確定申告を効率化!フリーランスにおすすめのレシート管理方法とは?

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フリーランスが経費計上するのに必要なのが「領収書」です。この記事をご覧の方の中にも、事業関連の出費があった際には、必ず領収書をもらうようにしている方がいらっしゃるかと思います。

実は、経費書類は領収書に限定されている訳ではありません。レシートでも、経費書類として問題なく利用できるのです。本記事では、レシートを経費書類として扱う方法や、管理方法などについて詳しく解説します。

確定申告の期間は、2024年2月16日〜3月15日!

やっぷん
  • 経費書類としてレシートも使えるよ!
  • ただし、熱に弱く、小さいため紛失リスクもあるので要注意だよ!
  • 青色確定申告なら7年保管する必要があるので、自分に合った方法でしっかりと管理しよう!

目次

領収書とレシートどちらでも確定申告は可能

確定申告を行う際、領収書とレシートどちらであっても、経費計上は可能です。「領収書がないと経費にできない」と思われがちですが、レシートでも問題なく経費計上できます。

そもそも、経費計上する際に必要な書類は「誰が・どこで・何を・いくらで購入したか」が分かるものです。レシートの様式によっては領収書より多くの情報が記載されているので、問題なく経費計上のための書類として活用できます。ただし、自分の氏名が記載されていない場合は、経費支払いの記録として使えない可能性があるので、ご注意ください。

レシートと領収書の違いとは?

レシートと領収書の違いは、記載されている内容です。まず、レシートと領収書にそれぞれ何が記載されているかを確認しましょう。

レシートと領収書の違い
書類の種類記載内容
レシート発行日商品やサービスの名称商品毎と合計の金額消費税率預かり金・釣銭発行者の住所・氏名
領収書発行日宛名但し書き金額「領収いたしました」という文言発行者の住所・氏名(会社名)

レシートと領収書で大きく異なるのは「宛名の有無」です。経費に関しては、宛名がなくても問題ありませんが、消費税法上は、経費書類に宛名の記載が求められます。入れ税額控除の要件としては、宛名が必要になるため、宛名付きレシートまたは領収書をもらうのが適切です。

ただし、領収書は手書きなうえ、内容を省略して記載するケースも多く、証明証書として信憑性が低いとされる場合もあります。「お品代」や「上様」と記載されていると、誰が何に使った経費なのか分からないため、経費として認められない可能性があるのです。

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確定申告にレシートを使う場合の注意点

確定申告にレシートを使う場合、いくつかの注意点があります。特に、保存期間や保管方法を知らないと、後から経費が認められなくなる可能性があるので注意しましょう。

レシートの保存期間は?

レシートの保存期間は、青色確定申告であれば7年、白色確定申告であれば5年です。期間内に破棄してしまうと、経費が認められなくなるので注意しましょう。

また、レシートは「感熱紙」という熱で発色する紙を使用しており、保存期間が3〜5年となっています。保存方法に十分注意し、印字が消えないようにしてください。

レシートに必要な記載内容は?

レシートに必要な記載内容は、以下のとおりです。

レシートに必要な記載内容
  • 発行日
  • 金額
  • 内容
  • 発行者の氏名・住所

上記の内容が記載されていれば、経費書類として利用できます。ただし、仕入税額控除に使う場合には、追加で「宛名」が必要です。以下の業種以外は、宛名がないと経費書類として認められず、仕入税額控除に使えませんので注意してください。

宛名がなくても良い業種
  • 小売業
  • 飲食店業
  • タクシー業
  • 駐車場業
  • その他これらに準ずる事業

【参考:国税庁『No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項』】

例えば、食材を購入したレシートや、事業関連の移動に使ったタクシー代のレシートに関しては、宛名がなくても問題ありません。また、そもそも仕入税額控除に関係ないレシート(課税所得を減らすための経費計上に使うレシート)に関しては、宛名がなくても経費書類として使えます。

保管の仕方に関する注意ポイントは?

