フリーランスとして活動する際には、請求書をメールで送付する機会も多いです。メールで請求書を送付する場合、いくつかのポイント・注意点を把握しておく必要があります。
本記事ではフリーランスが請求書をメールで送付する際のポイントと、参考になる例文を紹介します。
- フリーランスとして活動する時には、メールで請求書を送ることも多くなるよ。
- メールで送る時のポイントや注意点を把握しておくことが大切だよ。
目次
フリーランスは請求書をメールで送付可能？
「そもそも請求書のような重要書類をメールで送付して良いのか」と、疑問に人もいるでしょう。まずはフリーランスが請求書をメールで送付することに対する印象やビジネスマナー上の是非について、以下で解説します。
請求書はメールで送付しても問題ない
請求書の送付は、メールで行っても問題ありません。メールの方がスムーズに連絡が取れる場合には、請求書の送付方法として利用することも検討されます。一方で、基本的なビジネスメールのマナーや書き方を把握し、失礼な内容にならないよう備える必要があります。以下の記事では、フリーランスが請求書を作成する方法を徹底的に解説しています。請求書の作り方自体に不安があるという方はぜひ以下の記事をご覧ください。
フリーランスが請求書をメールで送付するメリット・デメリット
フリーランスが請求書をメールで送付することには、メリット・デメリットの両方があります。どのようなメリットがあり、どんなデメリットに注意すべきなのかを把握しておくのがポイントです。以下では、請求書をメールで送る際のメリット・デメリットをそれぞれ解説します。
請求書をメールで送付するメリットとは
請求書をメールで送信する場合、時間がかからない点が大きなメリットです。素早く取引先に届けられる上、郵便物を確認するといった手間もなくせます。万が一内容に不備があった場合も、メールならスムーズに対応できる点もメリットです。不備の詳細を伝えた上で、再度メールで修正した請求書を送付しましょう。
請求書をメールで送付するデメリットとは
請求書をメールで送信する場合、情報漏洩のリスクなどが懸念されます。メールの入ったパソコンを紛失したり、ウイルスに感染したりといった理由で情報が流出すると大きな問題につながる可能性があります。請求書をメールで送信・管理する場合には、セキュリティを整備する必要があります。ウイルス対策ソフトの導入や、外出先でメールを使わないなどのルール作りがポイントです。
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フリーランスが請求書をメールで送る際のポイント
フリーランスが請求書をメールで送る場合、いくつかのポイントを理解する必要があります。スムーズかつ正確に請求書をクライアントに渡せるように、以下のポイントを確認しておきましょう。
請求書をPDFファイルに変換する
請求書をWordやExcelで作成した場合でも、メールで送付する際にはPDFに変換します。WordやExcelのままでは、受け手の環境でレイアウトが崩れたり改ざんの可能性が懸念されたりします。その点、PDFは後から修正を加えることができず、レイアウトもそのまま送付できるため使いやすいです。
件名に請求書が添付されていることを記す
メールで請求書を送付する際には、件名に請求書が添付されていることを伝える文章を追加します。クライアント企業は1日に多くのメールを確認する可能性もあるため、請求書のような重要な書類は分かりやすい形にしておくと親切です。「〇月分請求書の件」など、一目で分かる短い文章を件名に加えるのがポイントです。
電子帳簿保存法改正に伴う対応を心がける
請求書をメールデータで送付する場合は電子取引に該当するため、「電子帳簿保存法」に合わせた対応が必要です。ファイル名に取引年月日、取引金額、取引先名などを記載し、記載方法を統一します。また、送付した請求書の電子データは、その後7年間の保存義務があるため、管理方法を確立させておくのも重要です。
請求書に記載すべき確認事項
請求書には、記載すべき確認事項がいくつかあります。分かりやすい書類を作成できるように、記載方法をチェックしておきましょう。
請求書は誰がみても詳細が分かるように作成する
メールで請求書を受け取る相手が自分の担当者とは限らないため、誰がみても分かるように作成するのがポイントです。例えば支払い期日、案件の詳細、請求金額、送信日などの確認事項を記載し、詳細を確認しやすい形でまとめます。
次の仕事につながるメール文の特徴
