個人事業主が確定申告書を作成する際、不安になるのが「経費がどこまで認められるのか？」という点でしょう。自分では経費になると思っていても、意外に認められていなかったり、逆に思わぬものが経費にできたりします。
本記事では、個人事業主は経費をどこまで認めてもらえるのかについて、詳しく解説します。そもそも経費とは何か、認められる勘定科目は何かについても解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
- 個人事業主の経費は、事業に関わるものなら上限なく計上できるよ！
- ただし、原則として10万円を超えるものは「減価償却資産」に該当して、一括で経費にできないので注意してね。
- プライベートと事業どちらでも使うものに関しては、家事按分を忘れずに行おう！
目次
個人事業主の経費とは「事業関連の出費」のこと
個人事業主の経費とは、事業関連の支出のことです。例えばイラストレーターであれば、制作用のパソコンやソフト、ペンタブレットなどの購入代金を経費にできます。また、フリーの保険営業であれば、交通費やスーツ代などを経費にできるでしょう。事業にかかわるものであれば、さまざまな支出を経費として計上できます。
個人事業主の経費を判断する基準
個人事業主の経費を判断する基準は「事業に関係する支出と明確に主張できるか」です。税務署から指摘されたときに「どうしてそれが事業に必要だったのか」を説明できなければ、経費として認められません。事業に必須とは言えないグレーなものであれば、経費にしないのが無難です。
金額に関しては、高額すぎると指摘が入る場合もありますが「〇万円以上だと指摘される」といった明確な基準はありません。事業によって、経費計上するものの金額は大きく異なるためです。ただし、内容に対して金額が大きすぎるもの、例えば書籍代として50万円を経費にしているといった場合には、指摘される可能性があります。
経費を計上するメリット
経費を計上するメリットは節税できることです。税金は、売上から控除や経費を差し引いた「課税所得」に、税率をかけて求めます。例えば、所得税は以下の方法で計算します。
売上 – 経費･控除 × 所得税率 = 所得税額
経費が増えれば、売上から差し引ける金額が大きくなるので、納める税金も少なくなります。
経費を計上するデメリット
経費を計上するデメリットは、支出が多くなってしまうことです。経費は事業に関連する支出であって、使いすぎればもちろん赤字になります。経費を計上して節税しようとした結果、支出が増えすぎて収支が悪化する可能性があるのです。
また、経費を計上しすぎると納税額が少なくなるために、賃貸やクレジットカードの審査が通りにくくなるリスクもあります。特に、経費支出によって赤字の状態だと、安定した収入がないと見なされてしまい、審査に落ちる可能性が高まるでしょう。
個人事業主の「経費上限」や「取り扱い」は申告方法による
個人事業主の経費は限度額がありません。事業に関連するものであれば、いくらでも経費にできます。ただし、どんなものが経費にできるか、また一括で経費計上できるかは、申告方法によって異なるので注意しましょう。
備品
| 白色確定申告 | 青色確定申告 |
| 10万円未満は経費として計上可能10万円以上は減価償却 | 30万円未満であれば経費として計上可能30万円以上は減価償却 |
「備品」とは、耐用年数1年以上、取得価額10万円以上20万円未満の家具や家電のことです。備品は、一定の金額を超えると一括での経費計上ができなくなります。耐用年数に応じて「減価償却」という形で、数年に分けて分配してく方式をとるためです。
通常、10万円以上のものは備品として減価償却します。しかし青色確定申告の場合は「少額減価償却資産の特例」が使えるので、30万円未満のものであれば一括で経費計上することが可能です。
専従者給与
| 白色確定申告 | 青色確定申告 |
| 経費計上不可 ※事業専従者控除は利用可能 | 経費として計上可能 ※「青色事業専従者給与に関する届出書」の提出が必要 |
「専従者給与」とは、個人事業主と生計を一にしている配偶者や親戚に支払う給与のことです。家族で事業を行っていて、配偶者や親族に給与を支払ったら「専従者給与」という扱いになります。
専従者給与に関しては、白色確定申告では経費として計上できません。青色確定申告であれば経費にできますが、事前に「青色事業専従者給与に関する届出書」を提出しておく必要があります。
家事按分
| 白色確定申告 | 青色確定申告 |
| 事業に関わる部分が50%以上の割合を占めていれば経費として計上可能※ | 事業に関連する部分はすべて経費として計上可能 |
