個人事業主は事業に必要な経費を払う際に、クレジットカードも利用できます。クレジットカードには多くのメリットがありますが、その取り扱いには注意が必要です。例えば、領収書の管理方法を誤ると、経費計上の際に問題となる可能性があります。
本記事では、個人事業主が経費をクレジットカードで支払う際に領収書は必要になるのか、具体的な方法や注意点などを解説します。
- 個人事業主は、経費を支払う際にもクレジットカードを使うことができるよ
- クレジットカードを使うことで領収書の管理がしやすくなったり、手間を省けたりするからおすすめだよ！
- 個人事業主向けのクレジットカードもあるから、特典などを見比べて、自分に合うものを選ぶようにしようね！
目次
個人事業主が経費をクレジットカードで支払った場合、領収書はいらない？
個人事業主が経費をクレジットカードで支払った場合、領収書は必要になるのでしょうか。以下では、経費におけるクレジットカードと領収書の関係性を解説します。
クレジットカードで支払った場合には領収書は必要ない
クレジットカードで経費を支払う場合、領収書は必要ありません。クレジットカード払いの場合、支払ったタイミングでは販売店にデータが残っていないため、領収書は発行できないからです。
そのため、販売店側も、クレジットカード決済の際には領収書を発行する義務がありません。領収書を受け取れなくても問題はないため、経費に関する支払いでもそのまま買い物ができます。
現金での買い物では領収書があると良い
経費になるものを現金で購入した場合には、領収書を受け取っておくと良いでしょう。領収書が支払いの証明になるため、確定申告および税務調査時の書類として活用できます。
逆に領収書のない買い物を経費として計上すると、購入した事実を証明できず、経費として認められない可能性があります。
個人事業主が経費をクレジットカードで支払った際に領収書の代わりになるもの
個人事業主が経費をクレジットカードで支払った際には、領収書の代わりになるものを発行する必要があります。以下では、クレジットカード決済時における、領収書の代わりになる書類について解説します。
利用明細書
クレジットカードで支払った「利用明細書」が、領収書の代わりになります。利用明細書は、クレジットカード会社のWeb明細や取引明細で、確認・印刷が可能です。クレジットカードを使って経費処理をした場合には、定期的にクレジットカード会社のWeb明細や取引明細を、印刷・保存しておきましょう。
発行されたレシート
クレジットカードは領収書を発行できませんが、レシートは通常通りに手渡されます。そのためレシートを領収書の代わりとして、経費の証明に使うことも可能です。レシートも領収書と同様に、購入した金額や商品名、日付などが記載されているため、経費の証明書類として効力があります。
クレジットカードで経費を支払った場合の帳簿方法
クレジットカードで経費を支払った場合、帳簿の記載方法に注意が必要です。以下では、クレジットカード決済時における帳簿方法について解説します。
「発生主義」による帳簿が必要
クレジットカードの支払いを帳簿付する際には、「発生主義」で記載することが基本です。発生主義とは、費用などが発生した段階で計上する帳簿方法です。
例えば1月1日に決済（カードを使って支払った日）した場合、以下のような形で記帳します。
- 日付：1月1日
- 借方：消耗品費 〇〇円
- 貸方：事業主借 〇〇円」
事業用のカードを使った場合には決済日に「未払金」を計上する
事業用のカードを使った場合、決済したタイミングでお金が動かないため、決済日に「未払金」を計上します。例えば1月1日に買い物（決済）をした場合、まずは以下のように記帳します。
- 日付（決済日）：1月1日
- 借方：消耗品費 〇〇円
- 貸方：未払金 〇〇円
その後、さらに以下のように記帳し、まとめて引き落とす（支払う）形にします。
- 日付（引き落とし日）：2月27日
- 借方：未払金 〇〇円
- 貸方：普通預金 〇〇円
個人事業主の経費をクレジットカードで支払うメリット
個人事業主の経費をクレジットカードで支払うことには、さまざまなメリットがあります。以下では、クレジットカードを使って経費を支払うメリットをについて解説します。
個人事業主の経費を確認しやすくなる
個人事業主の経費を確認しやすくなる点は、クレジットカード決済をする1つのメリットです。毎月の明細を確認するだけで、経費にかかった金額やタイミングを、スムーズに把握できます。どの商品にどのくらいのコストがかかっているのかを正確に確認できるため、経費の見直しなどにも役立ちます。
領収書やレシート管理の手間を省ける
クレジットカードに支払いを一本化してしまえば、領収書やレシート管理の手間を省ける点もメリットです。確定申告の際にいちいち領収書やレシートをまとめて計算するといった作業工程を削減できます。領収書やレシートの紛失も防げる上、簡単に自分でデータを再発行できる点も魅力です。
