【例文あり】個人事業主の発注書の役割とは？注意点・作成方法を電帳法の改正とあわせて解説！

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発注書は、取引先に対して何らかの注文をする際に必要となる書類です。

しかし、フリーランス自身が発注書を発行する機会は多くなく、発注書をあまり知らないという方もいるのではないでしょうか。

本記事ではそんなフリーランスに向けて、発注書の役割や、具体的な発行方法、保管方法について細かく解説します。特に注意したい「電子帳簿保存法」についても解説しますので、フリーランスの方はぜひ参考にしてください。

発注書を発行する際は、「誰が・誰に・何を・どのくらい・いくらで・いつまでに・どこに納品するか」が分かるようにするといいよ！
電子データで発注書を保存する時は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たすようにしてね！
2022年1月1日から電子帳簿保存法は改正されたから、これまで電子データで管理していたフリーランスも、改めて法律の内容を確認しておこう！

そもそも発注書（注文書）とは？発注請書、見積書、契約書との違いも解説

フリーランスは発注を受ける側になるケースが多いため、発注書を発行する機会が少ないという方も珍しくありません。そのため、いざ発注書を発行する場面になった際に、そもそも発注書とは何なのか、どのようなことを記載すればいいのかなど、迷ってしまう方も多くいます。

以下では、発注書の役割や法的な位置づけなどを解説します。混同しやすい「発注請書」「見積書」「契約書」との違いも解説しますので、ぜひ参考にしてください。

発注書とは、取引先に対して何かを発注する際に発行する書類

発注書は、品物名や金額などを記載し、「あなたに対して、私は〇〇を発注します」と意思表明するために発行します。

発注書があることで、発注側は「何をどこへ発注したか」の証拠が残り、受注側は「誰から何を受注したか」の証拠が残るので、健全な取引やトラブル回避に役立つでしょう。

発注書（注文書）に法的拘束力はない！ただし例外もある

そもそも、発注書は取引を円滑に進めるための書類であり、契約書のようにそれ単体で法的拘束力をもつものではないためです。

しかし、特定のケースにおいては、発注書が契約書の役割も兼ねていると判断でき、法的拘束力をもつ場合があります。

ポイントは、「双方合意している証拠となるか」です。発注書に双方の署名や押印があれば、双方合意のうえで作成された書類と考えられるため、契約書の役割を持っていると判断できます。また、受注側が提示した見積書に対して、発注側が申し込む形で作成した発注書に関しても、双方合意のもと作成されたと考えられるため、法的拘束力をもつと言えるでしょう。

法律上、発注書の発行義務はない

法律上、発注書を発行する義務はありません。

ただし、発注書のような書面を残さず口頭ベースで取引を進めた場合、トラブルの原因となります。納品がされないといったトラブルがあった場合や、裁判になった時に発注書が無いと、解決が困難になることもあるでしょう。

そのため、発注書は必ず発行しておくべき書類です。

下請法と発注書の発行義務について

下請法が適用となる場合には、発注書を発行・交付する義務が生じるため、注意が必要です。

下請法において、親会社には「書面の交付義務」「支払期日を定める義務」「書類の作成・保存義務」「遅延利息の支払義務」といった4つの義務が課せられています。この義務のうち、発注書の発行・交付は「書面の交付義務」に該当するため、親会社は下請法に則って発注書を発行・交付しなくてはならないのです。

フリーランスが発注側（親会社）の場合は、下請法の適用にならず、フリーランスが発注書を発行する法的義務はありませんが、トラブル防止のためにも、必ず発行するようにしてください。

発注書と発注請書（注文請書）の違いとは？

発注書と発注請書は、発行する人や内容が異なります。

まず、「発注書」は前述の通り、発注側が発行・交付する書類です。

対して「発注請書」は、受注側が発行する書類を指します。発注請書は「あなたから、このような発注を受けました」と証明するための書類で、確かに注文を受けたという証拠が必要な場合に、発行するものです。