※厳密には、事業に関わる部分が50%以下でも、白色確定申告で経費計上はできる
家事按分（かじあんぶん）とは、プライベートと事業どちらでも使っているものに関して、事業で使用した分だけ経費計上をするものです。家事按分をした場合、白色確定申告においては、事業に関わる部分が50％を超えないと経費にならないとされています。
しかし、国税庁の情報を参照すると、確定申告の手段によって家事按分の経費計上の扱いが変わるとは明言されていません。白色確定申告であっても、明確に理由を示せるのであれば、50%未満の部分を経費として計上して問題ないのです。また、青色確定申告であっても、根拠が明確でない場合は経費として計上できません。
参考：国税庁『〔家事関連費（第1号関係）〕』
個人事業主が経費にできる科目一覧
個人事業主が経費を計上する際は「どの科目に該当するか」を知っておく必要があります。経費として認められる主な勘定科目は以下の通りです。
- 租税公課
- 荷造運賃
- 水道光熱費
- 旅費交通費
- 通信費
- 福利厚生費
- 広告宣伝費
- 接待交際費
- 損害保険料
- 消耗品費
- 修繕費
- 雑費
- 専従者給与
- その他
以下の項目では、それぞれの勘定科目がどんなものなのか、具体例を交えて解説します。
租税公課
「租税公課」は、いわゆる税金や公共料金のことです。地方自治体や国に納める租税と、公共団体に納める公課を合わせた科目となっています。事業税や自動車税、商工会議所の会費などが租税公課に該当します。ただし、年金保険料や住民税などは該当しません。
荷造運賃
「荷造運賃」は、荷物の送料を指す勘定科目です。昨今ではオークションサイトやECサイトなどで商品を出品する人が増えていますが、ネット上で売買した商品の送料は、荷造運賃に該当します。また、梱包資材の費用や、事務所の引っ越し費用も荷造運賃に該当するものです。
水道光熱費
「水道光熱費」は、名称のとおり水道代や電気代、ガス代をまとめた名称です。注意したいのは、生活するうえで発生した全ての水道光熱費を経費にできる訳ではない点です。事務所 兼 自宅として物件を使っている場合は、事業関連で利用した分のみ、経費にできます。
旅費交通費
「旅費交通費」は、自分が移動するためにかかった費用を経費計上するときに使う科目です。一般的には、電車賃やバス代、飛行機代などが該当します。車移動であれば、ガソリン代や高速道路料金を旅費交通費にすることも可能です。
通信費
「通信費」は、電話やネットなどの通信料金に用いる科目です。携帯電話料金やネット回線の使用料などが該当します。また、切手代や郵便代、書留代も荷造運賃ではなく通信費になりますので、注意しましょう。
福利厚生費
「福利厚生費」は、従業員の福利厚生のために使ったお金に用いる勘定科目です。住宅手当や交通費手当、健康保険料などが該当します。フリーランスの場合は、自分自身が事業主であり従業員ではないので、自分の福利厚生のために使ったお金を福利厚生費にすることはできません。
広告宣伝費
「広告宣伝費」は、商品やサービスを宣伝するためにかかった費用のことです。パンフレットやチラシ、中吊り広告の掲載費などが該当します。検索結果に表示させるネット広告やSNS広告なども、広告宣伝費に該当するものです。
接待交際費
「接待交際費」は、取引先との接待に関する支出です。飲食代やイベントの参加費などが該当します。接待交際費は単なる娯楽費が計上されてしまわないように、厳密な基準が設けられている科目です。接待交際費を計上する際は、以下の国税庁のHPも参考にして、基準を満たしているかチェックしましょう。
参考：国税庁HP『No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算』
損害保険料
「損害保険料」とは、火災保険や自動車保険、盗難保険などの保険料に用いる勘定科目です。利用している全ての保険料を損害保険料にできる訳ではないので、注意しましょう。商品や事務所などに関わる保険料のみ、損害保険料として計上できます。
消耗品費
「消耗品費」とは、ペンや消しゴムなどの消耗品代に使う勘定科目です。耐用期間が1年未満のものや、取得金額が10万円未満の什器備品（備品に該当しないもの）も消耗品費として計上します。ソフトウェア使用料や工具なども、ものによっては消耗品費に該当する場合があります。
修繕費
「修繕費」とは、備品や建物の修理費を指す勘定科目です。床の張り替えや外壁工事、器具のオーバーホールなどの費用は、全て修繕費に該当します。ただし「追加の防水加工」や「新機能の追加」のように、修理とともに改良を行った場合は「資本的支出」扱いになりますので、注意しましょう。
