【インボイス制度対応】フリーランスが請求書を作成する際のポイントを徹底解説!

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フリーランスとして事業をしていて、まずぶつかるの悩みが「請求書をどう作成・発行すればいいのか」というものです。独立・脱サラしたフリーランサーであっても、請求書を書いたことがない方は多く、また会社の書式がないため書き方が分からなくなってしまう方も少なくありません。

本記事では、フリーランスが請求書を作成・発行する際のポイントを徹底解説します。請求書の書き方が分からず困っている方は、ぜひこの記事をご覧ください。

やっぷん

請求書は請求内容や期日が明確になるように作成する必要があるよ。
テンプレートを使用すれば簡単にこれらの抜けがない請求書が作れるから、自分に合ったものを活用しよう。
インボイス制度の導入によって、作成方法や記載事項が変わることもあるので注意してね!

目次

そもそも請求書とは?

「請求書」とは、取引先に対してサービスや商品の代金を請求するための書類です。請求書を発行すると、フリーランス(発行者)は取引先に対して業務を完了したことを示し、報酬を請求した証明ができます。そして、取引先はどのような業務をいくらで行い、いつその代金を請求されたかの証明が残るのです。

このように、請求書はフリーランスと取引先の双方にとって重要な書類となるため、何らかの取引があった場合には必ず発行しましょう

請求書に法的拘束力はある?

請求書に法的拘束力はありません。そのため、もし請求したにも関わらず未払いだったとしても、法律上の罪に問うのは難しいと言えます。しかし、請求書を発行しておくと、未払いのトラブルがあった際に「内容証明書」を送りやすくなるでしょう。

内容証明書とは、「いつ・誰が・誰に・どんな文書を送ったか」を証明できる書類です。郵便局で手続きを行うと発行でき、内容証明書を発送した証拠は郵便局に保存されます。この内容証明書は、取引先に対して「請求書も送り、内容証明書も送ったので、これ以上無視するならば法的措置をとります」といった強いアピールになる書類です。内容証明書を送ることで、請求が行われたケースも少なくありません。

請求書と見積書・領収書はどう違う?

見積書や領収書など、フリーランスが取り扱う書類は複数あるため、明確な違いが分からない方も多いでしょう。

まず、見積書は「依頼を受けて行う業務内容と、想定代金」を取引先に伝えるための書類です。おおよそこのくらいの費用がかかると取引先にあらかじめ伝え、スムーズに業務を進めるために作成する書類です。

対して領収書は、商品やサービスの代金を受け取った(領収した)ことを証明するための書類です。請求書は「代金を払ってください」と通知するための書類なのに対し、領収書は「代金を受け取りました」と証明するための書類と言えます。

書類発行の順番
  1. 見積書(業務に取り掛かる前)
  2. 請求書(業務完了後)
  3. 領収書(代金支払い後)

フリーランスが請求書を作成・発行する方法

フリーランスは請求書を発行する場面が多くありますが、特にフリーランスになったばかりの方は、発行方法が分からず困ることも少なくありません。

以下では、フリーランスが請求書を作成・発行する方法や注意点について解説しますので、請求書関連でお困りの方は、ぜひご覧ください。

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請求書は何を使って作成・発行する?

請求書は手書きもしくはパソコンで作成するのが一般的ですが、昨今はパソコンで作成するほうが主流です。多くの方は「Microsoft Excel(エクセル)」もしくは「Google スプレッドシート」で作成しています。また、「Microsoft Word」や「Google ドキュメント」のような文書作成ソフト、そして会計ソフトや請求書作成ソフトで作成する方も少なくありません。

エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使用すると、金額や消費税の計算が自動で行われるため、請求書を作成しやすいでしょう。Wordやドキュメントのような文書作成ソフトの場合、レイアウトの自由度が高いためきれいに請求書を作成できるのがメリットです。

会計ソフトや請求書作成ソフトで作成すると、請求書の情報を管理しやすくなるほか、確定申告ソフトと連携できるものもあり、一連の会計業務がスムーズになります。

フリーランスが請求書を発行するタイミング

フリーランスが請求書を発行するタイミングは、主に「月1〜2回」もしくは「業務完了ごと」です。

まず、「月末締め・翌月末払い」といった契約の場合は、月初から月末までの業務を翌月の1日に請求書にまとめ、取引先に送付します。この場合は請求書の送付回数が減るのがメリットですが、業務量が多いと請求書の内容が多くなり、ミスがあった場合の修正が煩雑になるリスクがあります。

