個人事業主として活動する場合、通信費などを経費として計上し、上手く活用することがポイントです。経費についての知識を確保しておくことで、節税などさまざまなメリットを得られます。個人事業主を目指す人や、活動を始めたばかりの人は、経費について学ぶのがおすすめです。本記事では個人事業主における経費の特徴と種類、具体例や注意点を解説します。
- 個人事業主は、経費を計上すると、節税に繋げることができるよ！
- 手取りを増やすことができるから、経費にできるものはなるべく計上してみよう！
- 注意点や、デメリットもあるから、しっかりと把握して、正しい方法でできるようにしようね！
目次
個人事業主における「経費」とは？
そもそも「経費」についての基本知識がないと、そのメリットを活用できません。以下では、個人事業主にとって重要な経費の基本を解説します。
経費とは事業を営むために使用した費用のこと
個人事業主における経費とは、「事業を営むために使用した費用」を指します。事業にはさまざまなコストが発生するため、個人事業主はその費用を目安に売上値を設定し、収入を確保する必要があります。
事業にかかる費用には複数の種類があるため、事前に計上できるものを確認しておくことが望ましいです。
経費は自分で計上する必要がある
個人事業主は使用した経費を自分で計算し、確定申告の際に計上する必要があります。自分で計上しなければ「ないもの」として扱われるため、経費がかかった場合には自分で確認・計算する習慣を身に付けましょう。
個人事業主が経費を計上するメリットは？
個人事業主が経費を計算して計上することには、多くのメリットがあります。以下では、経費を計上することで得られる具体的なメリットを解説します。
課税所得を抑えて節税につながる
経費を計上することで、課税所得を抑えることができます。所得税の計算対象となる金額が少なくなるため、結果的に節税につながる点がメリットです。
経費を計算することで無駄な出費をみつけられる
経費の計算によって、無駄な出費をみつけられる可能性がある点もメリットです。経費にできない出費を削減することで、手取りを増やせる可能性があります。
個人事業主が経費を計上するデメリット
個人事業主が経費を計上する際には、メリットだけでなくデメリットもあります。以下では、個人事業主が経費を計上する際に考えられるデメリットを解説します。
経費の計算に手間がかかる
経費の計算に手間がかかる点は、デメリットの1つです。慣れないうちは経費をまとめるだけでも時間がかかり、事業を停滞させる原因にもなり得るでしょう。確定申告の時期になって慌てないように、普段から経費をある程度計算しておくことがポイントです。
経費の必要書類を管理しなければならない
経費の必要書類を管理する作業が求められる点も、デメリットになります。経費の必要書類は7年間の保存義務があるため、管理方法を考えておく必要があります。領収書やレシートは紛失しやすいため、計上した経費の書類はなくさないように徹底した管理が重要です。
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個人事業主が経費にできる主な種類
個人事業主は、さまざまな種類の経費を計上できます。以下では、個人事業主が経費にできる主な種類を紹介します。
①通信費
通信費とは、事業に必要なインターネットの使用料や、電話料金などを含む経費です。ネットを使って事業を行う人や、電話が欠かせない仕事をする際には、事業に使用した分のみ通信費として経費にできます。
②水道光熱費
自宅やオフィスで仕事をしている場合、使用した水道光熱費も経費にできます。特に電気は多くの事業に欠かせないものなので、使用した分を計算して経費にすることで、節税につなげられます。
③租税公課
租税公課とは、国や自治体に納付した税金を含むものです。例えば印紙税、事業税、固定資産税、自動車税、不動産取得税などが該当します。租税公課として経費にできるものは限られているため、事前に確認が必要です。
④消耗品費
事業に必要な消耗品の購入費用も、消耗品費として経費になります。例えば文房具や車のガソリン、パソコンに使うマウスやキーボード、印刷用紙などが消耗品費の一部となります。
⑤雑費
雑費とは、ほかの勘定科目に含まれない経費を分類する際に使われる項目です。事業に必要な経費を支払ったけど、上記のいずれにも該当しない場合には、雑費として経費処理をします。一般的には突発的な経費を仕訳する際に、雑費の勘定科目が使用されます。
個人事業主が経費かどうか判断する基準について
個人事業主として活動していると、「これは経費になるのか？」と悩む場面も増えるでしょう。以下では、個人事業主が経費かどうかを判断する基準について解説します。
