フリーランスが請求書を発行する際に、印鑑が必要なのか悩むケースは多いです。使うべき印鑑の種類や正しい押印方法が分からないままだと、請求書の発行時に不安を感じてしまうでしょう。本記事では「フリーランスの請求書に印鑑が必要なのか」という基本から、印鑑の種類や押印方法、電子印鑑の作成方法などを解説します。
- フリーランスの請求書にも、印鑑を押すことが多いよ！
- 印鑑の種類や押し方にも違いがあるから、しっかり理解できるようにしておこうね！
目次
フリーランスの請求書に印鑑は必要なのか
まず基本として、「フリーランスの請求書に印鑑が必要なのか」という点について解説します。
請求書には印鑑がなくても問題ない
請求書には厳密な書式や記載内容が決められておらず、法的には請求書を作成する義務もありません。印鑑に関しても押印の必要はなく、仮に請求書に印鑑がなくても問題はないです。しかし、それでも請求書には印鑑を押すケースが一般的です。押印されていない請求書を提出した場合、クライアントから修正を求められる可能性もあります。そのため印鑑を押す義務はなくても、基本的に請求書には押印する習慣を身に付けると良いでしょう。
フリーランスの請求書に印鑑を押す理由
義務がないにも関わらず、なぜフリーランスの請求書には印鑑が必要になるのでしょうか。以下では、請求書に印鑑を押す理由について解説します。
請求書の改ざん防止につながる
請求書に印鑑を押すと、提出後に改ざんが難しくなるメリットがあります。印鑑の複製は困難なため、しっかりと押印しておくことが改ざん防止につながります。フリーランスは請求書の安全を自分で守る必要があるため、改ざん防止を意識するのは重要です。また、万が一改ざんが疑われる場合に、どのように対処すべきか考えておくのも大切です。
請求書の信頼度を高める
印鑑を押すことで請求書の発行者を明確にできるため、信頼度が高まります。請求書の信頼度を高めることで、後にトラブルが発生することを防ぎやすくなるでしょう。未然にトラブルを防ぐことを考慮して、信頼してもらえる請求書を作成するのもポイントです。また、請求書を正しく発行することで企業からの評価が高まり、今後の仕事に良い影響をもたらす可能性も期待できます。
企業によっては印鑑の押印が必須の場合も
クライアント企業によっては、請求書に印鑑の押印を必須としているケースもあります。同様の対応を求められた場合には、印鑑を押した請求書を送付します。印鑑を押さないと契約が結べなくなるなどのデメリットが考えられるため、基本的にはクライアント企業の意向に従いましょう。
フリーランスの請求書に使用する印鑑の種類
フリーランスの請求書に使用する印鑑は、いくつかの種類から選べます。以下では、主な印鑑の種類と特徴を解説します。
印鑑の種類1.丸印
丸印とは、一般的に印鑑登録された実印や銀行印などを指します。代表印とも呼ばれるタイプで、重要な取引の契約書や文書において正式なものとして扱われます。請求書の印鑑に使用しても問題ありません。しかし、摩耗が早くなる、紛失の可能性が高まるといったリスクを考慮すると、提出回数が多い請求書で無理に使用する必要はないでしょう。
印鑑の種類2.角印
角印とは、法的効力のない「認印」として使用される印鑑を指します。基本的に氏名ではなく、会社名や屋号が彫られているのが特徴です。認印は発行者が内容を「承認」したことを証明できるため、請求書にも使用されるケースが多いです。印鑑登録の届出も不要なため、用意しやすい点もメリットです。
印鑑の種類3.シャチハタ印
シャチハタ印とは、印鑑にインクが浸透している印鑑のことです。朱肉が不要なため簡易的に使用できる上、安価で購入可能というメリットがあります。実印のように重要書類で使用することは難しいですが、フリーランスの請求書には十分です。急遽印鑑が必要になった場合などは、シャチハタ印で対応すると良いでしょう。
印鑑の種類4.電子印鑑
電子印鑑とは、印鑑を電子データ化して押印するものです。請求書をPDFで作成した場合などに、電子印鑑をデータに挿入して押印とするケースもあります。請求書に電子印鑑を使っても問題ありませんが、企業によっては受理されない可能性もあるため事前に確認しておくと良いでしょう。
フリーランスは角印やシャチハタ印を使う
