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フリーランスとして働いていると、客先への訪問や取材などで交通費が発生することがあります。
立て替えた交通費は自己負担にせず、取引先に請求して経費として処理するのが基本です。
フリーランスや業務委託でも、取引先との合意があれば交通費を請求書に記載して請求できます。
請求できる交通費の範囲、記入例つきの書き方、消費税やインボイスの扱い、立替金と売上での経費処理まで、順に紹介します。
会社によってルールが変わることもあるから、まずは取引先と細かく話し合っておこうね！
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目次
フリーランスは交通費を請求書に含めてもよい
フリーランスが業務でかかった交通費は、請求書に含めてよいのか迷うことがあります。
結論として、委託業務でかかった交通費は、フリーランスでも業務委託でも、取引先との合意があれば請求書に記載して請求できます。
企業側も取引先への交通費の支払いをあらかじめ見込んでいることがあります。
多くの交通費がかかったときは自己負担にせず、金額がわかる書類をそろえて正しく請求しましょう。
請求できる範囲と、請求できないケース、請求の前提になる取引先との合意について順に見ていきます。
フリーランスの請求書づくり全般を知りたい人は、下記の記事も参考になります。
請求できる交通費の範囲
交通費の支給は、自社の従業員に対して行うものと、社外のフリーランスに行うものとで扱いが異なります。
自社の従業員に対しては、電車賃、バス代、タクシー代、駐車場代、有料道路の使用料金などを精算するのが基本です。
一方でフリーランスに対しては、業務を遂行するために必要とされる長距離移動の交通費が支給範囲となるのが一般的です。
例えば取材などのために新幹線や飛行機を使った場合などには、請求書で交通費を請求できます。
近隣の移動など請求できないケースもある
近隣での打ち合わせなど、大きな移動を伴わない場合には、業務に必要な費用でも交通費を請求できないことが多いです。
電車などで数駅移動しただけといった場合などには、一般的に交通費は請求しません。
一方で、企業によっては細かい交通費まで請求して欲しいというケースもあるため、事前に請求できる範囲を確認して明確な基準を知っておくのがポイントです。
請求するには取引先との合意が必要
交通費を請求するには、事前に双方の合意が必要になります。
交通費の請求に関するルールを設けて、お互いに納得した上で業務をはじめるのが基本です。
交通費の範囲や請求方法が曖昧だと、後々トラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。
取引先から交通費に関する話が出なかった場合には、こちらから話し合いの席を設けて細かな内容を決めておくのが重要です。
フリーランスの請求書での交通費の書き方
フリーランスが請求書に交通費を記載する際には、基本的な書き方を把握するのがポイントです。
以下では、請求書に交通費を記載する際の書き方について解説します。
交通費の書き方を取引先に確認する
まずは、取引先が請求書の記載方法を決めているか確認しましょう。
指定の記載方法がある場合には、その内容に従って記載するのが基本です。
特に指定がない場合には、下記で解説する交通費の詳細を請求書に記載することで請求が可能です。
いずれにせよ1度は取引先に対して、交通費の書き方を確認する必要があります。
交通費の内訳を具体的に書く
交通費を請求するには、請求項目（交通費の具体的な内容）、請求金額（単価）、金額の内訳、数量、日付などを記載する必要があります。
請求内容は「交通費」とだけ書くのではなく、「取材のための〇〇駅から〇〇駅までの移動費」と詳しく書くのがポイントです。
交通機関の移動が複数回あった場合には、それぞれの詳細を分けて書く必要があります。
交通費の総額だけを記載するのではなく、各詳細について網羅するのが基本です。
交通費の記入例
| 日付 | 請求項目（内訳） | 金額 |
|---|---|---|
| 6月3日 | 取材のための東京駅から名古屋駅までの移動費（新幹線・往復） | 22,000円 |
| 6月10日 | 打ち合わせのための〇〇駅から〇〇駅までの移動費（電車・往復） | 1,200円 |
交通費の証明書類を添付する
請求書に交通費の詳細を記載したら、それを証明する書類を添付します。
移動時に使用した交通機関の領収書などを使うのが、一般的な請求方法です。
交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）の場合、交通機関を使ったことを証明する利用明細を発行する必要があります。
源泉徴収の計算やテンプレートを使った請求書の作り方を知りたい人は、下記の記事も参考になります。