レシートを保管する際は、以下2つのポイントに注意しましょう。

レシート保管の注意ポイント
  • 感熱紙の印字消え対策
  • 紛失対策

レシートは、熱で発色する「感熱紙」を利用しています。ひっかくと黒く線がつくのは、摩擦によって熱が発生し、その熱で発色するためです。

感熱紙は3〜5年程度でだんだんと印字が薄れていきます。また、水分やアルコール、熱、光などにも弱いので、印字が消えてしまわないよう、涼しく風通しのよい場所で保管しましょう。消えかけのレシートがあれば、コピーをしておくのがおすすめです。

また、紛失対策も厳重に行いましょう。青色確定申告の場合は、レシートを7年も保管しなくてはなりません。年末の大掃除や、引っ越しなどで誤って処分してしまわないように、場所を決めて大切に保管してください。

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フリーランスにおすすめの5つのレシート管理方法

フリーランスがレシートを管理する際には、封筒やノートを用いるのが一般的です。レシート専用のファイルを使って保管する人もいるでしょう。以下の項目で、フリーランスにおすすめのレシート保管方法を5つご紹介するので、ご自身に合ったものを探してみてください。

月ごとの封筒をつくって保管

オーソドックスな保管方法として、月ごとの封筒を作って入れておくというものがあります。封筒に「〇月」と書いて、経費関連のレシートを入れておくだけの保管方法です。筒とペンがあればできるので、誰でも手軽に行えるのがメリットでしょう。

ただし、レシートをバラバラに入れておくことになるので、ファイリングする方法に比べると確認しにくいのがデメリットです。また、ほかの書類と誤って処分してしまう可能性もあります。封筒をまとめて入れておくボックスを作るようにして、紛失対策を徹底してください。

ノートに貼り付けて保管

ノートに貼り付けておくのも、非常にオーソドックスな保管方法です。後から確認しやすいのが大きなメリットでしょう。また、本棚にしまって整理整頓して保管できるので、紛失しにくいメリットもあります。

ただし、レシートの枚数が多いと、ノート1冊に収まりきらないケースがあります。また、封筒に入れるタイプに比べると非常に手間のかかる方法です。さらに、のりが剥がれて紛失してしまう可能性もあります。ノートで保管する場合は、ページ数の多いノートや大判のノートを使い、テープのりで貼り付けるといった対策をするのがおすすめです。

勘定科目ごとに分けて保管

月だけでなく、勘定科目ごとに分けて保管する方法もあります。レシートが膨大な量になっている場合は、日付順で保管しても確認するのが非常に大変です。勘定科目ごとに分けて保管しておけば、後から「〇〇のレシートはどこだろう?」と確認したい際に、すぐ見つけられます。

勘定科目ごとに分けて保管する場合も、日付順で保管するようにしましょう。1年分のレシートをただ勘定科目ごとに分けただけだと、確定申告をする際の書類作成が非常に難しくなります。

日付順かつ勘定科目ごとに分けておけば、確定申告書の作成を効率よく行えるのでおすすめです。

レシート・領収書専用のファイルで保管

昨今は、レシートや領収書専用のファイルも数多く販売されています。ノートに保管する方法に比べて、のり付けの手間がないので、手軽に整理できて便利です。

ただし、レシートファイルによっては、幅広いタイプのレシートに対応していないケースも多くあります。お店のレシートが80mm以上の幅広いレシートの場合には、ファイルの種類に注意しましょう。

スキャンしてデジタルで保管

2022年1月の電子帳簿保存法改正で、デジタルで経費書類を保管しやすくなりました。以前までは、レシートをスキャンして保管するのには事前承認が必要でしたが、2022年1月1日以降であれば承認なく電子データで保存できるようになったのです。

レシートをスキャンして電子データとして保存するのは、電子帳簿保存法では「スキャナ保存」に該当します。さまざまな要件を満たした形で保存をしないと、適正な電子データと認められないので、注意しましょう。スキャナ保存については、以下の記事で詳しく解説しています。詳しくは、以下の記事をご覧ください。

【参考:国税庁『電子帳簿保存法が改正されました』】

整理整頓できない!レシートを効率よくまとめる方法

日々、経費のレシートをもらっていると、どうしても整理整頓ができずバラバラになってしまうかもしれません。確定申告の締め切り直前になって、慌ててレシートを整理したり、探したりする方もいるでしょう。

