フリーランスが請求書を送付する際に、「送付状」が必要なのか悩むケースは多いです。送付状の役割や必要性を理解し、上手に活用することが求められます。本記事ではフリーランスが送付状を送付する際の正しい書き方や送り方、作成時の注意点などを解説します。
フリーランスが請求書を送付する時、送付状も合わせて送るのがポイント！
取引先や状況によって最初の挨拶を使い分けることで、印象がアップして、次の仕事に繋がるかも！
テンプレートを載せているから参考にしてみてね！
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目次
請求書の「送付状」とは
請求書には、同時に「送付状」と付与するケースがあります。ビジネスマナーの1種であり、送付状によって印象が変わる可能性もあります。
以下では、請求書に付ける送付状の概要を解説します。
送付状とは送付物の説明や挨拶を記載した書類
送付状とは、送付したものの説明や詳細、挨拶などを記載した書類のことを指します。ビジネスで請求書を送付する際には、送付状を一緒に添付するケースが多いです。事前に書き方や役割を理解し、必要に応じて作成できる準備が必要です。
送付状が持つ役割
送付状は、特定の役割を担う書類です。何のために送付状を送るのか理解することが、その効果を上手く使うポイントです。以下では、送付状が持つ基本的な役割について解説します。
送付状は送付物の詳細を受取人にスムーズに伝えることが役割
送付状は、送付した請求書などの書類の詳細をスムーズに受取人に伝える役割を持ちます。送付状を確認することで、受取人は書類の概要や枚数を簡単に把握できます。請求書を受け取る側にとって、送付状があると書類の確認作業がしやすくなるメリットがあります。
送付状を添付するメリット
送付状には、取引先や受取人への挨拶を添えます。挨拶の内容によっては、フリーランスとしての印象が良くなる可能性もあります。その後に良好な関係を構築・維持できる可能性が高まる点は、送付状のメリットです。請求書を送付する際には、適切な挨拶を添えて印象を良くすることを意識してみましょう。
送付状の作成にはデメリットもある
送付状の作成には、ある程度の時間と手間がかかります。フリーランスは1人ですべての事務作業を担当する必要があるため、作業量が増加する点は1つのデメリットです。また、送付状の内容にミスがあったり、挨拶に失礼な文章があったりすると、逆に印象を悪くする恐れがあります。
フリーランスの請求書にも送付状は必要？
フリーランスが請求書を発行する際には、送付状を付けるべきなのか悩むこともあるでしょう。以下では、フリーランスが請求書に送付状を付けた方が良いのか解説します。
フリーランスの請求書に送付状を添えると良い
フリーランスも請求書を送付する際には、送付状を添えると良いとされています。送付状の内容次第で印象が良くなり、次の仕事につながる可能性も高まります。
特定のクライアントと良好な関係を築き、継続した案件の獲得を目指すことは、フリーランスとして安定して働くためのコツです。請求書を送付する取引先と長期間契約を取り交わすきっかけを作るためにも、送付状の書き方を学ぶのがおすすめです。
請求書に送付状が不要なケース
メールで請求書を送付する場合には、送付状の作成は不要です。わざわざ文書を作成しなくても、送付状に書くべき内容をメールの本文に記載することで、同じ役割を果たせます。いずれにせよ、送付状の書き方は知っておく必要があります。
フリーランスの請求書に添える送付状の正しい書き方
フリーランスの請求書に送付状を添える際には、正しい書き方を理解する必要があります。どのような項目を記載し、具体的に何を書くべきなのか知ることが、送付状を作成するために必要です。以下では、送付状の基本的な書き方を解説します。
送付状の書き方①宛先
必須項目である取引先企業の宛先を、送付状の上部に記載します。会社名のほか、部署名や担当者氏名が分かる場合には合わせて記載すると良いでしょう。
そのほか、企業の住所や郵便番号なども記載します。
送付状の書き方②送付日
請求書および送付状を発送した日を、「送付日」として記載します。発送日に限らず、送付状を記入した日付を記載しても問題ありません。
送付状の書き方③発送者の氏名
