体での保存が義務付けられていた書類の一部が、電子データとして保存できるようになりました。
スキャナ保存ってなに？
スキャナ保存とは、電帳法に定められた書類を保存する際の3つの保存区分のうちの1つです。
スキャナ保存の対象の書類は、紙媒体で受け取った書類をスキャナ機器などで読み取り、電子データ化することで保存したものです。
保存区分のその他の2つは、以下のようになっています。
- 電子帳簿等保存：オンライン上で作成した帳簿などをそのまま電子データとして保存する
- 電子取引：電子データとして受け取ったものをデータとしてそのまま保存する
スキャナ保存は、紙媒体の書類を電子データ化して保存できるという点で他の2つと違います。
電帳法の改正
2022年1月、電帳法の改正がありました。この改正で変わった点は以下の点です。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- タイムスタンプの要件
- 国税関係書類への自著について
- 検索機能の記録項目について
- 適正事務処理要件の廃止
- スキャナ保存における不正への加重措置
以下で、それぞれの改正事項について詳しく見ていきます。
税務署長の事前承認制度の廃止
今まで必要だった税務署への事前承認が、改正後は不要になりました。
これまで、「スキャナ保存」にあたる書類を保存する際には、税務署長の事前承認を得なければなりませんでした。その際に煩雑な手続きが必要でしたが、その制度が廃止されたことにより、スキャナ保存が簡単に導入できるようになりました。
タイムスタンプの要件
タイムスタンプの付与期間は約2か月とおおむね7営業日以内となりました。
また、タイムスタンプが不要になるための条件が緩和されました。
- 電子データの修正を行う際、修正の内容と入力期間内に行ったことが確認できる場合
- 修正や削除をできないクラウドを使用した場合
これらによっても、「スキャナ保存」にあたる書類の電子保存が簡単になったと言えるでしょう。
国税関係書類への自著が不要に
書類を受け取ってスキャナで読み取る際、国税関係書類への自著が不要となりました。
検索機能の記録項目について
検索要件とは、書類を取引の日付・金額・取引先で検索できるようにしておくことです。
改正前に比べ、検索できるようにしておかなければならない項目が簡略化されました。
また、保存に際して、税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる場合を除き、以下の条件が求められています。
- 日付、または金額の範囲を指定することでの検索を可能にすること
- 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
適正事務処理要件の廃止
適正事務処理要件とは社内での規定整備に関する要件で、この要件が廃止されました。
スキャナ保存における不正への加重措置
スキャナ保存を行う際の記録について、隠蔽・不正があれば、申告漏れとなったものに10％の重加算税が加算されるというものです。
この措置の目的は、適正なスキャナ保存を保証することです。
改正に際してするべきこと
2022年1月の電帳法改正のうちのスキャナ保存について、事業者側が新たにしなければならないことは原則ありません。というのも、今回の改正では、条件の緩和が主だったからです。
ただし、過去分重要書類については注意が必要です。過去分重要書類とは、スキャナ保存を開始した日より前に作成したり、受け取った重要書類のことです。
この過去分重要書類についてのみ、保存の際に、電磁的記録を作成し、保存した際の手続きを明らかにする書類を備え付ける必要があります。
重要書類と一般書類の違いについて
電帳法のスキャナ保存において対象となる書類は2種類があります。重要書類と一般書類です。
以下が定義と具体的な書類の例です。
資金、物の流れに直接関わる書類、またはその写し
具体例：領収書、請求書、契約書、納品書
資金、物の流れに直接関わらない書類またはその写し
具体例：検収書、注文書、見積書
以上のように、資金、物の流れに直接的に関わるかどうかで書類の区分が変わります。
重要書類と一般書類では、スキャナ保存の際の要件が変わってきます。
電帳法におけるスキャナ保存を行うための要件
電帳法においてスキャナ保存を行うためには、いくつかの要件があります。スキャナ保存をする際には、以下の要件を満たしていなければなりません。
必要な要件は以下のようになっています。
- タイムスタンプについて
- 国税関係書類に関する要件
- 電子計算機処理システムの概要書等の備え付け
- 検索機能の確保
- 入力期限の制限について
- スキャナ機器の性能について
- 読み取った情報の保存について
- 見読可能性の確保
以上の8点があります。
また、上記のうち、①～④の要件は、一般書類と重要書類で共通の要件が求められますが、⑤～⑧については、一般書類と重要書類で要件が異なります。
要件の数は多いですが、1つずつ、満たしているか確認していけば難しくありません。
以下で、1つずつ見ていきましょう。
①タイムスタンプについて
タイムスタンプとは、電磁的な記録が変更されていないことについて確認できるものです。
課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証することができ、かつ保存期間中に常に確認ができ、かつ一般財団法人日本データ通信協会によって認定されたものでなければなりません。