レシートの整理整頓が苦手な方は、以下でご紹介するような方法を試してみてください。1つでも取り入れてみると、きっと去年よりレシート管理が楽になるはずです。

もらったレシートはその日のうちに財布から出す

もらったレシートを財布に溜め込んでいると、紛失や破損の原因になります。レシートを受け取ったら、その日のうちに財布から取り出す習慣をつけましょう。

前述のとおり、レシートは感熱紙を用いているため、こすれや水気などに極端に弱い特性があります。昨今は、アルコール消毒をする場面も増えたため、以前にも増してレシートが破損しやすい状況です。

レシートを紛失せず、適切な形で保管するために、もらったレシートはすぐに保存ボックスや封筒などに移し替えましょう。

レシートは不要・必要に分ける

もらったレシートを入れておくボックスを用意しておくと、財布からすぐに取り出す習慣を作りやすくなります。レシートボックスは、不要と必要に分けておくのがおすすめです。

不要なレシートはすぐ捨てても問題ありませんが、誤って処分することがないように、念のため一定期間保管しておくとよいでしょう。

色でボックスを区分してもよいですが、うっかり逆に入れてしまう可能性もあります。どちらに入れるか混乱しないように、テープで「必要」「ゴミ」などと記入しておくようにしてください。

週1〜月1ペースで会計ソフトに入力する

レシートをボックスや封筒に入れっぱなしにしておくと、後から会計ソフトに入力するのが大変面倒になります。確定申告の前になって慌てないように、月1回くらいのペースで会計ソフトに経費を入力しておくようにしましょう。

例えば、月末にレシート整理の日を設けて、会計ソフトへの入力作業と、不要レシートの処分を行うようにすれば、常にレシートが整理されている状態が保てます。

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フリーランスが請求書を管理する5つの方法

フリーランスが請求書を管理する場合は、紙か電子データ(PDF)かによって管理方法が異なります。おすすめの管理方法は、以下のとおりです。

フリーランスが請求書を管理する5つの方法
  • 月ごとにファイルでまとめて管理
  • 取引先ごとのファイルを作って管理
  • 請求書のエクセルファイルをパソコンで管理
  • 紙の請求書をスキャンしてデジタルで管理
  • 請求書発行サービスを利用して管理

請求書に関しては、自分が発行したものはもちろん、受け取ったものに関しても、適切に保存しておく必要があります。以下の項目で、フリーランスが請求書を管理する5つの方法を詳しくご紹介するので、参考にしてください。

月ごとにファイルでまとめて管理

紙の請求書であれば、月ごとのファイルでまとめておくのが一般的です。フリーランスの場合は、月ごとの請求書がそこまで膨大にならないケースがほとんどなので、ファイルに月ごとのインデックスを貼って保管するのがよいでしょう。

月ごとの請求書が50枚を超える場合は、月ごとにファイルを用意しても問題ありません。

取引先ごとのファイルを作って管理

会計ソフトへの入力のしやすさを考慮して、取引先ごとにファイルを作るのもおすすめです。取引先ごとに請求書をまとめておくと、日付と金額を変更するだけで次々に入力していけるので、確定申告作業を効率化できます。

取引先ごとにまとめる場合は、ブックタイプよりもバインダータイプやクリアファイルがおすすめです。クリアファイルは抜け落ちて紛失するケースがあるので、注意しましょう。

請求書のPDFファイルをパソコンで管理

PDFで請求書を作成・送付している場合は、ファイルをパソコンに保管しておくのがおすすめです。2022年の電子帳簿保存法改正によって、電子データを電子データのまま保存しておくのが義務化されたので、PDFファイルは厳重に保管しましょう。

PDFファイルを保管する際も、取引先ごとや、月ごとにフォルダを作って保存しておくのがおすすめです。

紙の請求書をスキャンしてデジタルで管理

紙の請求書をスキャンして、電子データとして管理する方法もあります。前述の通り、電子帳簿保存法の改正によって、電子データとして保存・管理するのもやりやすくなったので、おすすめの方法です。

紙の請求書をスキャンして保存する場合も、電子帳簿保存法における「スキャナ保存」に該当します。レシートと同様に、スキャンの品質やタイムスタンプ等の要件を満たして保存するように注意してください。