このように、発注書と発注請書は「誰が発行するのか」や「何を証明する書類なのか」が異なります。

発注書と見積書の違いとは？

発注書と見積書も、発行する人や内容が異なります。発注書は「こういった注文をします」と発注側が発行するのに対して、見積書はその発注が入る前に「もしこのような注文をされる場合、〇〇円かかります」とあらかじめ伝えるものです。

発注前に料金や納期を示すことで、先の見通しがたった状態で取引をするために作成します。

関連記事【ダウンロード可】フリーランスの見積書って？書き方をポイントと合わせて解説！

2023.02.17

発注書と契約書の違いとは？

契約書は、発注書より前に発行する書類です。取引先に対して、どのような約束（契約）のもと取引を行うかを明確にし、その内容に双方合意したという証拠を残すために作成する書類を「契約書」といいます。

契約書の内容をもとに取引を行うにあたり、発注が発生した際に発行するのが「発注書」です。

前述の通り発注書が契約書の役割も兼ねる場合がありますが、基本的に契約書と発注書は別で作成するのが良いでしょう。

フリーランスが発注書（注文書）を発行する方法

フリーランスは「請求書」や「注文請書」など、受注側として書類を作成することが多く、「発注書」はどのように発行すれば良いか、イメージできない方も少なくありません。

以下ではフリーランスが発注書を発行する際の流れや、具体的な発行方法について解説します。これから発注書を発行するフリーランスの方は、参考にしてください。

フリーランスが発注書を発行する際の流れ

まず、フリーランスが発注書を発行する際は、以下のような流れで発行します。

請求書などを発行しない場合もありますが、基本的には上記の流れとなります。

まず「どのような取引をするのか」をあらかじめ契約書にして双方合意のもと契約を締結します。

その後、見積を出し、見積もりに問題がなければ発注書を発行して実際の取引がスタートです。発注請書は必ず発行しなくても問題ありませんが、金額の大きな取引や重要な取引の場合は、発行しておくと良いでしょう。

そして、適切に商品やサービスなどを納品（完了）したら、取引先から請求書を発行してもらいます。請求書の内容通りに料金を支払ったら、取引は完了です。

発注書を発行するツールやテンプレートを用意する

発注書を発行する場合、「Microsoft Excel」や「Microsoft Word」などを使用します。

Excelを使用した場合、計算が容易になりミスを減らせるのがメリットです。対して、Wordの場合は、レイアウトを整えやすく、見やすい発注書を作成しやすいのがメリットでしょう。

また、いずれのソフトを使う場合でも、ネット上にあるテンプレートを使用するのがおすすめです。最初から自分好みのテンプレートを作成するのも良いですが、レイアウトや必須事項を意識して作成しようとすると、とても手間がかかります。枠のサイズひとつで見やすさも変わってしまうため、デザインやExcel関数などに自信がない方は、テンプレートの活用も検討してみてください。

なお、テンプレートは、誤って編集してしまうことのないよう、編集ロックをかけておくことをおすすめします。

発注書に記載すべき項目

発注書に記載すべき項目は、下請法で定められています。

上記は下請法で定められている項目です。

フリーランスが発注する場合は下請法の適用となりませんが、親会社が法人の場合は下請法の適用となります。自分が発注書を受け取る際の参考として、上記項目は把握しておきましょう。

そして、下請法の適用外であるフリーランスが親会社となる場合の取引では、以下の内容を必ず記載してください。

具体的には、「誰が・誰に・何を・どのくらい・いくらで・いつまでに・どこに納品するか」が分かれば良いでしょう。

発注書の送付方法

発注書は、メールやFAXで送付するのが基本です。昨今はメールも種類となっていますが、卸売業者や製造業者に対して発注書を送付する場合、特に納期が近い場合は、FAXを使用することもあります。

メールとFAXのどちらが適切なのか、判断が難しい場合は、取引先に直接聞いた方が良いでしょう。なお、発注書が契約書の役割も担っているような場合で、メールで送付する時には、パスワードをかけた方が安全です。