クレジットカードのポイントが貯まる
クレジットカードの利用時には、その購入金額や倍率に応じたポイントが貯まります。固定費や経費の支払いに使った金額のポイントは、別の買い物に使うことが可能です。趣味の商品や生活用品をお得に購入するなど、金銭的なメリットにもつながります。ポイントを効率的に貯めるコツをチェックするなど、クレジットカードの使い方を工夫するのもおすすめです。
クレジットカードで経費を支払う際のデメリット
クレジットカードで経費の支払いをすることにはデメリットもあります。以下では、クレジットカード決済で経費を支払う際のデメリットを解説します。
経費に計上するには利用明細のダウンロードが必要
クレジットカードの利用明細は、クレジットカード会社のマイページなどからダウンロードできます。ダウンロードと保存・管理にある程度の手間がかかる点は、1つのデメリットになり得るでしょう。確定申告前までにダウンロードが終わっていないと、時間に余裕がなくなってしまう可能性もあります。個人事業主がクレジットカードで経費を支払う場合、確定申告に備えて毎月こまめに利用明細を保存しておくと良いでしょう。
クレジットカードの利用明細も5〜7年間の保管義務がある
クレジットカードの利用明細も、確定申告の証憑書類として5〜7年間の保管義務があります。そのため確定申告で経費を計上したからといって、証憑書類である利用明細などを廃棄しないように注意しましょう。経費の証憑書類は青色申告の場合は7年、白色申告の場合には5年の保管が必須です。
クレジットカードの利用明細がない場合には別の証憑書類を用意する必要がある
クレジットカードの利用明細がない場合には、別の証憑書類を用意する必要があります。例えばアプリから確認できる「電子利用明細」や、「経費精算伝票」などが、クレジットカードにおける経費精算の証憑書類として使えます。
個人事業主として活動する際には法人カードの作成も検討される
個人事業主として活動する際には、専用の法人カードを作成することも検討されます。法人カードを持つことで、経費の計算や管理がスムーズに行えるようになります。
法人カードとは
法人カードとは、法人および個人事業主などに向けて発行されるクレジットカードのことです。プライベートの出費と事業の出費を分けられるため、経費計算が適切かつ簡単に行える点が特徴です。「法人」カードという名称ですが、会社を設立していない個人事業主でも発行が可能です。この機会に経費の管理方法を確立するために、法人カードを作成するのもおすすめです。
個人事業主向きのクレジットカードの選び方
個人事業主向きのクレジットカードには、さまざまな種類があります。以下では、個人事業主におすすめのクレジットカードの選び方を解説します。
個人事業主向きのクレジットカードは「年会費」「ポイント還元率」「付帯サービス」などを参考にする
個人事業主向きのクレジットカードを選ぶ際には、「年会費」「ポイント還元率」「付帯サービス」などを参考にすることがポイントです。各種クレジットカードによって上記の内容が異なるため、それぞれを比較して最適なものを選ぶと良いでしょう。特にポイント還元率は高いほど、経費の購入時にお得なポイント貯められるメリットにつながります。
ペイトナーカードがおすすめの理由
個人事業主向きのクレジットカードを作成する際には、「ペイトナーカード」の発行がおすすめです。ペイトナーカードは、スモールビジネスや個人事業主におすすめのクレジットカードです。
手続きはWeb上で完結し、本人確認書類だけで審査が完了します。年会費無料で利用できるため、個人事業主として活動を始めたばかりの人でも負担なくクレジットカードを利用できます。スモールビジネスの開始時や、個人事業主として働き始める準備の一環として、ぜひペイトナーカードをチェックしてみてください。
まとめ
個人事業主の経費の精算時には、クレジットカードの利用も可能です。クレジットカードに経費の出費をまとめることで、保存や管理がしやすくなり、確定申告時の手間を削減できます。この機会にクレジットカードを使って、経費を購入するメリット・デメリットを確認してみてはいかがでしょうか。経費にクレジットカードを使う場合、個人事業主向きのものを選ぶのがポイントです。
「ペイトナーカード」は、申し込みや審査がWebだけで完結するため、忙しい人でも簡単に発行が可能です。年会費も無料なので個人事業主はぜひ、ペイトナーカードの利用を検討してみてください。
- 個人事業主は、経費を支払う際にもクレジットカードを使うことができるよ
- クレジットカードを使うことで領収書の管理がしやすくなったり、手間を省けたりするからおすすめだよ！
- 個人事業主向けのクレジットカードもあるから、特典などを見比べて、自分に合うものを選ぶようにしようね！
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