フリーランスの請求書には、角印やシャチハタ印を使うのが一般的です。簡単かつスムーズに押印でき、かつ紛失時のリスクが低いからです。請求書は毎月のように発行するため、印鑑も長期的に使用することを考慮して選ぶのがポイントです。また、クライアント企業からの信頼を得たい場合には、屋号を彫った専門の印鑑を用意することも考えられます。
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請求書における印鑑の押印方法
請求書に印鑑を押す際には、基本となる押印方法があります。以下では、請求書の発行時にチェックすべき押印方法を解説します。
請求書に捺印欄がある場合・ない場合
請求書のフォーマットに捺印欄がある場合には、その中央部分に押印します。捺印欄がない場合には、会社名の右側への押印が一般的です。捺印欄がないケースでは、会社名に被せるように押印することで社名と印鑑がセットになっている証拠となり、請求書が改ざんされていないと判断する理由になります。
印影が不鮮明にならないように注意する
印鑑を押す際には、印影が不鮮明にならないように注意が必要です。印影が薄すぎると、請求書として証拠能力がなくなる可能性があります。印鑑の全体がしっかりと請求書に当たるように角度を調節し、ゆっくりと押印すると良いでしょう。印影がしっかりと押せなかった場合には、再度請求書を発行してやり直すのが基本です。なお、以下の記事では、フリーランスの方向けに請求書の作成方法について解説しています。請求書の書き方に不安がある方は是非ご覧ください。
請求書には訂正印を使わない
請求書の発行時には、訂正印は使用しません。もし請求書の内容に誤りがあった場合には、再発行が必要です。作り直すことを考慮して、請求書のデータを保存して同じものを素早く発行できるように備えるのもポイントです。すでに請求書をクライアント企業に提出してしまった場合には、誤りの内容と再発行する旨を伝えて対応しましょう。担当者に素早く伝える必要があるため、電話や普段から使用しているコミュニケーションツールの利用がおすすめです。
電子印鑑の作成方法
フリーランスの請求書は、電子データでの発行が可能です。電子データを使う場合には電子印鑑を作成し、押印する方法が考えられます。以下では、電子印鑑の作成方法について解説します。
実物の印鑑を使って作成する
電子印鑑は、実物の印鑑をベースに作成することが可能です。実物の印鑑を紙に押印し、カメラやスキャナーで電子化します。電子化した印鑑のデータは、エクセルの「挿入」→「画像」→「画像をファイルから挿入」の流れで挿入します。そのあとで「背景の透過」と「画像サイズの変更」などを行って形を調整します。エクセルのバージョンなどによって手順が異なる可能性があるため、環境に合わせて手順を変えてみてください。
上記の方法で作成した電子印鑑をデータとして保存し、請求書のPDFなどに挿入して押印します。押印した請求書を基本フォーマットとして使用すれば、再び電子印鑑を押す必要がなく手間が省けます。
電子印鑑の作成ソフトを使用する
電子印鑑は、専用のソフトを使うことでも作成可能です。専用ソフトは手軽に電子印鑑を作成できる一方で、簡単に複製できるデメリットがある点に注意が必要です。心配な場合には、有料の電子印鑑作成ソフトの利用を検討できます。有料の電子印鑑作成ソフトは、識別情報を付与できるなどの機能があるため、改ざんされるリスクを減らせます。電子印鑑の複製には十分注意し、信頼できる請求書を発行できるように備えましょう。
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まとめ
フリーランスが請求書を発行する際には、印鑑が必要です。用意すべき印鑑の種類や押印方法を確認し、スムーズに請求書を発行できる環境を整備しておきましょう。
フリーランスは請求書以外にも、印鑑を使用する機会が多いです。契約書などあらゆる書類に押印するケースがあるため、印鑑の用意をは欠かさないようにしましょう。書類の重要度によって印鑑を使い分けたり、屋号の印鑑を作成したりするのもポイントです。この機会に印鑑の重要性と使い方を、正確に確認しておきましょう。
- フリーランスの請求書にも、印鑑を押すことが多いよ！
- 印鑑の種類や押し方にも違いがあるから、しっかり理解できるようにしておこうね！
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