フリーランスが請求書を作成するポイント|源泉徴収額やテンプレートの活用について解説

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フリーランスは取引先に対して、請求書を発行することがあります。請求書には何を記載すべきなのか、源泉徴収額は計算すべきなのかなど、分からないことに悩むケースも多いでしょう。本記事ではフリーランスの請求書作成のポイントやテンプレートの活用方法、源泉徴収額の計算・記載の必要性などを解説します。

やっぷん
  • 請求書を作成する際には、まずテンプレートを活用するのがおすすめ!
  • テンプレートを参考に雛形を作り、その後の請求書作成に活かそう!
  • テンプレートは無料で利用できるものが多いから、積極的にいろいろなパターンを確認してみよう!

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フリーランスが作成する請求書の重要性について

フリーランスが作成する請求書は、事業において重要な役割を果たします。請求書がなければ契約は成立せず、報酬を受け取ることができません。以下では、フリーランスにとって請求書がいかに重要な書類であるかを解説します。

フリーランスは請求書の発行が求められるケースが多い

フリーランスは、請求書の発行が求められるケースが多いです。取引先企業にとって請求書は、「消費税法」によって保存が必要とされている書類の1つです。帳簿と請求書を保存しなければ、消費税の経費にできないため、基本的に発行を依頼されることになります。

請求書は確定申告時の証憑書類にもなる

請求書は、フリーランスが確定申告をする際の証憑書類にもなります。取引の事実を裏付けるものになるため、万が一税務調査などは入った場合に必要になるでしょう。請求書は5年間(消費税納税業者は7年間)の保管義務があるため、確定申告後も廃棄せずに管理しておく必要があります。

フリーランスはいくらから確定申告をするべき?

フリーランスは事業所得が48万円以上となった際に、確定申告が必要になります。そのほか、会社員として副業で働いている場合には、20万円以上の事業収入があったときに確定申告が必要です。

フリーランスの請求書に必要な記載事項

フリーランスの請求書には、いくつか必要な記載事項があります。どのような記載事項があるのかは、事前に確認が必要です。以下では、請求書に記載すべき項目とその詳細を解説します。

請求書に必要な記載事項①宛先

請求書を提出する際には、宛先を記載する必要があります。企業名に加えて、担当者がいる場合には部署名や担当者の氏名も記載しましょう。

請求書に必要な記載事項②書類を作成した人の氏名

請求書を作成した自分の氏名や、フリーランスの屋号も記載が必要です。氏名のほか、住所、電話番号などの記載も一般的には求められます。

請求書に必要な記載事項③発行元情報

請求書を発行した会社や、担当者の情報を記載します。フリーランスの場合には、上記と同じく氏名や住所を記載することになります。

請求書に必要な記載事項④発行日

請求書を発行した日付も、基本的な記載項目の1つです。発行日をいつにするのかは決まっていないため、実際に請求書を発行(作成)した日や取引先の締日などを参考に記載します。

事前に発行日に記載するタイミングを、取引先と話し合っておくと良いでしょう。

請求書に必要な記載事項⑤請求金額

取引で発生した案件の名称、単価、数量などの請求金額を記載します。各請求金額は税抜で記載し、最後に合計金額を記載する際に税込(何%か記載する)価格で表記します。

合計金額は分かりやすく、大きめに記載すると良いです。

請求書に必要な記載事項⑥支払期日

請求した金額の支払期日も、請求書のなかに記載します。一般的には請求から1ヶ月以内や、翌月末に設定します。取引先と話し合い、齟齬が出ないように事前に調整するのが基本です。

請求書に必要な記載事項⑦振込先

請求金額の振込先も、請求書に記載します。銀行名、支店名、口座の種類、口座番号、名義などを正確に書く必要があります。

振り込み手数料をどちらが負担するのかも、事前に決めておくべき内容になります。

請求書に必要な記載事項⑧請求書番号

あとから管理しやすくするために、請求書に管理番号を記載するのがおすすめです。確定申告のときなどに検索しやすくなるなど、請求書番号の付与には多くのメリットがあります。

番号の記載方法は統一し、自分で分かりやすい形に調整しましょう。

請求書に必要な記載事項⑨備考・特記事項

備考や特記事項がある場合には、請求書の最後に記載します。繰越分の請求がある旨や、手数料の支払い願いなどを記載するケースが考えられます。

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フリーランスの請求書はテンプレートを参考に作成する

請求書の書き方に不慣れなときには、テンプレートを活用するのがおすすめです。さまざまなサイトで、フリーランス向けの請求書のテンプレートが公開されています。

請求書に決まった形はないため、自分で使いやすいものを選ぶと良いでしょう。テンプレートはそのまま使っても問題ありませんが、必要に応じてアレンジすることも大切です。

フリーランスの請求書に源泉徴収額の記載は必要?