請求書をメールで送付する際には、次の仕事につながる工夫を加えるのも重要です。メールの文章次第で仕事の継続が決まる可能性もあり得るため、チャンスを活かす方法を知るのがおすすめです。以下では、フリーランスが仕事につなげるためのメール文の特徴を解説します。
引き続き対応可能なことを伝える
請求書の送付時に書くメールの文面には、「引き続き案件に対応できること」を伝えるのがポイントです。例えば、「よろしければ引き続きお任せください」「いつでも対応可能です」などの文面を記載します。仕事を続けて任せて良いのか判断に迷っているクライアントもいるため、こちらからの積極的な意思表示で次の仕事につながる可能性があります。
別途対応できる業務がある場合にはアピールする
今回請け負った案件とは別に対応できる仕事がある場合には、アピールする文面をメールに追加するのも良い方法です。例えば「データ入力だけでなく、ライティング業務も可能です」など、別角度からアプローチをかけるのも有効です。自分のスキルや経験をメールでアピールし、新しい案件の受注につなげるのもポイントです。
請求書をメールで送付する際の注意点とは
請求書をメールで送付する場合、いくつか注意点があります。トラブルを未然に防げるように、以下で注意点を把握しておきましょう。
事前にメールで請求書を送ることを伝える
実際にメールで請求書を送信する前に、取引先から了承を得ておく必要があります。メールで送付することを伝えていないと、請求書の提出に気づかれない可能性が懸念されます。また、取引先の企業が請求書の発送方法を指定した場合には、その方法に従うのが基本です。
押印方法を確認する
一般的に請求書には、正式な書類であることを証明するために押印が必要です。メールで送付するPDFに押印する方法はいくつかあり、「印刷した紙に押印してスキャナで取り込む」「電子印鑑で押印する」などが考えられます。事前に取引先に確認し、押印方法を明確にしておく必要があります。
請求書に記載する例文
請求書に記載する文章を考案する際には、例文を参考にするのがおすすめです。以下では、請求書の作成時に使える例文のOK事例とNG事例を紹介します。
請求書に記載する例文のOK例
請求書に記載する際には、以下の例文がOK事例として参考になります。
| 件名：◯月分請求書の件【氏名】 |
| 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつも〇〇の案件にてお世話になっております〇〇（自分の氏名）です。 早速ではございますが〇月分の請求書をお送りいたしますので、お手数ですがご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 【添付】・請求書(No.〇〇) 1通 ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。 本案件におけるスケジュールは確保できますので、よろしければ〇〇（自分の氏名）に引き続きお任せください。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜連絡先＞氏名：〇〇メールアドレス：〇〇電話番号：〇〇 |
請求書に記載する例文のNG例
請求書に記載する際にNGな例文としては、以下の内容が紹介できます。
| 件名：請求書 |
| 〇〇様 いつもお世話になっております。 今月分の請求書を送付します。お手数ですがご確認をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。 |
上記のメールには、「情報量が少なすぎる」という問題があります。何の請求書なのか、誰からのメールなのかなどが分からないため、不親切で無作法な印象を与えてしまいます。また、次の仕事につなげる文章がないため、継続案件が受注できない可能性もあります。
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まとめ
フリーランスは、メールで請求書を送付することも可能です。手間なくスピーディに送付できるメールは、請求書の送付手段としても有効です。しかし、請求書をメールで送る際には注意点やポイントがいくつかあるため、事前に詳細を確認しておく必要があります。この機会にメールで請求書を送付する方法と例文を確認し、準備を進めておくと良いでしょう。
- フリーランスとして活動する時には、メールで請求書を送ることも多くなるよ。
- メールで送る時のポイントや注意点を把握しておくことが大切だよ。
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