参考：国税庁HP『資本的支出と修繕費』
雑費
「雑費」は、ほかの勘定科目には該当しない経費に使うものです。銀行の振込手数料や、ゴミの処分費用などが該当します。雑費を使いすぎてしまうと、帳簿を見返すのが大変になってしまうので、勘定科目や補助科目を上手に活用するのがおすすめです。
専従者給与
専従者給与とは、事業を一緒に行っている配偶者や親族に支払った給与のことです。青色確定申告の場合、事前に「青色事業専従者給与に関する届出書」を提出していれば、専従者給与を経費にできます。
個人事業主におすすめの経費テクニック
水道光熱費や通信費
事務所や作業場の水道光熱費や通信費は、漏れなく経費計上していきましょう。自宅兼事務所であっても、家事按分すれば経費にできます。ただし、家事按分する際には「なぜその割合になるのか」を明確に示す必要があります。日々の業務時間を記録しておくなどして、家事按分の根拠を示せるように準備しておきましょう。
車の購入費用や保険料
車の購入費用や自動車保険料も、必ず経費にしましょう。金額の大きなものは、できる限り経費として計上するのがおすすめです。プライベートと仕事兼用の車でも、家事按分して経費にできます。ただし、自動車関連の家事按分は計算が複雑になるので、ミスのないよう注意してください。また、10万円を超えるものに関しては減価償却して計上する「資産」扱いになります。
取引先へのお香典・ご祝儀
取引先へのお香典やご祝儀なども、経費にできます。事業に関わりのある人へのお香典やご祝儀があったら、接待交際費として経費にしましょう。
似たものに「祈祷料」がありますが、これは経費にできない可能性が高いとされています。祈祷料とは、いわゆる事業の成功や健康などを神社仏閣でお祈りしてもらう際に納めるお金です。事業関連に思えますが、必須のものではないので、経費にしないようにしてください。
短期前払費用の特例を活用
短期前払費用の特例とは、前払いしたお金をその年にすべて経費にできる制度です。サーバー使用料やドメイン使用料、ソフトウェア利用料などで、年間契約の費用を前払いした際に適用されます。例えば、年度末にサーバーの年間利用料を前払いしたら、支払った年度の経費にできるのです。短期前払費用の特例を上手に活用すれば、経費を増やして大きな節税効果が期待できるでしょう。
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個人事業主が経費にできないもの
個人事業主がうっかり経費にしてしまいがちな、注意したいものも多くあります。以下でご紹介するものは、基本的に経費にならないのでお気を付けください。経費にならないものとその理由を詳しく解説します。
プライベートの食費や家賃など
プライベートの食費や家賃は、事業とは関係ないので経費にできません。友人と行ったゴルフの代金や、趣味で行ったカフェ代、事務所や作業場として使っていない自宅家賃は、経費にならないので注意しましょう。
個人事業主本人の税金や社会保険料
個人事業主本人の税金や社会保険料も、経費にはできません。個人事業税や印紙税は「地租公課」として経費計上できますが、住民税や年金、保険料、生命保険料などは対象外です。何が地租公課に該当するかをしっかりとチェックし、申告ミスがないようにしましょう。
10万円を超える備品
10万円を超える備品は、減価償却して計上していく「資産」という扱いになります。自動車やパソコン、工場設備などは減価償却になるケースがほとんどなので、注意が必要です。その年に一括で経費にできないだけで、節税効果がなくなる訳ではありません。
個人事業主が経費関連で迷いがちな4つの事例
個人事業主が確定申告作業をしていると「これは経費にできるのかな？」と迷う場面も多くあるでしょう。以下の項目では、経費にできるか迷ってしまう事例を4つご紹介します。
レシートの中にプライベートな出費が混ざっていた
レシートの中にプライベートな出費が混ざっていた場合は、事業に関連するもののみを計上してください。例えば、文房具店で買い物をしたとします。
- 仕事で使うコピー用紙：500円
- 趣味で集めているシール：300円
- 名刺入れ：1,500円
上記のような場合、コピー用紙や名刺入れのみが事業関連の支出なので、計2,000円が経費として計上できます。シールを含めた2,300円を経費にしないよう注意しましょう。
仕事のためにカフェで飲食をした
例えば、食事と執筆作業を兼ねてカフェに入って、以下のものを購入したとします。
- コーヒー：300円
- ホットドッグ：400円