パスワードをかけた際は、発注書とパスワードを一括で送らず、それぞれ別のメールで送付するようにしましょう。

発注書をメールで送る際の例文

発注書をメールで送る場合、本文をどうすれば良いか悩んでしまう方も多くいます。以下では、発注書をメール添付する際の例文をご紹介しますので、ご活用ください。

上記は一例ですが、「発注書を送ります」という内容が正確に伝われば、大きな問題はありません。

それぞれの状況に応じて適宜変更しながらご使用ください。

発注書の保管方法は？電子帳簿保存法などを解説！

発注書は取引に関する大切な書類のため、適切に保管する必要があります。法律で定められている保存期間に則り、しっかりと管理しましょう。

以下では、フリーランスが発注書を保管する際の、保管期間や保管方法について解説します。2022年に改正された「電子帳簿保存法」についても解説しますので、ぜひご覧ください。

フリーランスが発注書を保管する際の、保管期間は？

個人事業主の場合、発注書は5年間の保管期限が設定されています。これは白色確定申告・青色確定申告で違いはなく、いずれの場合でも原則5年間は保管が必要です。

ただし、消費税課税事業者の場合は、保存期間が7年間に設定されています。インボイス制度の導入により、消費税課税事業者となるフリーランスが増えると思いますが、課税事業者となった場合は発注書の保管期間も変わりますので、注意してください。

フリーランスが発注書を保管する方法は？

発注書を保管する場合、紙もしくは電子データで保管するのが一般的です。どちらの場合も月・年ごとにまとめたうえで、定期的に整理するようにしましょう。なお、電子データでの保管にはいくつかの決まりがあります。

以下では電子データとして発注書を保管する際のルールを解説しますので、参考にしてください。

電子データで発注書を保管するケースとは？

電子データで発注書を保管・管理する場合には、以下のケースが考えられます。

いずれもパソコン上で保管することになりますが、このような電子データでの保管に関しては、国税庁がルールを設けています。特に、2022年からは「電子帳簿保存法」が改正され、税務署長の事前承認廃止をはじめとした変更が加わりました。

この電子帳簿保存法の改正内容を知らないと、電子取引における電子書類の保管が適切にできず書類が無効となってしまい、重加算税が課される場合もありますので、注意しましょう。

電子帳簿保存法を遵守した、発注書の保管方法

電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、法人税法や所得税法に関する帳簿や書類を電子データで保存することに関する法律です。発注書を電子データとして保存する場合、この電子帳簿保存法を守って保存することが求められます。

なお、保存するデータの授受方法や発行方法によって、発注書は以下の3つに分類できます。

以下では、「電子帳簿等」「スキャナ保存」「電子取引データ」の3つに分けて、電子帳簿保存法を解説します。

電子帳簿等（書類含む）の保存要件

2022年の電子帳簿保存法改正によって、電子データで作成した帳簿や書類に関しては、電子データで保存することが義務化されました。

電子帳簿保存法の猶予期間である「2023年12月31日」までの分は、データを印刷して紙で保存できますが、猶予期間以降は必ず電子データのまま保存してください。なお、電子書類に関しては、以下の要件を満たす必要があります。

つまり、「マニュアルなどを備え付け、ディスプレイやプリンタなどを設置し、すぐに提出できる状態にしておくこと」を要件としています。これらの要件を満たしていれば、特別な届け出や手続きなく電子書類を保存して問題ありません。

ただし、電子帳簿に関してはより細かな要件が設定されており、特に「優良な電子帳簿」に関しては届出書の提出が必要となりますので、詳しくは引用リンクをご覧ください。

スキャナ保存の保存要件

スキャナ保存に関しては、2022年の電子帳簿保存法改正によって非常に保存しやすくなりました。しかし、スキャナ保存に関しては解像度やタイムスタンプ等のこまかな要件が設定されているので、必ず確認しておきましょう。

なお、上記は発注書や見積書などの「一般書類」に関するもので、契約書や納品書などの重要書類はさらに厳しい要件が設定されていますので、詳しくは引用リンクをご確認ください。