このタイムスタンプを入力期間内にデータ上の記録に付けておくことが、1つ目の要件です。
ただし、入力期間内に国税関係書類においてその記録事項を入力したことを確認できる場合は、タイムスタンプは不要です。
②国税関係書類に関する要件
国税関係書類に関する要件は、3点あります。簡単に説明すると以下のようになります。
- 電子記録を訂正、削除した際は、そのことを明確な記録に残しておくこと。
または、その訂正、削除の後に修正をすることができないソフトを利用すること。
- 情報を入力した人、又は入力を監督した人の情報を確かめられるようにしておくこと。
- 電子データとそのデータに関する国税関係帳簿の間でお互いに検索できるようにしておくこと
1つずつ見ていけばそこまで難しくない要件ですので、確実に満たすことができるようにしておきましょう。
③電子計算機処理システムの概要書等の備え付け
電子計算機処理システムについては、以下の書類を備え付けなくてはなりません。
- システム自体の概要の記載がある書類
- システム開発の際に作られた書類
- 操作説明書
- 計算機の処理、電磁的記録の備え付け、保存についての手続きを示す書類
ただし、以上の書類は、全てパソコンを導入する際における基本事項でもあります。
そのため、それぞれの企業において、パソコンを導入した際の説明書やソフトの仕様書をきちんと取ってあれば、特にすることはありません。
心配な場合は、パソコンを導入した際の説明書やソフトの説明書があるかを確認しておきましょう。
④検索機能の確保
検索要件とは、書類を取引の日付・金額・取引先で検索できるようにしておくことです。
検索機能の確保については、2022年の電帳法改正において改正された要件で、改正前に比べ、検索できるようにしておかなければならない項目が簡略化されました。スキャナ保存する際に、税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる場合を除き、以下の条件が求められています。
- 日付、または金額の範囲を指定することでの検索を可能にすること
- 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
⑤入力期限の制限について
⑤以降は、重要書類と一般書類で要件が変わります。
重要書類の場合
重要書類の際の入力方式は2つあります。
1つ目は、早期入力方式というものです。早期入力形式の場合、国税関係書類についての記録事項は、7営業日以内に入力を行わなければなりません。
2つ目は、業務処理サイクル方式というものです。業務処理サイクル方式の場合、入力は業務処理の通常の期間を経過してから7営業日以内に行わなければなりません。
業務処理の通常の期間とは、最長2か月以内を指します。
一般書類の場合
一般書類の際の入力方式は、適時入力方式というものです。適時入力方式においては、入力期限が適時なので、特に定まっていません。
つまり、一般書類の場合は、重要書類とは異なり、入力に期限がありません。
⑥スキャナ機器の性能について
スキャナ保存をする場合は、スキャナ機器に次の2点の要件があります。
- 200dpi相当以上の解像度であること
- 階調のうち、赤、緑、青色が、それぞれ256階調以上あること。または、それぞれが24ビットカラーであること
- 200dpi相当以上の解像度であること
- 白黒階調での読み取りも可能
重要書類の場合は、カラーで、かつそのカラーにも要件があるため注意が必要です。
⑦読み取った情報の保存について
読み取った情報を保存する際に、以下の情報を同時に保存しなければなりません。
- 解像度
- 階調
- 書類の大きさ
- 解像度
- 階調
一般書類の情報保存については、大きさに関する要件が不要となっています。
⑧見読可能措置の備え付け
見読可能措置とは、電磁的記録として保存したデータを確認するためのものです。
重要書類においては、操作説明書・14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンターを備え付けていること、電子データを、速やかに出力できるようにしておくことが要件となります。
その際に、次の要件を満たすことが求められます。
- 整然とした形式であること
- 国税関係書類と同程度に明瞭
- 拡大、縮小ができること
- 4ポイントの大きさの文字を認識できること
一般書類においては、白黒で保存して問題ありません。
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まとめ
電帳法は、2022年の改正により、スキャナ保存の一部要件が緩和されました。
スキャナ保存とは、電帳法において定められた、書類を保存する際の区分のうちの1つです。スキャナ保存の要件は、重要書類と一般書類で異なるものもあるので、混同しないように注意しましょう。
また、重要書類の方が一般書類に比べて厳しい要件が要求されるので、重要書類にも対応できる設備を準備しておきましょう。
要件の数は、多くありますが、1つ1つ確認していくことが重要です。要件をしっかり確認して、スキャナ保存の要件に対応できるようにしていきましょう。
- スキャナ保存とは、電帳法において書類を保存する時の保存区分のうちの1つ。
- スキャナ保存の要件は、一般書類と重要書類で変わる。
- 要件をしっかり確認して、対応できるようにしていくことが重要。
最後まで読んでくださりありがとうございました。
電帳法スキャナ保存とは？
電帳法改正のポイントは？
スキャナ保存するときの要件は？