上記のような場合、ホットドッグはプライベートな食事に関するものなので、経費にはなりません。しかし、食事のあとに執筆作業をしたのであれば、コーヒー代は経費として計上しても問題ないでしょう。
私用・事業兼用の車を車検に出した
私用・事業兼用の車を車検に出した場合は、費用を家事按分する必要があります。例えば、プライベートと事業での乗車頻度が4：6であれば、車検費用の60%を経費として計上可能です。全額を経費にはできませんが、数パーセントでも経費にすれば節税に繋がるので、しっかりと計算しておきましょう。
仕事と旅行を兼ねてホテルに宿泊した
仕事と旅行を兼ねてホテルに宿泊した場合、内容によっては経費として計上できます。まず、以下のポイントを確認しましょう。
- 仕事のついでに少し観光をした：経費になる可能性あり
- 観光ついでに写真を撮ってビジネスアカウントに投稿した：不可
- 仕事だけなら2泊だが、観光のために3泊した：一部経費になる
大前提として「仕事のために宿泊した」という事実が証明できなければ、経費にはなりません。仕事のためにホテル宿泊をして、その過程で少し観光をしたのであれば、基本的には経費として認められます。
ただし、宿泊の前後で業務とはまったく関係ないルートで観光をした場合は、宿泊の必要性が疑われてしまい、経費が認められなくなる可能性があります。また、観光のために宿泊日数を増やした場合は、その分の料金は経費になりません。
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個人事業主が経費を計上する際の注意点
個人事業主が経費を計上する場合は、とにかく「証拠や根拠を明確にする」のが非常に大切です。レシートを紛失したり、根拠があいまいだったりすると、経費が認められず追加の税金が発生する可能性があるので注意しましょう。以下の項目で、個人事業主が経費を計上する際の注意点を5つ解説します。
レシートか領収書は必ず保管する
レシートや領収書がないと、本当にその経費が発生したのか証明できません。事業関連で購入したものやサービスに関しては、必ずレシートや領収書を保管しましょう。バス代や電車代のように領収書がもらえない場合は、出金伝票で対応することが可能です。
レシートや領収書の保管期間は、白色確定申告で5年、青色確定申告で7年となっています。ただし、白色確定申告であっても帳簿は7年保管するので、レシートや領収書に関しても7年保管しておいたほうがよいでしょう。
経費計上しすぎて赤字にならないようにする
いくら節税になるからといって、経費を使い込んでしまうと、赤字になってしまいます。赤字状態が続けば事業が維持できなくなり、廃業するリスクも高まりますので、注意しましょう。
もちろん、どれだけ高額な経費であっても、売上に見合うものであればまったく問題ありません。しかし、売上がほとんどないのに経費ばかり発生する状態であれば、何らかの改善が必要です。
家事按分を忘れない
家事按分（かじあんぶん）をせず、全額を経費にしてしまうと、あとから指摘が入る可能性があります。特に車や家賃、水道光熱費などは、家事按分を忘れずに行ってください。
家事按分がどうしても面倒なのであれば、事業用の車や物件を確保する必要があります。専用のものがあれば、家事按分の必要はなく、全額を経費として計上可能です。
なくても事業に影響しないなら経費にしない
事業に必須と言えないものであれば、経費として計上するのはやめましょう。「これがないと仕事にならない」「仕事をするうえで絶対に必要だった」と明確に主張できないと、経費が認められず、追加で税金を納めることになるかもしれません。第三者が見ても、明らかに事業に必要であると判断できるようなもののみ、経費にしてください。
判断に迷ったら税務署か税理士事務所に相談する
経費になるかどうかは、内容や用途などによって異なります。もし判断に迷うことがあれば、税務署や税理士事務所に相談しましょう。
税務署は、確定申告の時期に無料相談を受け付けています。事前予約制ではありますが、ミスなく申告するのにとても有益なサービスなので、ぜひ利用してください。
個人事業主におすすめの経費を管理する方法
個人事業主は、自分で経費を管理して、確定申告書を作成しなくてはならないので、面倒に感じる方も多いでしょう。以下では、個人事業主におすすめしたい経費の管理方法を3つ紹介します。
確定申告ツールを活用する
特にオーソドックスな方法としては、確定申告ツールを利用する手段があります。確定申告ソフトによっては、レシート画像から自動で日付や金額などを入力してくれるものもあるので、大変便利です。経費の管理で特に面倒な「レシートを見ながら1つ1つ手入力する作業」が効率化できます。