一方、契約によっては1業務ごとに請求書を送付する場合もあるでしょう。特に決まった取引先や継続的な依頼がなく、さまざまな取引先からスポット的な依頼で複数の業務を引き受けている場合は、業務が完了する度に請求書を送付するのが一般的です。この場合は請求書の送付回数が多くなってしまいますが、業務ごとに請求書が分かれるため管理しやすいと感じる方もいます。

請求書に必ず記載する事項

請求書に記載する事項について、国税庁では以下のように定めています。

請求書に記載する事項
  • 書類作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

【引用:国税庁「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」】

上記は最低限記載すべき内容ですが、これだけだと「誰に対して発行するのか」「どこにお金を振り込めばいいのか」などが不明瞭です。そのため、以下のような事項も記載することが一般的です。

請求書に記載すべき事項
  • 宛名(取引先の会社名、氏名)
  • 請求者(自分)の氏名
  • 請求日と支払期日
  • 請求書番号
  • 請求内容(業務内容、単価、品数、金額など)
  • 振込先の情報(銀行名、支店名、口座番号)
  • 特記事項(備考)

基本的には「誰が・誰に・いつ・何の代金を・いくら・どの口座に・いつまでに支払うか」が分かれば問題ありません。

宛名(取引先の会社名、氏名)

「誰に請求するのか」は重要な事項です。会社名や、取引先の氏名を必ず記載しましょう。なお、取引先の住所は記載しなくても構いません。

請求書テンプレートに「住所」の項目がありますが、これは自分の住所を記入する項目ですので、誤って取引先の住所を記入しないように注意してください。

請求者(自分)の氏名

「誰が請求するのか」も重要な事項ですので、自分の氏名を必ず記載しましょう。もしペンネームで活用している場合、ペンネームで記載しても問題ありませんが、取引先によっては受け付けてもらえない場合があります。また、ペンネームで請求書を作成すると振込先口座と名義が一致しなくなってしまうため、取引先にその旨を伝えておくと良いでしょう。

そして、請求書のテンプレートには「住所」の項目がありますが、ここには自分の住所を記入します。ただし、自宅兼事務所として住居を使用している方は、あまり住所を知られたくない場合もあるでしょう。住所を知られたくない場合は、記入しなくても構いません。

請求日と支払期日

請求日と支払期日は、基本的に取引先と相談して決めましょう。例えば「月末締め・翌月末払い」の契約だった場合、業務を行った翌月の1日が請求日、その月の末日が支払期日となります。支払期日を間違えると、支払いが正常に行えなくなる可能性が高いため、注意してください。

請求書番号

請求書番号は、発行者が自由に決めて構いません。一般的な会社だと、請求書の通し番号を作って管理していますが、フリーランスは請求書番号を厳密に管理していない方も多くいます。そのため、ご自身が把握できる番号であれば、大きな問題はないでしょう。

例えば、「Q(取引先ごとにアルファベットを付ける)-20221230(日付)」や「2022123001(日付と、その日発行した請求書ごとの番号)」など、管理しやすい請求書番号をあらかじめ考えておくと、迷わず済みます。

請求内容と金額(業務内容、単価、品数、金額など)

請求内容は、請求書の中でも特に重要な項目です。ここが間違ってしまうと、取引先に誤った金額を請求することになってしまいますので、しっかりと確認したうえで発行しましょう。

業務内容には、「何をしたのか」を記載します。「〇〇の作成」や「〇〇の修理」、「〇〇の執筆」など、何の代金なのかを明記しましょう。そして、単価(1個・1文字・1時間あたりの金額)と品数(個数・文字数・時間)、金額を計算して記入します。

業務ごとの金額のほか、小計や消費税額、源泉徴収があればその金額、そして合計金額も必ず記載してください。

振込先の情報(銀行名、支店名、口座番号)

請求したお金を振り込んでもらう口座の情報を記載します。口座は、特に指定がなければご自身が自由に決めて構いません。

こちらもミスがあると振り込みができなくなるため、作成後だけでなく送付前にもチェックしておきましょう。

特記事項(備考)

特記事項とは、請求書を送るにあたって付け加えておきたい情報を記載する項目です。特になければ、空欄や「特にありません」と記入しておけば問題ありません。

なお、振込手数料は基本的に取引先の負担となるので、「恐れ入りますが、振込手手数料は御社のご負担にてお願いいたします。」といった一文を添えておくと丁寧です。

消費税は内税・外税どちらで計算するべき?

