企業間で支払いが発生すると、多くの場合に請求書を用いることになります。そんな請求書ですが、保管が義務付けられているのです。これは、取引先が増えるにつれて整理がどんどん大変になることを意味します。
この記事では、請求書を整理して保管する方法について解説していきます。
- 請求書を保管しなければいけない理由がわかる
- 請求書の保管方法のおすすめがわかる
- 請求書を電子データで管理する際の注意点がわかる
目次
請求書を保管しなければいけない理由は？
そもそも、請求書を保管しなければいけない理由とは、なんなのでしょうか？「請求した内容さえわかればそれで問題ないだろう」と思われる方が、いらっしゃるかもしれません。
ですが、実際にはそういう訳にはいかないのです。
請求書は証憑書類
請求書は、証憑書類と呼ばれるものの一種です。
取引の事実・内容を証明する書類のこと。
他に、契約書や納品書などもこれにあたる。
そして、法人税法や電子帳簿保存法などで、証憑書類の保存が義務付けられています。これが請求書を保管しなければいけない理由です。
渡した請求書も保管が必要
保管が義務付けられているのは、他社から受け取った請求書だけではありません。自社で発行し、他者に渡した請求書にも保管の義務があります。
ただし、電子データでもない限り、他社に渡した請求書の原本は手元に残りません。そのため、送付する請求書に関しては、控えを作成し保管するようにしましょう。
請求書の保管期間は原則7年間
請求書の保管期間は、法人税法において定められています。
請求書に限らず、取引に関連する書類は7年間の保管が義務付けられているのです。
欠損金が生じた場合は10年間
法人税を計算する際に、所得が赤字に計算されることがあります。これを欠損金と言い、欠損金は黒字になった所得と相殺することができるのです。こうやって相殺するために、欠損金を繰り越すことができます。
そして、繰り越した欠損金が発生した事業年度の請求書は、10年間の保管が義務付けられているのです。
請求書の保管方法は3種類
請求書の保管方法は、紙・電子データ・マイクロフィルム、の3種類です。
紙での保管
請求書を紙で保管するのは、多くの企業に馴染んでいるオーソドックスな方法です。ファイリングするだけでいいので、簡単に保管することができます。
年度ごと、取引先ごとのように分類しておくことで、簡単に管理することができます。
電子データでの保管
請求書の電子データでの保管は、すでに採用している方も多い方法です。特に、ペーパーレス化を進めている企業には、フィットする方法でしょう。実は、そうでない方々にも無関係な方法ではなくなるのです。2024年1月から、一部の請求書は、電子データでしか保管が許されなくなるからです。
つまり、ほぼ全ての事業者が、請求書を電子データで保管することに対応する必要があるということです。
マイクロフィルムでの保管
マイクロフィルムで請求書を保管することも認められています。ですが、保管できる期間が限定的であったり、専用の機材が必要であったりと、ハードルの高い方法です。そのため、現在ではあまり利用されていません。
請求書の保管方法、おすすめは電子データ
3種類の保管方法を紹介しましたが、おすすめの方法は電子データです。その理由を4つに分けてみました。
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
電帳法改正による義務化
2022年に電帳法が改正されました。この改正での大きな変更点として、「電子取引」区分の書類は紙で保管できなくなったことが挙げられます。
これが意味するのは、「電子データで受け取ったものは、そのまま電子データで保管しなければいけない」ということです。2024年1月まで猶予期間が設けられているので、その間に対応する必要があります。
電帳法改正により導入が簡単に
2022年の電帳法改正では、電子データでの保存義務以外にも多くの点が改正されました。これまで必要だった税務署長の事前承認が不要になり、保存に必要な要件も大幅に緩和されるなどの変更がありました。
これらの変更は、要件を緩和し、導入のハードルを下げる結果となりました。保管方法を電子データに移行するのが、より簡単になったのです。
以下の記事では、2022年の電帳法改正について、変更されたポイントなどを解説しています。改正の詳細に不安がある方は是非ご覧ください。
コストや時間を削減できる
電子データでの保管は、法律への対応のみならず、利便性においてもメリットがあります。
その1つがコストや時間の削減です。紙で請求書を保管するとなると、ファイルを大量に用意し、全ての請求書をひとつひとつ分ける必要があります。
その際にかかるコストや時間は相当なものになります。電子データで請求書を保管すると、印刷代や紙代などのコスト、仕分けに必要な時間などを削減することができるのです。
検索が簡単になる
また、電子データで請求書を保管すると、必要な請求書を検索することも簡単になります。取引金額や取引先、時期など様々な情報で検索できるのは、紙にはないメリットです。
電子データで保管する際の注意点は？
請求書を電子データで保管する際に注意すべきことには、どんなものがあるのでしょうか？もちろん、社内の電子機器に関する規定などを気にする必要もあるのですが、電帳法には特に気をつけるようにしましょう。
以下では、電帳法関連で注意すべき事項を3つにわけて解説していきます。
種類によって保存区分が異なる