事業用クレジットカードを作る
プライベート用と別に、事業用のクレジットカードを作っておけば、明細を見るだけで経費を把握できます。事業用とプライベートのクレジットカードが一緒だと、明細を見たときにどれが事業関連の支出なのかが分かりません。確定申告ソフトに入力する際にも、作業が滞ってしまうでしょう。
クレジットカードによっては、確定申告ソフトと連携して自動入力してくれるものもあります。確定申告ソフトと連携できるクレジットカードを選べば、経費情報をいちいち入力する手間が省けて便利です。
経理作業の代行サービスを使う
経理作業が多岐にわたる場合は、代行サービスを利用するのもよいでしょう。クラウドソーシングサイトや税理士事務所などで、経費管理を依頼できます。税理士事務所の場合は、確定申告書の作成まで行ってくれるので、忙しい個人事業主にはおすすめです。
ただし、代行サービスを利用すればお金がかかります。経費計上によって節税できる金額より、代行サービスの金額のほうが上回ってしまうと、あまり意味がありません。ご自身の収入や経費金額などを鑑みて、利用を検討してください。
経費管理に悩む個人事業主におすすめのクレジットカード5選
経費管理に悩んでいる個人事業主には、事業用のクレジットカードを作成するのもおすすめです。事業用のクレジットカードを作成しておけば、明細を見るだけで、どんな経費が計上できるか一目で分かるからです。以下では、特におすすめの事業用クレジットカードを5つご紹介します。
ペイトナーカード
「ペイトナーカード」は、ファクタリングサービスに興味がある方にとてもおすすめなクレジットカードです。ペイトナーカードを発行すると、ペイトナーファクタリングの利用手数料が一律8%になります。Webで簡単に申し込みができ、設立直後でも審査が受けられる柔軟なカードです。
三井住友カード ビジネスオーナーズ
「三井住友カード ビジネスオーナーズ」は、個人事業主や法人経営者向けのクレジットカードです。請求書の支払いをカード払いにすると、支払い期限を延期できるようになる「請求書支払い代行サービス」が付いているのが特徴となっています。一般カードは年会費無料、ゴールドカードも条件を達成すれば年会費が永年無料になるので、長く使いやすいカードです。
アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード
「アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード」は、メタル製の高級感あるカードが魅力的なクレジットカードです。オフィス用品のキャッシュバックサービスや、所定レストランのコースが1人分無料になるサービスなど、豊富な特典が付いてきます。「弥生会計ラインアップ」や「freee会計」とAPI連携できるので、経費管理がしやすくなるのも魅力です。
freee Mastercard
「freeeセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード」は、創業時でも申し込みができる審査が柔軟なクレジットカードです。個人事業主の利用者も多いライフカードの審査なので、審査が通るか不安な方でも利用しやすいでしょう。「freee会計」との連携機能があるので、確定申告書の作成も効率化できます。
JCB CARD Biz
「JCB CARD Biz」は、最短5分でカード番号が発行される、審査のスピーディーさが魅力のクレジットカードです。「請求書カード払い」というサービスが利用でき、クレジットカード払いを受け付けていない取引先でも、JCB CARD Bizで支払えるようになります。弥生会計、freee会計、ソリマチとさまざまな会計ソフトと連携させられるのも魅力です。
まとめ
個人事業主の経費は、事業に関連するものなのであれば、上限なく計上できます。ただし、原則として10万円以上のものは「減価償却」をして、耐用年数に応じて1年ごとに一定額を償却していくかたちになるので注意しましょう。
また、プライベートと事業どちらでも使う家や車に関しては「家事按分」をする必要があります。経費に関する仕組みを知って、正しく経費を活用していきましょう。
- 個人事業主の経費は、事業に関わるものなら上限なく計上できるよ！
- ただし、原則として10万円を超えるものは「減価償却資産」に該当して、一括で経費にできないので注意してね。
- プライベートと事業どちらでも使うものに関しては、家事按分を忘れずに行おう！
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