フリーランスの請求書に、源泉徴収額の記載が必要になるのか悩むケースもあります。以下では、請求書に源泉徴収額を記載すべきなのか解説します。

事業内容によっては源泉徴収額を記載する必要がある

フリーランスの事業内容・業種によっては、請求書に源泉徴収額の記載が必要です。例えば以下のような業種は、源泉徴収の対象となります。

報酬・料金等の支払を受ける者が個人の場合の源泉徴収の対象となる範囲
  1. 原稿料や講演料など
    • ただし、懸賞応募作品等の入選者に支払う賞金等については、一人に対して1回に支払う金額が50,000円以下であれば、源泉徴収をしなくてもよいことになっています。
  2. 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
  3. 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
  4. プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
  5. 映画、演劇その他芸能(音楽、舞踊、漫才等)、テレビジョン放送等の出演等の報酬・料金や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
  6. ホテル、旅館などで行われる宴会等において、客に対して接待等を行うことを業務とするいわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
  7. プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
  8. 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金

引用元:国税庁.No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

自分の事業が上記に当てはまる場合、源泉徴収を受けてその金額を記載する必要があります。

源泉徴収額の計算方法について

請求額が100万円以下の際には、金額の10.21%で源泉徴収額を計算します。請求額が100万円を超える際には、金額から100万円を差し引き、20.42%に10万2,100円を加算して計算する形になります。

事前に源泉徴収について取引先と話し合っておく

取引先の企業次第では、フリーランスの源泉徴収をしないケースもあります。その場合には請求書に源泉徴収額を記載せず、確定申告で実際の所得を計算して納税を実施します。

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フリーランスの請求書を送る際のポイント

フリーランスが取引先に請求書を送る際には、いくつかのポイントがあります。以下を参考に、請求書の送付時におけるポイントをチェックしてみてください。

請求書の送付方法を確認しておく

請求書は郵送、メールでの送信、チャットツールでの添付などさまざまな方法で送付できます。事前に取引先と請求書の送付方法を決めて、きちんと受け取ってもらえるように備えるのがポイントです。請求書の送付方法が指定された場合には、基本的にその内容に沿って対応しましょう。

電子データの請求書はPDFに変換する

請求書を電子データで作成する場合、ワードやエクセルを使うことが多いです。しかし、ワードやエクセルのまま送付すると、「修正されていないことの証明」が難しくなります。そのため一旦請求書をPDFに変換し、あとから修正できないようにして送付するのがおすすめです。

請求書の作成時における注意点

請求書の作成時には、いくつか注意すべき点があります。事前にトラブルを防げるように、注意点を細かく把握しておくのも重要です。

以下では、請求書の作成時における注意点を解説します。

請求書には印鑑が必要な場合も

必須ではありませんが、一般的には請求書に印鑑を押印するケースが多いです。事前に請求書に使用する印鑑を用意し、スムーズに発行できるように備えるのも重要です。

前もって取引先企業に、印鑑の有無を確認しても良いでしょう。印鑑が必須といわれた場合には、きちんと押印した上で送付します。

請求書には訂正印を使用しない

請求書の内容にミスがあった場合には、訂正印を使用せず再発行しましょう。もし提出後にミスが発覚した場合には、早急に取引先にその旨を伝えて再発行を実施します。

再発行に時間がかからないように、請求書の雛形を作成しておくのがポイントです。

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まとめ

請求書を記載する際には、様々なさまざまな項目や書き方を知るのが重要です。フリーランスの請求書にどのような情報が必要なのか、どんな書き方が正しいのかを確認し、間違いのない書類を提出できるように備えましょう。

フリーランスは請求書をはじめとしたお金の管理を、自分自身で行わなければなりません。そのため多くの専門知識が必要になり、ときには勉強の時間が必要になることもあるでしょう。

やっぷん

請求書を作成する際には、まずテンプレートを活用するのがおすすめ!

テンプレートを参考に雛形を作り、その後の請求書作成に活かそう!

テンプレートは無料で利用できるものが多いから、積極的にいろいろなパターンを確認してみよう!

監修者プロフィール

ペイトナー執行役員 邨山毅

立教大学経済学部卒。投資会社にて内部統制・米国新興事業の国内展開に従事。その後VOD運営会社にて経営戦略・機械学習・調達戦略領域の経験を経て、ペイトナー株式会社に入社。執行役員ファクタリング事業本部長として、ファイナンスサービスの運営及びフリーランスの与信構築全般を所掌している。

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