電帳法では、書類のやり取りの方法によって、保存区分が異なります。保存区分が異なると、決められたルールが変わってくるので、どのような書類がどの区分に当たるのかを把握しておく必要があります。
簡単に言うと、以下のように区分されます。
| 電子帳簿等保存 | 自らパソコンなどで作り、送付した請求書 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取り、スキャナなどで電子化した請求書 |
| 電子取引 | メールやFAXなど、電子データで受け取った請求書 |
検索できるように保管する必要がある
先ほど、電子データでは検索が簡単になると言うことはお話ししました。実は、簡単に検索できることは、電帳法でも求められています。
しかし、そこまで手間やコストがかかる要件ではありません。「2023年の3月1日にペイトナー株式会社と100,000円の取引をした際の請求書を『20230301_ペイトナー株式会社_100000』と名付ける」のような簡単なもので十分です。
紙で受け取ったものをスキャンする際には要件がある
保存要件に応じて、適用されるルールが変わるのは先述の通りです。ここで、ルールの多くが保存方法に関するものなのですが、紙の請求書をスキャンする際にはスキャナに関するルールがある点は、少し気をつけるべき点かもしれません。
紙をデータ化するため、解像度が低いとデータが読み取れなくなってしまうからです。
ただし、国税庁がスマートフォンやデジタルカメラでの読み込みも許可しているので、そこまでハードルの高い注意点ではないと言えるでしょう。
請求書の電子データでの保管にはペイトナー請求書
このように、請求書を電子データで保管する際には、様々な注意点があります。請求書の管理をすることは大切なことですが、ミスがしばしば起こってしまうなど、悩みも多々あるのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが請求書管理サービスを使用することです。ペイトナー請求書は、請求書を電子化する際に非常に有用なサービスです。
アップロードするだけで電帳法に対応できる
ペイトナー請求書は、サービスに請求書をアップロードするだけで、請求書を管理することができます。サービスが自動で内容を読み込み、データ化してくれるので、いちいちデータを打ち込む手間もかかりません。
また、この機能は手書きの請求書にも対応しています。これらの読み込んだデータは検索も可能です。電帳法で求められる検索要件を満たすことができるのです。
電子データなら受け取りも必要ない
また、メールで受け取っている請求書に関しては、受け取りの手間も省くことができます。
サービス利用時に割り当てられる専用メールアドレスに送ってもらうことで、アップロード以前の受け取りの部分まで自動化できるのです。
支払いも一気にできる
ペイトナー請求書では、受け取った請求書の支払いも可能です。合計金額をまとめてサービスに振り込むことで、それぞれの請求書の支払いを代行してくれるのです。
取引先が多くなってしまって、支払いを忘れてしまうようなことがなくなります。この機能を持つサービスは、ペイトナー請求書だけです。
【新制度対応】請求書の電子化にペイトナー請求書がオススメ
請求書処理の自動化・効率化を叶える「ペイトナー請求書」をご紹介します。
ペイトナー請求書は、以下のような面倒な経理業務を請け負い、業務の円滑化を支えます。
- メールで受け取った請求書を自動で保管
- AIと専属オペレーターで請求書を電子化
- 振込業務の自動化
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電子帳簿保存法(※)にも対応し、法人の皆様が請求書を保管することを支援します。
ペイトナー請求書の特徴！解決できる課題とは？
請求書の電子保存がドラッグ&ドロップだけで完結！
ペイトナー請求書に請求書の画像ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードすると、OCRという、画像認識AIの技術によって、自動でデータ化、自動保存を実現できます。
今まで、時間がかかっていた請求書の情報をエクセルなどにデータ入力する作業を大幅に短縮することが可能です。
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データ化した請求書情報から、支払いに必要な情報を読み取り、支払い期限までに自動で支払いを行います。
1件あたり5分かかる毎月の振込業務（弊社調査）が0分になるため、毎月、支払い作業が存在する事業者には、コスト削減の観点で非常にオススメです。
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- 「ペイトナー請求書」の製品概要と主な機能
- 「ペイトナー請求書」を導入することによるメリット
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おわりに
ここまで、請求書の保管方法について見てきました。内容をもう一度振り返ってみましょう。
- 請求書の保管は法人税法で義務付けられている
- 請求書は電子データでの保管がおすすめ
- 電子データで請求書を保管する際は電帳法に気をつけるべき
請求書を電子データで保管することで、様々な手間が削減できたり、便利なメリットがあったりします。
また、電帳法の改正も踏まえると、電子データでの保管を進める必要があるでしょう。
ペイトナー請求書を使えば、請求書の電子データでの保管が簡単になります。