内税・外税とは消費税のことで、税抜き・税込と同じような意味合いで使用する単語です。

内税の場合は、契約金額をそのまま請求し、契約金額(請求金額)に消費税も含まれる形になります。対して外税は、契約金額に消費税分を上乗せして合計金額を算出し、その金額を請求します。つまり、外税のほうが請求金額が多くなるのです。

この内税・外税に関しては、契約時もしくは請求書を作成する時点で、取引先に確認しましょう。内税か外税かで請求金額が大きく異なってしまうため、トラブルを防ぐためにも、事前確認が重要です。

請求書の送り方

請求書の送り方には、以下のものがあります。

請求書の送り方
  • メール
  • FAX
  • 郵送

昨今はメールで送るのが一般的ですが、製造業や小売業などはFAXを使用する場面もあるため、不安があれば確認しておくと良いでしょう。

請求書のファイル形式・ファイル名について

メールで請求書を送る場合、PDFファイルで請求書を作成するのが一般的です。ExcelやWordファイルだと、送付後に何らかのミスで数字が入れ替わったり内容を消してしまうリスクがありますので、編集や改ざんがしにくいPDFファイルが適しています。

ファイル名は、取引先から指定がない場合は、「〇月分請求書_自分の氏名」「〇月分_〇〇請求書_自分の氏名」のように、何の請求書か分かりやすいファイル名を付けましょう。また、複数社に同じタイミングで請求書を送る場合、送り間違いを防止するために、ファイル名に「取引先社名」を入れておくのもおすすめです。

なお、空白を開けたいところには「-(ハイフン)」もしくは「_(アンダーバー)」を使用するのが良いとされています。空白を開けたいところに「.(ピリオド)」や「全角の英数字・記号」を使用してしまうと、ファイルが破損するリスクがあるため、使用しない方が無難です。

メールやチャットツールで請求書を送る際の、本文の書き方・例文

メールやチャットツールで請求書を送る場合、本文に悩む方も多くいます。もしメールやチャットツールで送る際の本文が分からない、例文が欲しいという方は、以下を参考にしてください。

請求書を送る際の文面(例)
件名:1月分 請求書の送付【山田太郎】
A株式会社 B様
お世話になっております。デザイナーの山田太郎です。
1月分の請求書を作成しましたので、添付ファイルにてお送りします。お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収・ご確認のほどよろしくお願いいたします。なお、本請求書の支払期日は以下の通りです。
2022年2月28日
以上、何卒よろしくお願いいたします。
山田 太郎

上記は一例ですが、請求書を送るうえで特に注意すべき点や記載しなくてはならない点はなく、請求書を送る旨が伝われば十分です。

支払期日が近い場合や変則的な場合は、上記のように支払期日も記載しておくと親切でしょう。

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請求書を発行する際に気をつけたい「源泉徴収」について

契約をする際に「源泉徴収」について取り決めがあった場合、請求書に源泉徴収について記載したほうが良いでしょう。源泉徴収をするかは取引先や事業の種類によって異なりますが、あらかじめ制度について知っていれば、記載する必要が発生した際に困らずに住みます。

以下では、源泉徴収とは何か、そして計算方法や請求書への書き方について解説しますので、参考にしてください。

そもそも源泉徴収とは?

源泉徴収とは、所得税に関する制度です。所得税は、基本的に所得を得た人がその所得額に応じて納税するものです。

しかし、特定の所得においては、所得を支払う側が事前に所得税分の金額を回収して納税する制度があり、これを「源泉徴収制度」と言います。個人が受け取る報酬や料金の場合、以下のものが源泉徴収の対象です。

報酬・料金等の支払を受ける者が個人の場合の源泉徴収の対象となる範囲
  • 原稿料や講演料など(ただし、懸賞応募作品等の入選者に支払う賞金等については、一人に対して1回に支払う金額が50,000円以下であれば、源泉徴収をしなくてもよいことになっています。)
  • 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
  • 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
  • プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
  • 映画、演劇その他芸能(音楽、舞踊、漫才等)、テレビジョン放送等の出演等の報酬・料金や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
  • ホテル、旅館などで行われる宴会等において、客に対して接待等を行うことを業務とするいわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
  • プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
  • 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金