また、2022年1月1日の改正より前の過去分重要書類に関しては、税務署長の承認を得てからスキャナ保存を行う必要があります。

もし重要書類も含めてスキャナ保存をしたい場合には、改正前も含めて要件をしっかりと確認のうえ、作業を行ってください。

電子取引データの保存要件

電子取引データに関しては、電子帳簿保存法の改正前と改正後で保存方法が異なるため、注意しましょう。

電子取引データの保存要件は、以下の通りです。

簡単に要約すると、改ざん防止措置をとり、それぞれの電子書類を検索可能なようにし、ディスプレイやプリンターを備え付けなさいという内容です。

また、改正後の電子帳簿保存法では、電子取引の保存要件として以下のことが定められています。

上記のように細かな要件が設定されていますので、保存に際しては必ず上記の内容を確認し、要件をみたした状態で保存するようにしてください。

電子帳簿保存法の改正内容について

2022年の見直しによる改正内容は、以下の通りです。

上記の改正に関して、猶予期間は以下のようになっています。

例えばスキャナ保存に関しては、2022年1月1日以後は事前の承認なくスキャナ保存ができますが、過去分の重要書類（契約書や納品書など）は、届出書が必要です。

このように、改正前と改正後で保存方法が細かく異なりますので、特に2022年〜2024年の電子データ保存に関しては、細心の注意を払いましょう。

発注書（注文書）は電子データがおすすめ！メリットを3つ紹介！

昨今は電子データで発注書を発行・保管する場面も増えました。上記のように電子帳簿法の改正によってスキャナ保存もしやすくなり、今後はさらに電子データで発注書を授受することが増えるでしょう。

しかし、電子データで発注書を発行する場合、慣れていないとソフトの使い方が分からず、かえって手間がかかると感じる方もいます。

そんな方に向けて、発注書を電子データで発行・保管する際のメリットを3つご紹介しますので、参考にしてください。

【発注書を電子化するメリット①】ペーパーレス化により、コストが削減できる

発注書を電子化する大きなメリットは、コストが削減できる点です。特に請求書専用の用紙を購入していた事業者は、長期的に見るとかなりのコスト削減が期待できます。

さらに、電子データであれば、かつて紙媒体を保存していた場所が整理できるため、「発注書などの書類管理にかかっていた場所代」も削減できるでしょう。

【発注書を電子化するメリット②】テンプレートの活用で、業務の効率化ができる

表計算ソフトやテンプレート等を活用すれば、業務効率化も期待できます。手で数字を一つ一つ書き、電卓で計算をするといった手間がかからなくなるので、発注書を作成する時間も大幅に短縮できるでしょう。また、表計算ソフトであらかじめ関数を入れておけば、簡単に作成できるだけでなく、計算ミスを防止することにも繋がります。

短時間で正確な発注書を作成しやすくなるのも、発注書を電子化するメリットです。

【発注書を電子化するメリット③】保管や整理が容易になる

電子データにすると画面上ですべての発注書を管理できるので、保管や整理が容易になります。紙と異なりかさばらず、クラウドを利用すればメモリ容量を圧迫することもありません。また、クラウド管理にした場合は、どこからでも発注書を確認できるのも魅力です。

ただし、クラウド保存に関しては「改変ができないクラウドシステム」が必要となるため、注意しましょう。また、第三者からアクセスされないよう、セキュリティ対策も必須です。

まとめ

発注書を発行したことがないという方でも簡単に手続きができるよう解説をしました。

ただ注文を受けるだけでなく、外部の業者へ発注するようになると、さらに対応できる案件が増え、フリーランスとしての業務の幅が広がるでしょう。

今後は電子データでの発注書保存が主流になっていくと考えられますが、保存に関する法律「電子帳簿保存法」には、発注書の発行方法・取引方法によって、保存要件が細かく設定されています。

最初は面倒に感じるかもしれませんが、電子データで管理するメリットは数多くあるため、ぜひ電子データでの管理を検討してください。

本記事が発注書の発行や保存に関して、参考になれば幸いです。

発注書を発行する際は、「誰が・誰に・何を・どのくらい・いくらで・いつまでに・どこに納品するか」が分かるようにする！
電子データで発注書を保存する時は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たすようにしてね！
2022年1月1日から電子帳簿保存法は改正されたから、これまで電子データで管理していたフリーランスも、改めて法律の内容を確認しておこう！

監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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