請求書に送付状を添えるか迷っている人は、下記の記事も参考になります。
フリーランスの交通費にかかる消費税の扱い
フリーランスが交通費を請求するときは、消費税の扱いに気をつける必要があります。
二重課税やインボイス（適格請求書）の保存など、確認しておきたい点を紹介します。
交通費にはすでに消費税が含まれている
交通費に該当するものには、すでに消費税が含まれています。
電車賃やバス代は非課税と思われがちですが、原則として消費税のかかる課税仕入れにあたります。
そのため請求書でほかの項目と合算してさらに消費税を上乗せすると、二重課税となるため注意が必要です。
交通費の項目が正しくない請求とみなされることもあるため、消費税の扱いには十分に注意しましょう。
立て替えた交通費は適格請求書か立替金精算書をそろえる
立て替えた交通費を取引先に実費で請求する場合、取引先が消費税の仕入税額控除を受けるには、適格請求書（インボイス）や立替金精算書が必要になることがあります。
電車やバスなど公共交通機関の運賃は、1回の取引が3万円未満であれば、適格請求書がなくても帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められるとされています（公共交通機関特例）。
国税庁の資料でも、3万円未満かどうかは切符1枚ごとではなく1回の取引の税込価額で判定すると示されています。
一方で、タクシー代や宿泊費、3万円以上の新幹線や特急などは、原則として適格請求書（領収書）の保存が必要とされています。
立て替えた領収書があなた（フリーランス）宛になっている場合、取引先名のインボイスだけでは取引先が控除できないため、立替金精算書を作成して渡すと取引先の経理がスムーズになります。
消費税やインボイスの扱いは取引内容によって変わるため、判断に迷うときは取引先や税理士に確認するのをおすすめします。
インボイス制度そのものを基礎から確認したい人は、下記の記事も参考になります。
確定申告で消費税をどう扱うか知りたい人は、下記の記事も参考になります。
立て替えた分は、立替金精算書を渡すと取引先の経理がスムーズになるよ！
「交通費の立て替えで手元の資金が苦しい」
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フリーランスの交通費の経費処理｜立替金と売上の仕訳
フリーランスは交通費として支払った金額を、経費として処理する必要があります。
以下では、交通費の経費処理の方法について解説します。
報酬として請求する場合は売上で処理する
交通費も仕事の報酬として請求する場合には、所得税の課税対象となるため源泉徴収が必要です。
収支に差額が出ることを防ぐために、経理上では「旅費交通費」として交通費を計上するのが基本です。
立て替えた場合は立替金で処理する
交通費を立て替えて支払った場合、取引先に対して実費精算を依頼します。
その場合交通費は報酬と別になるため、借方を立替金に、貸方を現金に計上して経理処理を行います。
請求した交通費が振込まれたら、借方に現金、貸方に立替金を計上して消込をし、経費処理を完了させましょう。
経費処理のために領収書を保管する
経費処理の際にも、交通費の領収書は必要です。
確定申告をする際の証憑書類にもなるため、きちんと保存・管理することが求められます。
領収書を紛失しないように、自分にとってやりやすい管理方法を確立するのもフリーランスとして働く際のポイントです。
報酬から源泉徴収される仕組みを知りたい人は、下記の記事も参考になります。
フリーランスが交通費を請求するときの注意点
請求書に交通費を記載する際には、いくつかのポイントがあります。
以下の要素を参考に、交通費の記載時にチェックすべきポイントを把握しておきましょう。
交通費の証明書類は早めにそろえる
請求書の作成に間に合わせるために、交通費を証明する書類は早めにそろえておく必要があります。
特にIC系カードを使った場合、その後も使い続けると履歴が消えてしまい、利用明細が発行できなくなる可能性がある点に注意が必要です。
交通費が発生した段階で、なるべく早めに証明書類となる利用明細を手にしておくと良いでしょう。
支払期日を事前に決めておく
交通費の請求時には、請求書に記載する支払期日を事前に取引先と決めておくのも重要です。
企業によって経理処理のタイミングは異なるため、支払期日をこちらで勝手に設定すると振込に間に合わない可能性があります。
トラブルを避けるためにも、請求書の支払期日は事前確認が鉄則です。
フリーランスの交通費請求に関するよくある質問
交通費の請求では、ICカードや車での移動など、実際の場面で迷いやすいポイントがあります。
よくある質問を紹介します。
Q. 領収書がないICカードの交通費はどう請求しますか？
交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）は紙の領収書が出ないため、駅の券売機やアプリで利用明細を発行して証明書類にします。