【引用:国税庁「No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」】

なお、源泉徴収の対象や税率等に関しては、以下も参考にしてください。

(参考:国税庁「源泉所得税関係-源泉徴収全般」)

源泉徴収の計算方法

源泉徴収の計算方法は、金額によって異なります。

【100万円以下の場合】源泉徴収税額 = 支払金額×10.21%
【100万円を超える場合】源泉徴収税額 =(支払金額−100万円)×20.42%+102,100
源泉徴収の計算方法

源泉徴収する金額には、「所得税」のほかに「復興特別所得税」も含まれます。

上記の計算だと、100万円以下の場合は10%が所得税、そして0.21%が復興特別所得税です。

そして100万円を超える部分に関しては、20%が所得税、0.42%が復興特別所得税に当たります。

なお、100万円を超える場合の式に「102,100」がありますが、これは100万円に対する源泉徴収税額です。

100万円を超える場合は、100万円を超える部分と超えない部分で分けて源泉徴収税額を計算するため、このようになります。

請求書における、源泉徴収の書き方

まず、請求書に源泉徴収税額を記載する義務はなく、記載していなくても請求書として成立します。

しかし、請求書を受け取った取引先が源泉徴収金額を計算しなくてはならないため、できる限り記載しておいたほうが良いでしょう。

記載する場合は、小計もしくは消費税額の下に欄を追加して記載します。

順番としては、「小計→消費税額→源泉徴収税額→請求金額合計」の順です

源泉徴収の欄があるテンプレートもありますので、必要に応じて使用してみてください。

インボイス制度の導入で、請求書に変化はある?

インボイス制度とは、請求書や消費税などに関わる新しい制度です。

インボイス制度を導入するかは事業者に委ねられていますが、制度を導入しなかったために契約が取りにくくなるケースも考えられます

また、インボイス制度を導入した場合は請求書の作成方法が大きく異なってくるため、注意が必要です。

以下では、インボイス制度の概要と、導入後の請求書について解説します。

インボイス制度がよく分からない方や、導入したものの請求書の作成方法に自信がない方は、参考にしてください。

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インボイス制度の概要

インボイス制度とは、請求書に関する新しい法制度です。

正式名称は「適格請求書等保存方式」で、名前の通り請求書の作成方式や保存方式に関する制度となっています。

具体的には、「適格請求書(インボイス)」という国が定めた様式に請求書を統一し、その請求書を規則通りに保存するようにしましょうといった内容です。

インボイス制度に関するフリーランスへの影響

インボイス制度が導入され、適格請求書(インボイス)を発行できるようにしたい場合、「適格請求書発行事業者」にならないといけません。

しかし、適格請求書発行事業者になった場合、消費税の課税義務が発生します

フリーランスの場合は消費税免税事業者として事業を営む方も多くいますが、免税事業者だった場合も、適格請求書発行事業者になれば課税事業者扱いです。

インボイス制度に関する取引先への影響

フリーランス側が適格請求書を発行できなかった場合、取引先は「仕入税額控除」が使えなくなります

仕入税額控除は消費税に関するもので、簡単に言えば「仕入にかかった消費税分は、自分が納税する消費税額から控除できる制度」です。

仕入税額控除が使えないと、消費税を多く納税しなくてはなりません。

そのため、適格請求書を発行できない事業者(仕入税額控除が使えなくなる事業者)は、取引を避けられるのではないかといった懸念が生じています。

インボイス制度がスタートすると、請求書はどう変わるのか?

インボイス制度がスタートし、ご自身も適格請求書発行事業者となった場合、以下の項目を請求書に記載する必要があります。

適格請求書に記載しなければいけない項目
  • 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額等
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

【引用:国税庁「適格請求書等保存方式の概要」】

上記の項目をすべて記載しないと、適格請求書として認められないので、作成時は注意しましょう。

また、上記よりも記載事項の少ない「適格簡易請求書」もありますが、これは発行できる業種が小売業や飲食店、タクシー業などに限られています。

フリーランスの場合は基本的に適格簡易請求書でなく、正式な適格請求書を発行しなくてはならないので、混同しないようにお気を付けください。

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フリーランスが請求書を発行する際のよくある質問5選

フリーランスは会社員のように請求書の書き方を教えてもらえる環境にない方も多いため、書き方やトラブル対応などに不安を感じることも少なくありません。

本記事の最後では、フリーランスが請求書を発行する際のよくある質問5つに回答します。

請求書の発行にあたって不安がある方は、こちらもご覧ください。

印鑑は押したほうが良い?