請求書と送付状を発送した、自分の氏名を記載します。氏名のほか、住所、電話番号、屋号などを記載するのも基本です。
送付状の書き方④挨拶文
送付状には、丁寧な挨拶文の記載が必須です。挨拶文は挨拶・感謝を伝える「前文」、請求書について説明する「主文」、結びの言葉でまとめる「末文」で構成します。同じパターンを繰り返すのではなく、状況や取引先に合わせて文面を調整すると良いでしょう。
送付状の書き方⑤書類の詳細と枚数
送付状には、請求書の詳細や枚数を記載します。内容は「記書き」と呼ばれる方法を用いて、「記」と「以上」の間に箇条書きで記載します。
請求書と送付状の送り方について
請求書と送付状は、送り方もチェックしておく必要があります。マナー通りに送付することがで、送付状の効果を最大限に引き出せます。以下では、請求書と送付状を送る方法について解説します。
送付状は郵送で送るのが一般的
送付状は、一般的に郵便で送付します。A4サイズの紙に印刷し、取り出した際に送付状が1番上に来るように封筒に入れます。
送付状の郵送に使う封筒の選び方
送付状の郵送に使う封筒は、長形3号のサイズを使うと良いでしょう。文章が印刷されている方を内側にして、請求書と送付状を重ねたまま三つ折りにして封入します。請求書と送付状をクリアファイルに入れて、A4サイズが入る封筒を使うケースもあります。
封筒に「請求書在中」と書く
送付する封筒には、「請求書在中」と記載します。封筒の表面に記載し、一目で請求書が郵送されてきたと分かるようにする工夫しましょう。
取引先は毎日多くの郵便を受け取る可能性があるため、請求書のような重要書類は簡単に分かる形にします。例えば赤文字で「請求書在中」の文字を記載するなど、分かりやすさを重視してみてください。
送付状の例文を紹介
送付状を記載する際には、例文を参考にすると書きやすくなります。特に初めて送付状を作成する場合、まず例文を軸に文面を考えると良いでしょう。
以下では、送付状の例文・テンプレートを紹介します。
令和◯年〇〇月〇〇日
株式会社〇〇 御中
〒〇〇〇ー〇〇〇
東京都〇〇
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（氏名）
TEL：〇〇〇〇〇〇
FAX：〇〇〇〇〇〇
請求書送付のご案内
日頃より格別のご高配を賜りまして厚く御礼申し上げます。
下記の通り書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようにお願い申し上げます。
記
1.〇〇年〇〇月分請求書 計 2枚
以上
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フリーランスが送付状を作成する際の注意点
フリーランスが送付状を作成する際には、注意点がいくつかあります。以下を参考に、送付状をスムーズに作成できるように備えましょう。
送付状には記載漏れがないように注意する
送付状を作成する際には、記載項目に漏れやミスがないように注意します。送付状の記載内容が間違っていると、受け取った側は書類が正しいのか判断できなくなります。内容をきちんと確認し、問題がないことを確信した上で送付しましょう。
挨拶の文章は取引先によって使い分ける
送付状の挨拶の文章は、取引先によって使い分けるのがポイントです。お世話になった内容を記載したり、取引を始めたばかりの相手には「お気軽にお問い合わせください」などの一文を添えたりすることで、丁寧な印象が増します。同じ文章を使い回すのではなく、定期的に内容を見直すのも重要です。
まとめ
フリーランスが請求書を送付する際には、送付状も合わせて送るのがポイントです。個人で仕事をしていると送付状に触れる機会が少ないため、どのような書類なのか最初はイメージが難しいかもしれません。
しかし、送付状はビジネスにおいて重要な役割を担い、フリーランスの仕事にも影響を与えます。この機会に請求書に添付する送付状の基本を確認し、適切な内容で作成できるように備えましょう。フリーランスは請求書のようにお金の絡む書類と、長く付き合っていく必要があります。関連する知識を身に付けることは、仕事をしていく上で欠かせないでしょう。
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