チャージ時のレシートではなく、いつ・どこからどこまで乗ったかがわかる利用履歴を残すのがポイントです。
カードを使い続けると古い履歴が消えてしまうため、交通費が発生したら早めに明細を取得しておきましょう。
Q. ガソリン代や車代も請求できますか？
自家用車で移動した場合のガソリン代や駐車場代は、取引先との合意があれば請求できることがあります。
ただしフリーランスへの交通費は長距離移動が対象となることが多く、近場の移動分は請求しないケースもあります。
請求できる範囲は会社ごとに違うため、車での移動が多い場合は事前に取引先と決めておきましょう。
Q. 宿泊費も一緒に請求できますか？
業務で移動だけでなく宿泊も必要になった場合、合意があれば交通費とは別に宿泊費も請求できます。
交通費とは異なり、宿泊費は利用したホテルによって消費税が含まれているかどうかが変わります。
消費税が含まれていない場合は、交通費とは分けて税抜き価格を請求書に記載しましょう。
Q. 交通費はあとからさかのぼって請求できますか？
原則として、交通費は業務が終わった月の請求書にまとめて記載します。
請求し忘れた交通費を翌月以降にさかのぼって請求できるかは、取引先との取り決めによります。
後からの請求はトラブルのもとになりやすいため、交通費が発生した月のうちに領収書や利用明細をそろえ、忘れずに請求しましょう。
ガソリン代や宿泊費は会社ごとにルールが違うから、迷ったら先に取引先へ確認だよ！
「経費の立て替えで入金待ちがつらい」
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交通費を含む請求書の入金が遅いときは早く現金化できる
交通費を立て替えても、入金は取引先の支払日まで待つことになり、翌月以降になりがちです。
入金を待たずに請求書を現金化できるのが、ペイトナーのファクタリングです。
取引先の入金を待たずに請求書を現金化できる
ファクタリングは、取引先に出した請求書（売掛金）をペイトナーに買い取ってもらい、入金日より前に現金を受け取れるサービスです。
交通費を立て替えて手元の資金が減っているときでも、請求書があれば早く現金化できます。
借入ではないため、信用情報に影響しない点も安心材料になります。
手数料は一律10%で受取額を事前に計算できる
ペイトナーのファクタリングは、手数料が額面の一律10%で固定されています。
審査のあとで手数料が変わることがないため、申し込む前に受け取れる金額を正確に計算できます。
たとえば10万円の請求書なら、手数料1万円を引いた9万円が手元に入ります。
1万円からの少額利用にも対応しています。
最短10分で入金される
申し込みから入金までは最短10分で、急いで資金が必要なときにも間に合います。
手続きはすべてオンラインで完結し、対面の面談は必要ありません。
土日祝日にも対応しているため、平日に動けないフリーランスでも利用しやすいです。
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| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 手数料 | 一律10%（固定・追加費用なし） |
| 入金スピード | 最短10分 |
| 利用可能額 | 1万円〜（初回50万円・実績に応じて最大300万円） |
| 審査方式 | AIと人の併用 |
| 対応日 | 土日祝日も対応（即日入金は平日） |
| 面談 | 不要（オンライン完結） |
| 必要書類 | 本人確認書類・請求書・入出金明細の3点（2回目以降は請求書のみ） |
交通費の立て替えなどで資金繰りに悩んでいる人は、下記の記事も参考になります。
請求書を使った早期の資金化について詳しく知りたい人は、下記の記事も参考になります。
まとめ
フリーランスは仕事の内容によって移動が増え、交通費がかさむことがあります。
立て替えた交通費は自己負担にせず、取引先と合意したうえで請求書に正しく記載し、漏れなく精算しましょう。
請求できる範囲や消費税の扱い、立替金と売上での経費処理を確認しておけば、取引先と揉めずにやり取りできます。
交通費を立て替えて入金まで待つあいだに資金が足りなくなったときは、請求書を早く現金化できるペイトナーのファクタリングという選択肢もあります。
手数料は一律10%で、最短10分の入金に対応しています。
- 交通費は請求できるケースとできないケースを分けて、取引先と事前に合意しておくのが大事だよ！
- 交通費にはもう消費税が含まれてるから、二重に上乗せしないように気をつけてね！
- 立て替えで入金待ちがつらいときは、ペイトナーのファクタリングで早く現金化する手もあるよ！
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