請求書に印鑑を押さなくても大きな問題はなく、法律上での決まりもありません。

手書きの請求書が主流だった時代は、印鑑を押すのが通例となっていましたが、昨今は請求書の電子化に伴って印鑑を押していない請求書も増えています。

請求書に印鑑を押した場合のメリットとして、偽造・改ざん対策が挙げられます。

特に手書き請求書の場合、印鑑を偽造するのは難しいため、偽造や改ざんが防げるでしょう。

一方で、電子印鑑の場合はセキュリティ対策がされていなければ偽造・改ざん防止効果は薄く、作業が煩雑になるだけなので、請求書に印鑑を押さないケースも増えています。

ただし、請求書以外の書類に押印する場面や、押印した請求書しか受け付けない取引先にあたる場合もあります。

そのため、電子印鑑を使用できる体制は整えておいたほうが良いでしょう。

請求書のテンプレートを使用しても問題ない?

請求書のテンプレートを使用しても、まったく問題ありません。

テンプレートはプロが見やすく作成しているものが多く、表計算ソフトの数式ミスもほとんど無いため、正しく見やすい請求書が簡単に作成できます。

このような請求書は取引先にとってもメリットが大きいため、積極的に使用するのをお勧めします。

ただし、テンプレートによっては広告が入っているものもあります。

広告が入っているテンプレートに関しては、PDFファイルとしてダウンロードする際に広告部分を消すか、広告部分が入らないような形でダウンロードするようにしてください。

また、テンプレートごとに利用規約がありますので、規約を遵守したうえで使用しましょう。

メールやチャットツールで請求書を送付する際の注意点は?

必須ではありませんが、パスワードをかけたほうが良い場合もあります

請求書にパスワードをかけると「自分が発行した」という証明になるだけでなく、情報漏洩防止にも繋がるでしょう。

請求書にパスワードを設定する場合、請求書とパスワードは必ず別送してください。

一緒に送ってしまうと、誤った取引先に発送したり、そのメール自体が何らかの形で転送されてしまった場合、パスワードを設定した意味がなくなってしまいます。

請求書を送付する際に「パスワードは後ほどお送りいたします」と伝えたうえで、別途パスワードを記載したメールを送ると安全です。

請求書のファイル形式に決まりはある?

請求書を電子書類として送付する際、ファイル形式に決まりはありませんが、前述の通りPDFファイルで送るのが良いでしょう

エクセルやワードの場合、数字を改ざんされたり誤って編集されたりするリスクや、バージョンやOSによる表示の不具合が考えられます。

PDFファイルであれば、基本的に文字化けや表示ずれのリスクも少ないため、誰でも同じ状態で閲覧できるでしょう。

また、改ざんや編集のリスクも少ないため、請求書のような書類を送るうえではPDFファイルが適しています。 

請求書を送付したにも関わらず、期日までに支払いがなかったら?

請求書を送った相手が期日までに支払いを送らなかった場合、まずはメールやチャットツール等で連絡をしましょう

体調不良やシステムトラブル等で、連絡が一時的に途絶えてしまっている可能性も考えられます。

催促の連絡をしてもまったく返答がない場合は、内容証明郵便で請求書を発送するのが効果的です。

内容証明郵便は、前述の通り「誰が・誰に・どんな内容の書類を送ったか」が保存・証明される郵便を指します。

この内容証明郵便で請求書を送った場合、相手に強い圧力をかけられるので、支払いが行われるケースも多くあります。

どうしても支払いが行われない場合は、内容証明郵便の活用を検討してみてください。

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まとめ

フリーランスになって初めて請求書を発行する場合、さまざまな不安が頭をよぎるものです。

しかし、本記事で解説した通り「必須事項」をきちんと記載していれば、大きな問題なく支払いは行われます。

昨今は請求書のテンプレートも複数提供されているので、ご自身の使いやすいものを選べば、それほど手間なく請求書を作成できるでしょう。

よくあるミスに関しても、本記事を読めば回避できるものがほとんどです。

ぜひこの記事を読み返しながら、正しい手順で請求書を発行してください。

やっぷん

請求書は請求内容や期日が明確になるように作成する必要があるよ。
テンプレートを使用すれば簡単にこれらの抜けがない請求書が作れるから、自分に合ったものを活用しよう。
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監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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