【参考:国税庁『電子帳簿保存法が改正されました』】

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請求書発行サービスを利用して管理

請求書発行サービスを利用して管理する方法もあります。請求書発行サービスとは、必要事項を入力するだけで簡単に請求書を発行できるサービスです。

自分が発行する請求書であれば、請求書発行サービスを活用して管理するのが手軽で便利でしょう。

確定申告に!フリーランスにおすすめしたい3つのレシート管理ツール

確定申告をする際は、多くの方が確定申告ソフトを使っているかと思います。昨今の確定申告ソフトは、レシート管理機能も搭載しているものが少なくありません。

これからレシート管理ツールを活用していきたいと考えている方は、以下の確定申告ソフトを活用してみてください。

マネーフォワード クラウド確定申告

『マネーフォワード クラウド確定申告』は、家計簿アプリとして人気のマネーフォワードが開発した確定申告ツールです。アプリからも利用できる利便性や、家計簿アプリと連動して自動入力してくれる機能などがあります。

freee

画像引用元

『freee』は、確定申告を自動化する機能が豊富に搭載されているソフトです。〇×形式で答えるだけで確定申告書ができあがったり、AIが事業経費の仕訳選びをサポートしてくれる機能などがあります。

レシート管理においては、印刷面をスマホで撮影するだけで、情報が自動入力される機能がついています。

やよいの白色申告・青色申告

画像引用元

『やよいの白色申告・青色申告』は、最初の1年間が無料で利用できる確定申告ソフトです。登録ユーザー数は280万人以上、満足度94%と高い評価を得ています。

やよいの確定申告ソフトには、スマホでレシートを撮影するだけで、日付や金額を自動入力してくれる「スマート取込機能」が搭載されています。1枚ごとに手作業で入力する手間が省けるので、確定申告がかなり効率化できるでしょう。

なくしたら?レシートを紛失した場合の対処法

レシートを紛失してしまった場合は、何らかの方法で経費書類を手に入れる必要があります。レシートがないのにも関わらず、経費計上をしてしまうと、税務調査が入った際にペナルティの対象となりますので、注意しましょう。

以下の項目では、レシートを紛失した場合の対処法を3つご紹介します。

お店で再発行してもらう

発行してから1〜2日であれば、再発行できる可能性もあります。ただし、レシートは再発行不可の場合も少なくありません。発行したその場で2枚もらうのはできても、後日の再発行には対応していないケースがほとんどです。

もし、再発行を希望するのであれば、まずお店に問い合わせましょう。発行してもらった日時を伝えたうえで、再発行が可能かを問い合わせてみてください。

証明書を発行してもらう

レシートの再発行ができなくても、証明書を発行してもらうのは可能かもしれません。証明書には「購入証明書」や「支払証明書」があります。発行には手数料がかかる場合もあるので、あらかじめ問い合わせましょう。

また、クレジットカードの利用明細や、ネット通販の購入通知メールなども、証明書として利用できる場合があります。

出金伝票を活用する

出金伝票とは、何かを買った際の出金記録を記載する伝票です。レシートをなくした時に、出金伝票で代用できます。

出金伝票にも、レシートと同様に「日付」「支払先」「金額」「内容」を記載してください。文房具店やネット通販などで、簡単に入手できるので、レシートを紛失した際は活用してみましょう。

また、ペイトナー公式ラインではさらなるお役立ち情報の配信をしています。公式LINEから友達登録をどうぞ!

まとめ

経費書類としては、領収書だけでなく、レシートも利用可能です。ただし、レシートは長期保存すると印字が消えやすいので、注意しましょう。また、電子保存や保管期間などに関しても、注意が必要です。

レシートを保管する際は、ノートや封筒などでまとめておくのが一般的です。また、もらったレシートをすぐに分別する習慣をつくると、紛失や破損のリスクを抑えられます。本記事の内容を参考に、ぜひご自身に合った形でレシートを保管してください。

やっぷん
  • 経費書類としてレシートも使えるよ!
  • ただし、熱に弱く、小さいため紛失リスクもあるので要注意だよ!
  • 青色確定申告なら7年保管する必要があるので、自分に合った方法でしっかりと管理しよう!

最後までお読みいただきありがとうございました。

監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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