事業に必要だと明確に説明できる
事業に必要だと明確に説明できる出費であれば、経費に計上できます。仮に税務署から指摘されてもきちんと説明できれば、経費として認められる可能性が高いです。経費にする際には、「なぜ経費になるのか」を明確にした上で、計上することがポイントです。
経費の金額が常識の範囲内であること
経費の金額が常識の範囲内であることも、条件の1つです。例えば年間売上300万円の個人事業主が、消耗品費として毎月数十万円を経費にしている場合、問題視される可能性があります。事業に関係ないもの経費にしていたり、架空の経費を計上していたりといった疑いをかけられるケースが懸念されます。
個人の出費と関係がない
個人事業主の経費は、個人の出費と関係がないことが前提です。趣味のために使ったお金などは、当然ながら経費として計上できないのが基本です。プライベートと分別するために、経費を引き落とすための専用口座やクレジットカードを作ることもおすすめです。
経費を計上する際には証拠となる書類が必要
経費を計上する際には、その証拠となる書類が必要です。以下では、経費の証拠となり得る書類について解説します。
領収書やレシート
領収書やレシートは、経費の証拠書類に使える一般的なものです。経費として計上する際には、必ず領収書やレシートを保管しておきましょう。領収書やレシートに明確な形式は定められていませんが、以下の情報が記載されていると安心です。
- 支払った人の名前や会社名（宛名）
- 支払った金額
- 但し書き（具体的な支出内容）
- 支払いを受けた人の名前や会社名と所在地
- 支払った日付
領収書やレシートの代わりになる書類
領収書やレシートがない場合には、支払ったことを客観的に証明できる書類が必要です。例えば、利用伝票や振込明細書、ICカードの利用履歴などが代用として使用できます。
個人事業主が経費にできないケースの具体例
個人事業主として支払った出費のなかには、経費にできないものも少なくありません。以下では、個人事業主の経費にできないケースを紹介します。
趣味で使った書籍の購入費や飲食費
趣味で使った書籍は、「新聞・図書費」として経費にできません。あくまで事業に必要な書籍を購入した場合にのみ、新聞・図書費の勘定科目に仕訳することができます。同様にプライベートでの食事の飲食費も、「接待費」などで計上は不可能です。
税金の支払い
所得税や住民税などの税金の支払いも、経費にできません。しかし、印紙税や個人事業税など一部の税金は、先ほど解説したように租税公課として経費にできるため、事前確認がおすすめです。
健康管理に使ったお金
ジムの利用料や健康診断の代金など、個人事業主の健康管理に使ったお金も経費にできません。個人事業主には福利厚生がないため、各種保険などを活用してカバーすることが求められます。
個人事業主が経費を計上する際の注意点
個人事業主が経費を計上する際には、いくつかの注意点があります。以下では、経費の計上時に注意すべきポイントを解説します。
経費を不正に計上すると追徴課税が実施される
経費を不正に計上した場合、過少申告加算税などが加算されます。より多くの税金を納める必要があるため、経費は正しく計上するように心がけるのが基本です。
悪質だと判断されると重加算税が課される課されることも
架空の経費を計上するなど、対応が悪質だと判断される場合、重加算税が科されることがあります。35〜40%の税率がかけられるため、個人事業主の収入によっては、事業の継続に影響が出る可能性もあります。
2023年から帳簿に不備があるとペナルティが課せられる
2023年の確定申告からは、帳簿に不備があるとペナルティが課せられます。帳簿を提出できない、もしくは売上金額または収入金額の1/2以上記載がない場合には、10%の加重がされるため注意が必要です。
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まとめ
個人事業主は、事業を営む上で様々なお金を支払います。それらの出費の中には、経費として計上し、節税につなげられるものも多いです。この機会に経費の基本や種類、計上する際のポイントや注意点を把握し、節税につなげる準備をしてみてはいかがでしょうか。
- 個人事業主は、経費を計上すると、節税に繋げることができるよ！
- 手取りを増やすことができるから、経費にできるものはなるべく計上してみよう！
- 注意点や、デメリットもあるから、しっかりと把握して、正しい方法でできるようにしようね！
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